Az egyházközség gazdálkodásának pontos könyvelése nagyon fontos és egyúttal a legtöbb problémát jelentő része az adminisztrációnak. Az Ariadne rendszer erre hatékony és rugalmas megoldást nyújt. Gyorsan rögzíthetők a gazdasági események és egy gombnyomásra előállnak a szükséges jelentések. Számos további szolgáltatással is rendelkezik, amelyek megkönnyítik a munkát és a könyvelési adatok felhasználását más célokra is. A könyvelést különleges (céges) könyvelői szakismeretek nélkül is helyesen el lehet végezni. Néhány ilyen szolgáltatás:
közvetlenül lehet pénztárbizonylatot készíteni a géppel. Vegyesen lehet használni a géppel és kézzel kiállított bizonylatokat, ha szükséges.
gyors, egyszerű adatbeviteli felület. A tipikus könyvelési esetek rögzítését gyorsító eszközei vannak.
könnyen javíthatók a könyvelési hibák
tetszőleges időszakra vagy egyéb ad-hoc szempontok szerint lehet jelentéseket készíteni
A könyvelés az első használatbavételkor gyakorlatilag azonnal megkezdhető, a II.3. szakasz - Pénztárkönyvi könyvelés fejezetben leírtak szerint.
A programban egy házipénztár és egy bankszámlaszám van beállítva. A helyes pénzforgalmi jelentésekhez nincs más beállításra szükségünk mint a nyitó összegek beállítására. A zárószámadáshoz még szükségünk lesz a költségvetés beírására.
A következő években más beállításra is szükségünk lehet, amelyeket részletesen ismertetünk a II.2. szakasz - Könyvelési beállítások fejezetben.
A pénztárkönyvi könyvelés folyamatát az alábbi ábra mutatja. Jól követhető, hogy az egyes jelentések elkészítésének milyen adatbeviteli műveletek az előfeltételei, mely műveletek végezhetők párhuzamosan (azaz nem előfeltételei egymásnak), illetve, hogy a jelentések kinyomtatása után vissza lehet térni az adatbevitelhez.
Tartalom
- II.1. Könyvelés elindítása lépésről lépésre
- II.2. Könyvelési beállítások
- II.3. Pénztárkönyvi könyvelés
- II.4. Jelentések a pénztárkönyvből
- II.4.1. Jelentések általános tudnivalók
- II.4.2. Pénztárkönyv
- II.4.3. Pénzkészlet jelentés
- II.4.4. Naplófőkönyv (főkönyvi kivonat, pénztárkönyv jogcímek szerint)
- II.4.5. Pénzmozgás táblázat
- II.4.6. Zárószámadás nyomtatás
- II.4.7. Egyszeres beszámoló, mérleg és eredménylevezetés
- II.4.8. Következő napi összes bevételi/kiadási bizonylat lezárás és nyomtatás
- II.4.9. PRÓBA Következő napi összes bevételi/kiadási bizonylat nyomtatás
- II.5. Pénztárbizonylat készítés
- II.6. Bankszámlakivonatok
- II.7. Tartozások, követelések–kötelezettségek
- II.8. Jelentések
Bármilyen könyvelési tevékenységhez meg kell nyitni az adott könyvelési évet. Ezt a menüben a Beállítások – Könyvelési beállítások alatt a Könyvelési évek menüponttal tehetjük meg. Amikor megkapja a programot akkor az aktuális évet már elindítottuk Önnek, ezért ezt átugorhatja.
Minden évben meg kell adni a nyitó pénzösszegeket (más néven előző évi maradvány) a programban. Ezt az első évben nekünk kell megtennünk, a menüben a alatt a Bank és pénztári nyitók segítségével. A nyitó összegek megadása nem előfeltétele a könyvelés megkezdésének, bármikor később is megtehetjük. Természetesen a pénzügyi jelentések csak helyes nyitó esetén lesznek helyesek.
Főleg új könyvelési év nyitásakor ( de lehet év közben is) megváltoztathatjuk a könyvelési jogcímeket, újakat vehetünk fel, illetve módosíthatjuk a régieket. Ehhez a menüben a alatt a Könyvelési kódok és költségvetés menüpontra kell kattintanunk. Ugyanitt írhatjuk be a költségvetést is. A költségvetés nem előfeltétele a könyvelés megkezdésének, bármikor később is megtehetjük.
Beállíthatjuk, hogy melyek azok a bankszámlaszámok, amelyeken forgalmat bonyolítunk. Újakat vehetünk fel és a nem használtakat letilthatjuk. Ez a lehetőség a menüben a Beállítások – Könyvelési beállításokon belül a Bankszámlaszámok menüpont alatt van.
Magát a könyvelést az Egyházközség – Pénztárkönyv menüpont alatt végezzük. Itt tudjuk kinyomtatni a szükséges jelentéseket is.