III. fejezet – Könyvelés

Az egyházközség gazdálkodásának pontos könyvelése nagyon fontos és egyúttal a legtöbb problémát jelentő része az adminisztrációnak. Az Ariadne rendszer erre hatékony és rugalmas megoldást nyújt. Gyorsan rögzíthetők a gazdasági események és egy gombnyomásra előállnak a szükséges jelentések. Számos további szolgáltatással is rendelkezik, amelyek megkönnyítik a munkát és a könyvelési adatok felhasználását más célokra is. A könyvelést különleges (céges) könyvelői szakismeretek nélkül is helyesen el lehet végezni. Néhány ilyen szolgáltatás:

  • közvetlenül lehet pénztárbizonylatot készíteni a géppel. Vegyesen lehet használni a géppel és kézzel kiállított bizonylatokat, ha szükséges.

  • gyors, egyszerű adatbeviteli felület. A tipikus könyvelési esetek rögzítését gyorsító eszközei vannak.

  • könnyen javíthatók a könyvelési hibák

  • tetszőleges időszakra vagy egyéb ad-hoc szempontok szerint lehet jelentéseket készíteni

A könyvelés az első használatbavételkor gyakorlatilag azonnal megkezdhető, a III.4. szakasz - Pénztárkönyvi könyvelés fejezetben leírtak szerint.

A programban egy házipénztár és egy bankszámlaszám van beállítva. A helyes pénzforgalmi jelentésekhez nincs más beállításra szükségünk mint a nyitó összegek beállítására. A zárószámadáshoz még szükségünk lesz a költségvetés beírására.

A következő években más beállításra is szükségünk lehet, amelyeket részletesen ismertetünk a III.3. szakasz - Könyvelési beállítások fejezetben.

A pénztárkönyvi könyvelés folyamatát az alábbi ábra mutatja. Jól követhető, hogy az egyes jelentések elkészítésének milyen adatbeviteli műveletek az előfeltételei, mely műveletek végezhetők párhuzamosan (azaz nem előfeltételei egymásnak), illetve, hogy a jelentések kinyomtatása után vissza lehet térni az adatbevitelhez.

Tartalom

III.1. Könyvelés elindítása lépésről lépésre
III.2. Új év indítás lépései
III.3. Könyvelési beállítások
III.3.1. Könyvelési évek
III.3.1.1. Új év indítás
III.3.1.2. Nyitó összegek generálása az előző évi könyvelés alapján
III.3.1.3. Könyvelési év váltás, nyitott év
III.3.1.4. Könyvelési év törlése
III.3.2. Bank és pénztári nyitók, előző évi maradvány
III.3.3. Könyvelési jogcímek és költségvetés
III.3.4. Bankszámlaszámok
III.3.4.1. Bankszámla letiltás
III.3.5. Házipénztár
III.4. Pénztárkönyvi könyvelés
III.4.1. A könyvelés, új pénzmozgás
III.4.2. Adatbevitel gyorsítása
III.4.3. Műveletek a könyvelt adatokkal
III.4.3.1. Módosítás
III.4.3.2. Törlés
III.4.3.3. Bizonylat lezárás
III.4.3.4. Kontírozás
III.4.3.5. Sztornó
III.4.3.6. Kötegelt újranyomtatás
III.4.3.7. Tárgyi eszköz létrehozás
III.4.4. Pénztárkönyvi könyvelés ellenőrzése
III.4.4.1. Mit ellenőrizzünk?
III.4.4.2. Pénztár egyenleg ellenőrzés
III.5. Bankszámlakivonatok
III.5.1. Könyvelés a pénztárkönyvben
III.5.2. Bankszámlakivonat import
III.5.3. Bankszámlakivonat ellenőrzés
III.6. Jelentések a pénztárkönyvből
III.6.1. Jelentések általános tudnivalók
III.6.2. Pénztárkönyv
III.6.3. Pénzkészlet jelentés
III.6.4. Naplófőkönyv (főkönyvi kivonat, pénztárkönyv jogcímek szerint)
III.6.5. Pénzmozgás táblázat
III.6.6. Zárószámadás nyomtatás
III.6.7. Egyszeres beszámoló, mérleg és eredménylevezetés
III.6.8. Következő napi összes bevételi/kiadási bizonylat lezárás és nyomtatás
III.6.9. PRÓBA Következő napi összes bevételi/kiadási bizonylat nyomtatás
III.7. Pénztárbizonylat készítés
III.7.1. Adatbevitel
III.7.2. Bizonylat nyomtatás
III.7.2.1. Egyedi bizonylat nyomtatás
III.7.2.2. Kötegelt pénztárbizonylat nyomtatás egy házipénztár esetén
III.7.2.3. Kötegelt pénztárbizonylat nyomtatás több házipénztár esetén
III.7.2.4. Kötegelt újranyomtatás
III.7.2.5. Próba nyomtatás
III.7.3. Bizonylat javítás
III.7.3.1. Módosítás
III.7.3.2. Törlés
III.7.3.3. Kontírozás
III.7.3.4. Sztornózás
III.8. Sztornózás
III.9. Jelentések
III.9.1. Negyedéves egyházmegyei jelentés
III.9.1.1. A jelentés összeállítása
III.9.1.2. A jelentés megtekintése
III.9.1.3. Egyéb műveletek a negyedéves jelentéssel
III.9.1.4. A jelentés továbbítása az egyházmegye felé
III.9.2. Zárószámadás nyomtatás
III.9.2.1. Sorok összecsukása
III.9.2.2. Előző évi maradvány
III.9.3. Egyszerűsített beszámoló
III.9.3.1. A beszámoló elkészítésének folyamata
III.9.3.2. Előző évi beszámoló adatok megadása
III.9.3.3. A beszámoló nyomtatása
III.9.3.4. A beszámoló ellenőrzése
III.9.3.5. Hogy állítja össze a program a beszámolót?
III.10. Könyvelés ellenőrzése, hiba keresés, javítás
III.10.1. Pénzkészlet ellenőrzés
III.10.1.1. Pénztár ellenőrzése
III.10.1.2. Bank ellenőrzése
III.10.2. Pénzkészlet jelentés és a zárszámadás összevetése
III.10.2.1. Ellenőrzés
III.10.2.2. Hibakeresés
III.10.2.2.1. Átmenő tételek egyenlege nem nulla
III.10.2.2.2. Van jogcím nélkül rögzített bizonylat
III.10.2.2.3. Zárszámadásban negatív összeg
III.10.2.2.4. Előző évi maradvány
III.10.3. Zárszámadáson belüli hibák
III.11. Könyvelési minták
III.11.1. Egyházfenntartói járulék könyvelése
III.11.2. Villanyszámla könyvelése

III.1. Könyvelés elindítása lépésről lépésre

Bármilyen könyvelési tevékenységhez meg kell nyitni az adott könyvelési évet. Ezt a menüben a Beállítások – Könyvelési beállítások alatt a Könyvelési évek menüponttal tehetjük meg. Amikor megkapja a programot akkor az aktuális évet már elindítottuk Önnek, ezért ezt átugorhatja.

Ezután már elkezdheti a könyvelést.

A helyes jelentésekhez, illetve a zárszámadás elkészítéséhez – amelynek része a költségvetés is– még további lépésekre van szükség.

Minden évben meg kell adni a nyitó pénzösszegeket (más néven előző évi maradvány) a programban. Ezt az első évben nekünk kell megtennünk, a menüben a Beállítások – Könyvelési beállítások alatt a Bank és pénztári nyitók segítségével. A nyitó összegek megadása nem előfeltétele a könyvelés megkezdésének, bármikor később is megtehetjük. Természetesen a pénzügyi jelentések csak helyes nyitó esetén lesznek helyesek.

Főleg új könyvelési év nyitásakor (de lehet év közben is) megváltoztathatjuk a könyvelési jogcímeket, újakat vehetünk fel, illetve módosíthatjuk a régieket. Ehhez a menüben a Beállítások – Könyvelési beállítások alatt a Könyvelési jogcímek és költségvetés menüpontra kell kattintanunk. Ugyanitt írhatjuk be a költségvetést is. A költségvetés nem előfeltétele a könyvelés megkezdésének, bármikor később is megtehetjük.

Beállíthatjuk, hogy melyek azok a bankszámlaszámok, amelyeken forgalmat bonyolítunk. Újakat vehetünk fel és a nem használtakat letilthatjuk. Ez a lehetőség a menüben a Beállítások – Könyvelési beállításokon belül a Bankszámlaszámok menüpont alatt van.

Magát a könyvelést a Pénztárkönyv menüpont alatt végezzük. Itt tudjuk kinyomtatni a szükséges jelentéseket is.

Előző     Következő
II.7.2. A nyomtatás böngészőfüggő beállításai  Tartalom  III.2. Új év indítás lépései