Nagyon röviden:
- Az egyházközség
kitölti a jelentést
-
a jelentést elküldheti az egyházmegyének, az egyházmegyei előírások szerint
elektronikusan – ezután a jelentést nem lehet módosít
kinyomtatja a hitelesítő lapot
aláírás után ezt postán vagy elektronikus formában elküldi az egyházmegyének.
- Az egyházmegye
feldolgozza az elküldött jelentéseket
ha javítanivalót talál, akkor visszaküldheti (elektronikusan) az egyházközségnek módosításra
csatolja a vizitáló bizottság jelentését
lekérdezheti az előadói jelentéseket és összeállítja a továbbküldendő statisztikákat.
A következő fejezetekben kifejtjük mindezt részletesebben.
Az egyházközség feladatai
A kanonika vizitációs jelentést az egyházközség tölti ki. Első lépésként létre kell hozni egy új jelentést, és megkezdeni a kitöltést. A munkát bármikor megszakíthatja és mentheti a már beírt adatokat, majd később folytathatja. A kitöltés sorrendje szabadon választott. Amíg nem küldték el a jelentést, addig lehet új adatokat rögzíteni vagy a meglévőket módosítani.
A jelentést bármikor ki lehet nyomtatni papírra vagy PDF formátumba.
Figyelem
Az egyházmegyének nem papíron kinyomtatva kell beküldeni a jelentést!
A jelentés elkészültével azt elektronikusan kell elküldeni az egyházmegyének. A küldés egyúttal lezárja a jelentést, másrészt egyedi azonosítószámot rendel hozzá, ami megjelenik majd a hitelesítőlapon is.
Figyelem
Az elküldött jelentést már nem lehet módosítani!
Lezárás után ki kell nyomtatni a hitelesítő lapot. Ezt a lelkésznek és a gondnoknak alá kell írni.
Az aláírt hitelesítő lapot el kell juttatni az egyházmegyének. Ezt megtehetik postán vagy az aláírt lap digitális képét csatolják a jegyzőkönyvhöz.
Az egyházmegye vissza tudja küldeni a jelentést módosításra. Ekkor
újra módosíthatóvá válik a jelentés, státusza
„lezárt"-ról „összeállítás
alatt"-ra változik és törlődik az azonosító száma. A javítás
és újraküldés menete megegyezik a fentiekkel: módosítás, elküldés, új
hitelesítő lap nyomtatás és küldés.
Egyházmegye feladatai
Az egyházközségek kitöltött, elküldött vizitációs jelentései megjelennek az egyházmegye „kanonika vizitációs jelentés" menüjében.
Itt elolvasható, szükség esetén kinyomtatható a beküldött jelentés. Az egyházmegye nem tud módosítani a jelentésben. Természetesen csak azok nézhetik meg, akiknek jogosultságuk van ehhez.
Átnézés után, ha szükséges még valamilyen kiegészítés, módosítás, akkor vissza kell küldeni az egyházközségnek, a „Visszaküldés" paranccsal. A visszaküldéssel, ami elektronikusan történik, az egyházközségnél módosíthatóvá válik a már beküldött, lezárt jelentés.