A leggondosabb munkavégzés mellett is becsúszhatnak hibák a könyvelésbe. Célszerű ezért rendszeresen, de legalább a zárszámadási időszakban ellenőrizni. Az Ariadne számos eszközzel segíti az ellenőrzést, a hiba helyének megtalálását és a javítását. Az ellenőrzés javasolt mente a következő:
- Pénzkészlet ellenőrzés
Ez a legalapvetőbb jelentés. A legkevésbé „érzékeny” a könyvelési hibákra, mivel itt még nem számít, hogy milyen jogcímre történt a könyvelés. Ha megegyezik a valóságos pénztári pénzkészlettel és a záró bankszámlakivonatokkal, akkor már nagy baj nincs.
- Zárszámadás és pénzkészlet jelentés egyezik-e?
A rendszer jogcímeket is figyeli a zárszámadás összeállításakor, ezért az eltérhet a pénzkészlettől. A jogcím hiánya vagy az átmenő tételek nem szimmetrikus könyvelése lehet ennek az oka.
- Zárszámadáson belüli hibák
Ha eddig eljutottunk, akkor már csak formai hibák lehetnek, illetve a zárszámadási sorok közti téves könyvelés.
- Főkönyvi könyvelés ellenőrzése
Ha kettős könyvelésre is használja az Ariadnét, akkor a következő lépés a zárszámadás és a főkönyv egymásnak megfelelő részeinek összehasonlítása.
A könyvelés és a valódi pénzkészletet egyezőségének ellenőrzésére a pénzkészlet jelentés szolgál. A jelentést a pénztárkönyvből lehet indítani (részleteket a III.6.3. szakasz - Pénzkészlet jelentés fejezetben talál).
Legegyszerűbb esetben elég a záró oszlopot összevetni a pénztárban megszámolt pénzzel.
Tipp
A készpénz számolás dokumentálásához használhatja az Ariadne címletjegyék funkcióját, amit a menüpont alatt talál.
Ha nem egyezik, akkor ellenőrizze, hogy a nyitó összegek helyesek-e.
Ha a nyitó helyes akkor nincs más lehetőség, mint az utolsó ellenőrzés óta könyvelt bizonylatokat tételesen ellenőrizni. Célszerű ezért év közben többször is megejteni az ellenőrzést, így egyszerre kevesebb átnézni való marad.
Ha megtaláltuk a hibát és módosítható a pénztárbizonylat, akkor kijavíthatjuk a hibás összeget vagy ha fölösleges törölhetjük. A részleteket a III.4.3.1. szakasz - Módosítás és a III.4.3.2. szakasz - Törlés fejezetekben talál.
Ha pénztárbizonylatot is a programmal készítettük el és már kinyomtattuk, akkor a stornó funkció segítségével tudja javítani (III.4.3.5. szakasz - Sztornó).
Legegyszerűbb esetben elég a pénzkészlet jelentés záró oszlopot összevetni az utolsó bankszámlakivonat záró összegével.
Ha nem egyezik, akkor ellenőrizze, hogy a nyitó összegek helyesek-e.
Ha a nyitók helyesek és mégsem egyezik, akkor a hiba helyét behatárolhatjuk időszakonként vagy bankszámlakivonatonként végzett ellenőrzéssel.
Ellenőrzés időszakonként
Az időszakonkénti ellenőrzés elve, hogy az egész év helyett rövidebb időszakokra (pl. fél év, negyed év vagy hónap) kérjük le a jelentést és arra ellenőrizzük, hogy egyezik-e az időszak utolsó bankszámlakivonatának záró összegével. Ha egyezik léphetünk a következő időszakra, ha nem akkor az időszakon belül kell tovább szűkíteni. Ezzel a módszerrel egy éven belül is általában kevesebb mint 10 lépéssel nap pontossággal be lehet határolni az eltérés helyét.
Az ellenőrzés leggyorsabb menete, ha mondjuk év végén nem egyezik a bank, ha megnézi negyedévre, azon belül hónapokra, a hónapon belül hetekre, és a heteken belül napokra:
- 1. szűkítse a pénztárkönyvben az időszakot az adott év jan.1-jun.30 közötti időszakára
a Dátumra szűrés fejezetben talál részletes leírást a feltétel beállításáról
- 2. kérje le a pénzkészlet jelentést
- 2.1 ha egyezik, akkor nézze meg a következő időszakot, azaz a második félévet
ez már nem fog egyezni, és a 2.2 pont szerint léphet tovább
- 2.2 ha nem egyezik, akkor nézze meg rövidebb időszakra, az első esetben az első negyedévre
- 2.2.1 ha egyezik, akkor a 2.1 pont szerint folytassa
- 2.2.2 ha nem egyezik, akkor a 2.2 pont szerint folytassa
A fenti lépéseket ismételve hamarosan már csak egy nap marad, amelyikben a hiba van.
Alternatív megoldásként, kicsit több de egyszerűbb lépéssel haladhat havonta is.
Ellenőrzés bankkivonatonként
Minden bankkivonatot önmagában is le lehet ellenőrizni a pénztárkönyv banki tétel sorainak elején található eszköztár segítségével:
A megjelenő jelentés mutatja a bankszámlakivonat könyvelés szerinti összesítő adatait (nyitó egyenleg, összes jóváírás, összes terhelés, záró egyenleg) valamint a könyvelt tételeket.