Kezelői kézikönyv – Ariadne WEB

II.6.4.1.1. Évre, hónapra szűrés

II.6.5. Tárolt feltétel kiválasztás

II.6.6. Adatok megjelenítése / elrejtése a képernyőn

II.6.7. Adatok frissítése

II.7. Nyomtatás

II.7.1. Nyomtatás pdf dokumentumba

II.7.2. A nyomtatás böngészőfüggő beállításai

II.7.2.1. Nyomtatás Mozilla Firefox böngészőből
II.7.2.2. Nyomtatás Google Chrome böngészőből
II.7.2.3. Nyomtatás Microsoft Edge böngészőből
II.7.2.4. Microsoft Internet Explorer 11 böngészőből

III. Könyvelés

III.1. Könyvelés elindítása lépésről lépésre

III.2. Új év indítás lépései

III.3. Könyvelési beállítások

III.3.1. Könyvelési évek

III.3.1.1. Új év indítás
III.3.1.2. Nyitó összegek generálása az előző évi könyvelés alapján
III.3.1.3. Könyvelési év váltás, nyitott év
III.3.1.4. Könyvelési év törlése

III.3.2. Bank és pénztári nyitók, előző évi maradvány

III.3.3. Könyvelési jogcímek és költségvetés

III.3.4. Bankszámlaszámok

III.3.4.1. Bankszámla letiltás

III.3.5. Házipénztár

III.4. Pénztárkönyvi könyvelés

III.4.1. A könyvelés, új pénzmozgás

III.4.2. Adatbevitel gyorsítása

III.4.3. Műveletek a könyvelt adatokkal

III.4.3.1. Módosítás
III.4.3.2. Törlés
III.4.3.3. Bizonylat lezárás
III.4.3.4. Kontírozás
III.4.3.5. Sztornó
III.4.3.6. Kötegelt újranyomtatás
III.4.3.7. Tárgyi eszköz létrehozás

III.4.4. Pénztárkönyvi könyvelés ellenőrzése

III.4.4.1. Mit ellenőrizzünk?
III.4.4.2. Pénztár egyenleg ellenőrzés

III.5. Bankszámlakivonatok

III.5.1. Könyvelés a pénztárkönyvben
III.5.2. Bankszámlakivonat import
III.5.3. Bankszámlakivonat ellenőrzés

III.6. Jelentések a pénztárkönyvből

III.6.1. Jelentések általános tudnivalók
III.6.2. Pénztárkönyv
III.6.3. Pénzkészlet jelentés
III.6.4. Naplófőkönyv (főkönyvi kivonat, pénztárkönyv jogcímek szerint)
III.6.5. Pénzmozgás táblázat
III.6.6. Zárószámadás nyomtatás
III.6.7. Egyszeres beszámoló, mérleg és eredménylevezetés
III.6.8. Következő napi összes bevételi/kiadási bizonylat lezárás és nyomtatás
III.6.9. PRÓBA Következő napi összes bevételi/kiadási bizonylat nyomtatás

III.7. Pénztárbizonylat készítés

III.7.1. Adatbevitel

III.7.2. Bizonylat nyomtatás

III.7.2.1. Egyedi bizonylat nyomtatás
III.7.2.2. Kötegelt pénztárbizonylat nyomtatás egy házipénztár esetén
III.7.2.3. Kötegelt pénztárbizonylat nyomtatás több házipénztár esetén
III.7.2.4. Kötegelt újranyomtatás
III.7.2.5. Próba nyomtatás

III.7.3. Bizonylat javítás

III.7.3.1. Módosítás
III.7.3.2. Törlés
III.7.3.3. Kontírozás
III.7.3.4. Sztornózás

III.8. Sztornózás

III.9. Jelentések

III.9.1. Negyedéves egyházmegyei jelentés

III.9.1.1. A jelentés összeállítása
III.9.1.2. A jelentés megtekintése
III.9.1.3. Egyéb műveletek a negyedéves jelentéssel
III.9.1.4. A jelentés továbbítása az egyházmegye felé

III.9.2. Zárószámadás nyomtatás

III.9.2.1. Sorok összecsukása
III.9.2.2. Előző évi maradvány

III.9.3. Egyszerűsített beszámoló

III.9.3.1. A beszámoló elkészítésének folyamata
III.9.3.2. Előző évi beszámoló adatok megadása
III.9.3.3. A beszámoló nyomtatása
III.9.3.4. A beszámoló ellenőrzése
III.9.3.5. Hogy állítja össze a program a beszámolót?

III.10. Könyvelés ellenőrzése, hiba keresés, javítás

III.10.1. Pénzkészlet ellenőrzés

III.10.1.1. Pénztár ellenőrzése
III.10.1.2. Bank ellenőrzése

III.10.2. Pénzkészlet jelentés és a zárszámadás összevetése

III.10.3. Zárszámadáson belüli hibák

III.10.2.2.1. Átmenő tételek egyenlege nem nulla
III.10.2.2.2. Van jogcím nélkül rögzített bizonylat
III.10.2.2.3. Zárszámadásban negatív összeg
III.10.2.2.4. Előző évi maradvány

III.11. Könyvelési minták

III.11.1. Egyházfenntartói járulék könyvelése
III.11.2. Villanyszámla könyvelése

IV. Pénztár

IV.1. Időszaki pénztárjelentés

IV.1.1. Röviden...

IV.1.2. Új jelentés készítése

IV.1.2.1. Mellékhatások

IV.1.3. Adatbevitel alatt státuszban végezhető műveletek

IV.1.3.1. A jelentés törlése
IV.1.3.2. A jelentés módosítása
IV.1.3.3. Címletjegyzék szerkesztés
IV.1.3.4. Jelentés nyomtatása
IV.1.3.5. Jelentés lezárása

IV.1.4. Storno

V. Egyházközségi adminisztráció

V.1. Egyháztagok

V.1.1. Új egyháztag
V.1.2. Módosítás
V.1.3. Törlés
V.1.4. Keresés
V.1.5. Listázás

V.2. Választójegyzék

V.2.1. Választói névjegyzék létrehozása

V.2.2. Választói névjegyzék tagjai

V.2.3. Műveletek a választói névjegyzékkel

V.2.3.1. Választói névjegyzéki tagok módosítása
V.2.3.2. Választói névjegyzék törlése
V.2.3.3. Választói névjegyzék másolása
V.2.3.4. Választói névjegyzék nyomtatás

VI. Partner

VI.1. Új partner
VI.2. Módosítás
VI.3. Törlés
VI.4. Keresés
VI.5. Munkatárs

VII. Anyakönyvek

VII.1. Anyakönyvek általános leírása

VII.1.1. Személyek az anyakönyvben
VII.1.2. Történeti adat
VII.1.3. Nyomtatás

VII.2. Keresztelési anyakönyv

VII.2.1. Keresztelési anyakönyv ablak

VII.2.2. Műveletek

VII.2.2.1. Új keresztelés
VII.2.2.2. Módosítás
VII.2.2.3. Törlés
VII.2.2.4. Nyomtatás

VII.3. Konfirmáció

VII.3.1. Konfirmáció ablak

VII.3.2. Műveletek

VII.3.2.1. Új konfirmálás
VII.3.2.2. Módosítás
VII.3.2.3. Törlés
VII.3.2.4. Nyomtatás

VII.4. Jegyesoktatás

VII.4.1. Jegyesoktatás ablak

VII.4.2. Műveletek

VII.4.2.1. Új jegyesoktatás
VII.4.2.2. Módosítás
VII.4.2.3. Törlés
VII.4.2.4. Nyomtatás
VII.4.2.5. Házasultak anyakönyvébe átadás

VII.5. Házassági anyakönyv

VII.5.1. Házassági anyakönyv ablak

VII.5.2. Műveletek

VII.5.2.1. Új esküvő
VII.5.2.2. Módosítás
VII.5.2.3. Törlés
VII.5.2.4. Nyomtatás

VII.6. Halotti anyakönyv

VII.6.1. Halotti anyakönyvi ablak

VII.6.2. Műveletek

VII.6.2.1. Új temetés
VII.6.2.2. Módosítás
VII.6.2.3. Törlés
VII.6.2.4. Nyomtatás

VIII. Iroda

VIII.1. Kiküldetési rendelvény

VIII.1.1. Új kiküldetési rendelvény
VIII.1.2. Kiküldetési rendelvény módosítás
VIII.1.3. Kiküldetési rendelvény nyomtatás

IX. Egyházmegyei jelentések

IX.1. Missziói munkaterv

IX.1.1. Új jelentés készítése

IX.1.2. Műveletek a jelentéssel

IX.1.2.1. Jelentés módosítása
IX.1.2.2. Jelentés törlése
IX.1.2.3. Elküldés egyházmegye felé
IX.1.2.4. Nyomtatás
IX.1.2.5. Jelentés megjelenítése

IX.1.3. Problémák

IX.2. Lelkészi díjlevél

IX.2.1. Új díjlevél készítése

IX.2.2. Díjlevél nyomtatás

IX.2.3. Díjlevél elküldése

IX.2.4. Műveletek az elkészült díjlevéllel

IX.2.4.1. Díjlevél módosítása
IX.2.4.2. Díjlevél törlése
IX.2.4.3. Adatlap nyomtatás

X. Kanonika vizitációs jelentés

X.1. Gyakori kérdések

X.1.1. Melyik évet írjam be a fedőlapon?
X.1.2. Nem engedi a program beírni az előző évet. Mit tegyek?
X.1.3. Hol vannak a korábbi jelentések?

X.2. Rövid áttekintő a vizitációs jelentés elkészítésének folyamatáról

X.3. Súgó

X.4. A kanonika jelentés kezelése

X.5. Kanonika vizitációs jelentés műveletei

X.5.1. Új jelentés
X.5.2. A kitöltés folytatása, a jelentés módosítása
X.5.3. Mentés
X.5.4. Nyomtatás

X.6. Általános kitöltési tudnivalók

X.6.1. Részegységek
X.6.2. Beviteli mezők fajtái
X.6.3. Adat feltöltés a zárszámadásból

X.7. A jelentés lezárása és elküldése az egyházmegyének

X.8. A jelentés utóélete

X.8.1. Visszaküldés
X.8.2. 4. Vizitáló bizottsági jelentés

X.9. Kanonika jelentések feldolgozása az egyházmegyénél

X.9.1. Zsinati statisztika

X.9.2. Előadói kivonatok

X.9.3. Előadói statisztikák

X.9.3.1. A statisztikák tartalma

X.9.4. KSH statisztikai jelentések összesítése

X.9.5. Kanonika adatok exportálása táblázatkezelőbe

XI. Számlázás

XI.1. Számla készítés

XI.1.1. Számlarögzítés

XI.1.1.1. Adatbevitel
XI.1.1.2. Számlanyomtatás
XI.1.1.3. Számla módosítása
XI.1.1.4. Próbanyomtatás
XI.1.1.5. Számla törlés

XI.1.2. Műveletek az elkészült számlákkal

XI.1.2.1. Másolat nyomtatás
XI.1.2.2. Kiegyenlítettségi státusz állítás
XI.1.2.3. Számla sztornózás

XI.2. Számlázási beállítások

XI.2.1. Az egyházközség adatainak beállítása

XI.2.2. Számla adatok beállítása

XI.2.3. On-line számlázási beállítások

XI.2.4. Áfakulcsok karbantartása

XI.2.4.1. Új áfakulcs készítése
XI.2.4.2. Áfakulcs kivonása a forgalomból

XI.2.5. Termékek karbantartása

XI.3. Különleges számlázási fukciók

XI.3.1. Számlázás belső szervezeti egységenként

XI.3.2. Számlázást gyorsító funkciók

XI.3.2.1. Szokásos fizetési mód és határidő
XI.3.2.2. Vevő törzs bővítése „futtában”
XI.3.2.3. Vevő fizetési mód és határidő
XI.3.2.4. Vevő szokásos vásárlása
XI.3.2.5. Termék szokásos ára
XI.3.2.6. Kötegelt számla nyomtatás
XI.3.2.7. Számla küldés e-mail-ben

XI.4. NAV regisztráció

XI.5. Vevők

XI.5.1. Vevő beállítások

XI.5.1.1. Vevő fizetési adatok beállítása
XI.5.1.2. Vevő szokásos termék beállítása

XII. Karbantartás, üzemeltetés

XII.1. Segédadatok karbantartása

XII.2. Amikor a szervert karbantartás miatt leállítják

XII.2.1. Munka előtti leállítás
XII.2.2. Leállítás munka közben

XII.3. Felhasználók, jogosultság

XII.3.1. Felhasználók
XII.3.2. Jogosultság általános kezelése
XII.3.3. Jogosultsági csoportok hozzáférése a menükhöz
XII.3.4. Saját jelszó megváltoztatása

XIII. Gyakori kérdések

I. fejezet – Aktualitások

Hadd ajánljuk figyelmébe a kézikönyv néhány fejezetét, amire mostanában szüksége lehet:

III.10. szakasz - Könyvelés ellenőrzése, hiba keresés, javítás
V.2. szakasz - Választójegyzék
X. fejezet – Kanonika vizitációs jelentés
III.2. szakasz - Új év indítás lépései

II. fejezet – Alapok

Ha gondja támad...

kérjük jelezze és segítünk. Elérhetőségeink:

E-mail: info@szedicomp.hu

Református flottás telefon: +36 30 417 5486

Skype: ariadnehu

Tartalom

II.1. A rendszer indítása

II.1.1. Belépés

II.1.2. Menürendszer használata

II.1.2.1. Új lap a böngészőben
II.1.2.2. Hamburger menü

II.1.3. Kezelő felület

II.2. Adatterület

II.3. Új adat felvétele

II.3.1. Adatbevitel lezárása

II.4. Adatok módosítása

II.5. Adatbeviteli eszközök

II.5.1. Érték kiválasztása listából
II.5.2. Naptár
II.5.3. Jeles nap

II.6. Adat megjelenítés műveletei

II.6.1. Sorrend váltás

II.6.2. Gyors szűrés

II.6.3. Részletes keresési beállítások

II.6.4. Dátumra szűrés

II.6.4.1.1. Évre, hónapra szűrés

II.6.5. Tárolt feltétel kiválasztás

II.6.6. Adatok megjelenítése / elrejtése a képernyőn

II.6.7. Adatok frissítése

II.7. Nyomtatás

II.7.1. Nyomtatás pdf dokumentumba

II.7.2. A nyomtatás böngészőfüggő beállításai

II.7.2.1. Nyomtatás Mozilla Firefox böngészőből
II.7.2.2. Nyomtatás Google Chrome böngészőből
II.7.2.3. Nyomtatás Microsoft Edge böngészőből
II.7.2.4. Microsoft Internet Explorer 11 böngészőből

II.1. A rendszer indítása

II.1.1. Belépés

II.1.2. Menürendszer használata

II.1.2.1. Új lap a böngészőben
II.1.2.2. Hamburger menü

II.1.3. Kezelő felület

II.1.1. Belépés

Indítsa el a megszokott böngészőjét

Az Ariadne minden modern böngészőn működik. Ha problémát észlelne, kérjük ellenőrizze, hogy a böngészője legújabb verzióját hasznája-e.
Gépelje be a kapott internet címet a böngésző címsorába.

Figyelem

Ügyeljen arra, hogy ne a kedvenc keresőjébe írja a címet, hanem fölülre, a böngésző címsorába.

Például, ahogy az alábbi ábrán bekarikáztuk.

Ha helyes címet írt be, akkor megjelenik a kezdő oldal, hasonló a következő képen láthatóhoz. Itt tud bejelentkezni.
Jelentkezzen be

A jobb felső sarokban a Bejelentkezés résznél tudja a Név mezőbe beírni a felhasználói nevét, és a jelszavát.

A Bejelentkezve marad rubrikát csak abban az esetben jelölje be, ha olyan eszközről jelentkezik be, amelyet kizárólag Ön használ (például saját laptopjáról). Ezzel biztosíthatja, hogy a rendszer ne kérje folyamatosan a jelszót az Ariadnéba való újabb belépéskor. Ha munka közben meggondolja magát és mégsem szeretné ezt a lehetőséget megőrizni, akkor egyszerűen kattintson a Kijelentkezésre (Ezt a gombot csak a sikeres bejelentkezés után látja.)

A felhasználónév és jelszó beírásakor ügyeljen a pontos gépelésre (kis és nagybetűk) és hogy a billentyűzeten a Caps Lock legyen kikapcsolt állapotban.

Ha mégis eltéveszti a beírást, még kétszer próbálkozhat. A harmadik tévesztés után egy összevisszán írt ellenőrző kódot is kér a rendszer, Ember felirattal. Ezután a helyes név és jelszó mellett az ellenőrző kódot is be kell gépelnie.

Még két újabb próbálkozásra van lehetősége. Az 5. sikertelen belépési kísérlet után a következő hibajelzést kapja: Sajnáljuk, de túl sokszor próbált meg bejelentkezni. Ilyenkor azért érdemes utánajárni, hogy valóban a megfelelő felhasználónevet/jelszót használta-e. Próbálkozhat ismét a böngésző újraindításával.

Figyelem

A Bejelentkezve marad opciót csak akkor kattintsa be, ha a saját gépéről használja a rendszert!

Bejelentkezés után hasonló képernyőkép fogadja:

Megjegyzés

Az Ön programjában a menük, a „nagy gombok” és egyéb tartalmi elemek el fognak térni annak megfelelően, hogy milyen funkciókat tartalmaz a programja és milyen névvel lépett be.

Ha egyből szeretné elkezdeni a munkát, akkor a menü segítségével tudja elérni a program funkcióit. A menü a fenti képen az alábbi:

A főmenüt az oldal fejlécében találja. Egy példa:

A menü használata a szokásos. Egy menüpontra kell kattintani (pl. Könyvelés) és látni fogjuk mi történik. Legtöbbször megjelenik egy almenü további menüpontokkal mint pl. itt:

Másik lehetőség, hogy egyből megnyílik a munkaterület, ahol az érdemi munka folyik. Ez nagyobb falat, ezért külön fejezetben találja a folytatást: II.2. szakasz - Adatterület

A menürendszer két további eszköze, amely a kényelmesebb munkát segíti,

az új lap nyitási lehetőség és
az ún. hamburger menü .

II.1.2.1. Új lap a böngészőben

Bizonyára látta már, hogy az internet böngészőkben több lapot is meg lehet nyitni. Ezeken a lapokon egymástól függetlenül böngészhet, teljesen eltérő oldalakat tekinthet meg. Hasonló szolgáltatást nyújt az Ariadne ha az Ariadne kezelőfelületén belül az Új lap gombra kattint: .

Ennek hatására úgy nyilik meg a böngészőben az új lap, hogy egyből betölti az Ariadnét.

II.1.2.2. Hamburger menü

A hamburger menü egy szokásos eleme a mobil világban az alkalmazások kezelői felületének. Általában három vonalból áll: , és akkor jelenik meg, ha nem fér el minden bizgentyű a képernyőn. Ha látható, akkor kattintson rá és megjelennek az elrejtett lehetőségek.

A hamburger menü megjelenhet vagy eltűnhet attól függően, mekkora méretű a képernyője, pl. tableten vagy okostelefonon lépett be, mekkorára nagyított betűméretet használ, illetve az asztali gépeken mekkora a böngésző ablaka.

Egy példa. A fenti menü okostelefonon így fest:

Két hamburger menü is felbukkant a jobb oldalon. Az alsóra kattintva megjelennek a helyhiány miatt elrejtett menüpontok:

II.1.3. Kezelő felület

A rendszer adatkezelő felülete hasonló az alábbi ábrához:

A felület részei

Oldal fejléc: Az előző fejezetben megbeszélt főmenüt az almenüvel és fölötte a felhasználó (cég és személy) adatait, valamint a Kijelentkezés gombot tartalmazza.
Adatterület: Itt láthatja a kiválasztott menüponthoz tartozó adatokat és kezelőszerveket, amelyekkel műveleteket indíthat. Részleteket a következő fejezetben talál.

II.2. Adatterület

Az adatterületen végezzük az érdemi munkát. Itt kezdhető az új adat felvétele, itt jelennek meg a már rögzített adatok és innen indíthatók az azokon végezhető műveletek, mint pl. módosítás, keresés, nyomtatás.

Az adatterület bizonyos részei különbözőek a különböző funkciók esetén, de van számos közös tulajdonságuk, amelyekkel mindenhol találkozni fog. Ezeket mutatjuk meg ebben a fejezetben.

Részei

Cím

Az adatterület címsora mutatja, hogy a rendszer mely részén vagyunk vagy dolgozunk éppen.

Eszköztár

Az adatterület eszköztárát mutatja az alábbi ábra.

Az eszköztáron található kezelőszervek:

Új adat gomb: Új adat rögzítését lehet itt kezdeményezni. A gomb tartalmaz utalást az adat típusára. A példánkban: Új partner.
Megjelenő sorok számának beállítása: Példánkban: max. sor egy oldalon: 5.
Adatfrissítés gombja: A gombot megnyomva a rendszer felfrissíti az adatterületet, azaz újraolvassa az adatokat az adatbázisból. Ekkor biztos lehet benne, hogy a megjelenő adatok a legutolsó állapotot mutatják.
Részletes keresési beállítások gomb: Megjeleníti a keresési feltételeket beállító panelt. Ha nyitva volt, akkor elrejti.

Tipp

Keresni gyorsabban is tud, ha az oszlopok fejlécét használja.

Adatok

Az adatterület mutatja a már rögzített adatokat és az adatkezelési műveletek (sorrendváltás, módosítás, nyomtatás, szűrés, stb.) kezelőeszközeit. A műveleteket részletesen az Adat megjelenítés műveletei fejezet tárgyalja.

Táblázat fejléc

A táblázat fejlécén találhatók:

a táblázat eszköztár

mely a teljes adatállományra vonatkozó műveletek indító gombja (pl. lista nyomtatás, jelentés generálás) és a táblázat megjelenését módosító gombokat tartalmazza:

oszlop fejlécek

az adott oszlopban megjelenő adatok nevével és az oszlopra vonatkozó műveletek gombjával. Egy oszlop fejlécére kattintva, az adott oszlop szerint rendezi sorba az adatokat.

Adatsorok

Az adatok általában táblázatos formában jelennek meg. A táblázat egy sora tartalmazza az adott sor adataira vonatkozó műveletek gombjait (eszköztár) majd az adatokat.

Adatsor eszköztár

Az eszköztárban az adott sorra vonatkozó műveletek (módosítás, nyomtatás, törlés, részletek megtekintése, …) indítógombjai találhatók, csoportba szervezve:

Adatkezelés műveleteit indító gomb

Ez általában egy összetett gomb, ami áll a fő (vagy leggyakoribbnak vélt) művelet gombjából és mellette a további műveleteket megjelenítő gombból. Egy példát mutat a következő ábra:

A következő ábrán a további műveletek is megjelennek:

Részletek gomb

Közvetlenül az adatok előtt található részletek gombbal, további adatokat lehet megjeleníteni az adott sorról. A gomb elhelyezkedését mutatja a következő ábra:

II.3. Új adat felvétele

II.3.1. Adatbevitel lezárása

Művelet indítás

Az adatterület eszköztárában található Új adat gombra kell kattintani. Ezt a ikonnal és a létrehozandó adat megnevezésével jelöljük. Az alábbi példában ez az Új partner:

Ennek hatására megjelenik az adatbeviteli terület, amelyet eltérő háttérszínnel emel ki a program:

A művelet végrehajtása

Töltse ki a szükséges adatokat, majd zárja le az adatbevitelt az adatbeviteli terület tetején vagy alján található gombok valamelyikére kattintva. A gombok működése közti különbségeket a következő fejezetben részletezzük.

Az adtatbeviteli mezők típusát és kitöltésük módját a II.5. szakasz - Adatbeviteli eszközök fejezetben részletezzük, de alapvetően a számítástechnikában megszokott módon működnek.

II.3.1. Adatbevitel lezárása

Az adatbevitelt az adatbeviteli eszköztár valamelyik gombjára kattintva tudja befejezni. Az eszköztár megjelenik az adatbeviteli terület tetején és alján is, mindegy melyiket használja. Általában az alábbi gombokat találja:

A Mégsem gomb kivételével az összes többi menti az adatokat, csak a mentés utáni viselkedésben van különbség. Funkciónként változhat megjelenő gombok száma (és kinézete is). Lehet több és kevesebb is a fentieknél, de a működésük egységes.

Mégsem: Változások elvetése és az adatbevitel befejezése. Ha az eddig beírt adatokat nem szeretnénk eltárolni.

Mentés

Változások mentése és az adatbevitel befejezése. Akkor használjuk, amikor az adatokat beírtuk, és az adott témával kapcsolatban egyelőre nem akarunk többet bevinni.

Alkalmaz

Változások mentése és az adatbevitel folytatása. Olyankor alkalmazzuk, amikor az adatbevitel hosszabb ideig tart. Figyeljünk arra, hogy az adatbeviteli szabályoknak (pl. kötelezően kitöltendő mezők) ebben az esetben is meg kell felelni, különben nem menti az adatokat.

OK, újra

Változások mentése, jelenlegi adatbevitel befejezése és új adatbevitel elkezdése. Akkor alkalmazzuk, amikor újabb adatokat szeretnénk bevinni, ugyanabban a témakörben.

Mentés és új hasonló

Változások mentése, jelenlegi adatbevitel befejezése és új adatbevitel elkezdése, megőrizve néhány rubrikában az előzőleg beírt adatokat. Ez a változat nagyon meggyorsítja a munkánkat, ha több, hasonló adatot szeretnénk felvenni.

Nem minden esetben érhető el. Egy példa a könyvelésből:

II.4. Adatok módosítása

Művelet indítása

Az adatterületen a javítandó adatsor elején található Adatsor eszköztárban található ceruza gombra () kell kattintani. Ennek hatására megjelenik ugyanaz az adatveviteli űrlap amit az új adat felvételekor is használt, betöltve a módosítandó sor adataival.

A módosítások elvégzése után le kell zárnia az adatbevitelt, az II.3.1. szakasz - Adatbevitel lezárása leírtak szerint.

II.5. Adatbeviteli eszközök

II.5.1. Érték kiválasztása listából
II.5.2. Naptár
II.5.3. Jeles nap

II.5.1. Érték kiválasztása listából

Az adatbevitel során nagyon sok helyen listából kell kiválasztani az adatot. Ezzel nagy mértékben fel lehet gyorsítani az adatbevitelt és csökkenteni az elgépelésből eredő hibákat. A program az ilyen listás értékkészletű mezőket a jobb oldalukon megjelenő, kis nyilacskát tartalmazó gombbal jelöli:

A lehetséges értékeket a nyílra kattintva tudjuk megjeleníteni.

Tipp

Ha tudja mit szeretne kiválasztani, akkor célszerű az első néhány betűt begépelni, és akkor egy sokkal rövidebb listát fog kapni. 2-3 betű után pillantson fel, mert valószínűleg már megjelent az adat, amire gondolt.

II.5.2. Naptár

A Naptár gombra kattintva, az aktuális dátumtól kiindulva, lapozhatunk a naptárban előre, vagy vissza, az éveket a dupla nyilakkal, a hónapokat pedig a szimpla nyilakkal léptetve. A megfelelő időhöz érve, a napra kell csak kattintani és bekerül a kívánt időpont.

II.5.3. Jeles nap

A naptár melletti zöld nyílra kattintva feljön egy lista, aminek segítségével a „mai naphoz” viszonyítva állíthatjuk be az időpontot anélkül, hogy ismernénk a pontos dátumokat. Egyes listákat bővíthetünk, melyet a mellette lévő plusz jel jelez.

II.6. Adat megjelenítés műveletei

II.6.1. Sorrend váltás

II.6.2. Gyors szűrés

II.6.3. Részletes keresési beállítások

II.6.4. Dátumra szűrés

II.6.4.1.1. Évre, hónapra szűrés

II.6.5. Tárolt feltétel kiválasztás

II.6.6. Adatok megjelenítése / elrejtése a képernyőn

II.6.7. Adatok frissítése

A műveletek az adatokat tartalmazó táblázat fejléce segítségével végezhetők el:

II.6.1. Sorrend váltás

Az oszlop fejlécére kattintva az adatokat növekvő, ismét kattintva csökkenő sorrendbe állítja az adott oszlop szerint.

Tipp

Ha egyből csökkenő sorrendet szeretne, akkor a Ctrl billentyű lenyomva tartása közben kattintson a fejlécre.

II.6.2. Gyors szűrés

A gyors szűrés lehetőséget ad egy oszlop tartalma szerint megkeresni az adatokat néhány kattintással.

Művelet indítás

Az oszlop fejlécének bal oldalán található gombra () kattintva megjelenik az oszlophoz tartozó műveletek listája. Az első mezőbe begépelheti a keresett szöveg egy részét:

Megnyomva a billentyűzeten az Enter billentyűt, a rendszer végrehajtja a keresést.

Egy példa

Feltétel beállítás: a „gip” betűket tartalmazó nevek:
Az eredmény: miután megnyomtuk az Enter billentyűt.

II.6.3. Részletes keresési beállítások

Szükségünk lehet időnként arra, hogy ne csak egy bizonyos szempont alapján keresgéljünk az adatok között, hanem több feltétel alapján. A részletes keresés az adatokat tartalmazó táblázat fejléce fölött lévő sávban található "Részletes keresési beállítások" néven. A kis fekete lefele nyílra kattintva megjelennek a mezők, amikre lehet keresni.

Egy példa

Feltétel beállítás

Írassuk ki a Kiss vezetéknevű, Őrbottyánban élő partnereket.

Az előző fejezetben megismertek alapján az összes Kiss vezetéknevű partnerünk megjelenik, ha a Név mezőben a Kiss szövegrészre kerestetünk. A Részletes keresési beállítások menüpontnál azonban többféle feltételt is meg tudunk adni egyszerre, így a keresendő vezetéknév megadása mellett például beállíthatjuk a lakcímet is: Őrbottyán.

Az eredmény

A Keresés gombra kattintva megjelenik a szűrés eredménye, a két őrbottyáni Kiss vezetéknevű emberünk.

II.6.4. Dátumra szűrés

II.6.4.1.1. Évre, hónapra szűrés

II.7.1. Nyomtatás pdf dokumentumba

A Részletes keresési beállítások panelen lehetőségünk van a dátumra, illetve egy bizonyos időszakra történő szűrésre is.

A Részletes keresési beállítások panelen belül azon menüpontoknál tudjuk ezt a lehetőséget kihasználni, ahol a naptár funkció is működik.

II.6.4.1. Dátum beírása

Több lehetőségünk is van: megadhatjuk az évet; évet és hónapot; évet, hónapot és napot –ezeket vagy ponttal elválasztva, vagy írásjelek nélkül, de ez utóbbi esetben a teljes dátumot ennek megfelelően kell beírni.

Ha a központozás nélküli beírást választjuk, akkor az egy számjegyből álló dátumot is kétjegyűként kell beírni: pl. a 2015 februárját írhatjuk így is: 2015.2, de központozás nélkül így: 201502

Például jó a 2015.04.01. vagy 2015.02. vagy 20150304, de helytelen: 201502.15, és nem írhatjuk 2015. január elsejét sem így 201511 (kihagyva a nap és hónap számából a 0-kat).

Megadhatunk egy bizonyos időszakot is kötőjellel elválasztva, de a kötőjel két oldalán ugyanolyan formátumú legyen a dátum megadása. Például 2015 januárja és februárja közötti időszakot írhatjuk így is: 2015.1-2015.2, vagy 2015.01.-2015.02. vagy 201501-201502.

Ha pontosabban, bizonyos napok közötti időszakot szeretnénk, pl. a 2015. március 1. és 15. közöttit, azt így írhatjuk be: 2015.3.1-2015.3.15 vagy 20150301-20150315, de nem írhatjuk így 2015.3.1-20150315, és így sem: 201531-2015315

II.6.4.1.1. Évre, hónapra szűrés

Ha teljes év adataira van szükségünk, akkor a fentiektől eltérően elég csak az évszámot (négy számjeggyel) beírni. Pl.: az 1980-ban születettek esetén elég csak „1980”-at beírni a Részletes keresési beállítások panelen az alábbi ábra szerint:

Hasonlóképpen egyszerűen megadhatjuk, ha egy teljes hónapra vagyunk kíváncsiak. Elég az évet és a hónapot (két számjeggyel) megadni: „201602” 2016. február 1-28-ig terjedő időszakot jelöli.

II.6.4.2. Naptár funkció

II.6.4.3. Jeles napok funkció

II.6.5. Tárolt feltétel kiválasztás

Ha több szempont alapján szeretnénk az adatok között válogatni, akkor érdemes a feltételeket eltárolni, különösen abban az esetben, ha többször is alkalmazzuk az adott keresést.

Megjegyzés

Ez a funkció azonban nem minden adattípusnál jelenik meg.

A Részletes keresési beállítások fejléc előtt lévő kis háromszögre kattintva megjeleníthetjük, illetve eltüntethetjük a lehetséges feltételeket.

Egy példa

Feltétel beállítás

Példánkban az „Iratok, iktatás” adatcsoportnál alkalmazzuk ezt a fajta szűrést: Irattárunkból azokat az iratokat szeretnénk megjeleníteni, melyeket 2014 decemberében az Önkormányzathoz címeztünk.

A Részletes keresési beállítások opciót választva állítsuk be a feltételeket, vagyis adjuk meg az időpontot (2014.12.01.-2014.12.31) és a címzettet (Önkormányzat), majd a Feltétel mentés rubrikájába írjunk be egy olyan tetszőleges címet, ami utal a feltételekre. Ennek példánkban a „2014. dec. önkormányzat” címet adtuk.

Majd kattintsunk a Feltétel mentés gombra.

Az eredmény

Amikor szükségünk lesz ezeknek az iratoknak a megkeresésére, elég a tárolt feltétel lenyíló kis háromszögére, majd az elmentett feltételünkre („2014. dec. önkormányzat”) kattintani és máris megjelenik a szűrt lista.

II.6.6. Adatok megjelenítése / elrejtése a képernyőn

Szükség lehet időnként arra, hogy bizonyos adatokat (pl. hosszabb lakcímeket) szélesebb mezőben jelenítsünk meg a képernyőn. Ezt a fejléc elválasztó vonalának húzogatásával tudjuk elérni. A megváltoztatott mezőszélesség úgy is marad egészen az alapállapotba való beállításig, ami a Megjelenési beállítás törlése gombra kattintással történik.

Sokszor zavaró lehet, hogy a táblázat minden oszlopa megjelenik. Ezen úgy segíthetünk, hogy a már említett gombra, majd az Oszlop elrejtése gombra kattintunk.

Megjegyzés

Itt csak a szemünk elől tűnik el, az adatbázisban továbbra is változatlan marad.

Ha bizonyos oszlopokat mégis látni szeretnénk, akkor a fejléc sor első gombjára: az Elrendezés megváltoztatása gombra kattintunk, mire megjelenik egy lista az elrejtett mezőkről.

Megjegyzés

A rejtett mezők listája nem azonnal jelennek meg, hanem a fejlécben lévő frissítésre kell kattintani, majd újból az Elrendezés megváltoztatása gombra. Ekkor kiválaszthatjuk az újból megjelenítendő oszlopokat, kipipáljuk és a Mentés gombbal befejezzük a műveletsort. Ezután is a Frissítés gombra kell kattintani, hogy láthatóvá váljék az eredmény.

Az alábbi példánkban pár oszlopot elrejtettünk régebben, de Jogcímeket mégis szeretnénk látni. Ehhez az Elrendezés megváltoztatása rész alatt a Jogcímet kipipáltuk, és a Mentésre kattintunk.

Frissítés után a Jogcímek mező ismét látszik, de a másik három (amelyiket nem pipáltuk ki) nem.

Az alapállapotba való visszatérést (azaz hogy minden adat látható legyen a táblázatunkban) úgy érhetjük el, hogy az Elrendezés megváltoztatása gombra, majd a Megjelenési beállítások törlése gombra kattintunk, és a megfelelő menüpontra kattintás (tehát ha a Pénztárkönyvben voltunk, akkor a Pénztárkönyvre kell kattintani) után láthatjuk a teljes táblázatot.

II.6.7. Adatok frissítése

Az adatokat a szerveren tárolja a rendszer, ahonnan az Ön gépére csak a másolat töltődik le. Ha a szerveren megváltozott az adat, pl. munkatársa módosította, akkor ez nem jelenik meg azonnal, csak adatfrissítés után.

Ha Ön végzett módosítást akkor az is csak a böngésző azon fülén jelenik meg, amelyiken elvégezte. Ha másik fülön szeretné látni a hatást, ugyancsak frissíteni kell az adatokat.

Többféleképpen frissíthetünk, ami különböző eredményekkel jár:

A frissíthetünk fejlécen lévő frissítő gombbal, ahogy ez az II.2. szakasz - Adatterület fejezetben le van írva.: Ezzel a módszerrel nem változtatjuk meg az éppen beállított szűrési feltételeket. Pl. ha a pénztárkönyvben előzőleg a házipénztár adatforgalmát jelenítettük meg a képernyőn, akkor a frissítőjel hatására továbbra is csak a házipénztár adatforgalma jelenik meg a képernyőn.
Frissíthetünk úgy is, ha valamelyik menüpontra kattintunk.: Ebben az esetben a szűrési beállítások nélküli képernyő jelenik meg. Előző példánknál maradva, ha rákattintunk a Pénztárkönyv menüpontra, a teljes pénztárkönyv tartalmát kiírja a képernyőre.
A böngésző frissítő gombjára kattintunk.: (Ami egyenértékű az F5 gombbal) Ilyen esetben a bejelentkezési képernyőt kapjuk meg újra.

II.7. Nyomtatás

A munkánk eredményét nyomtatással lehet papírra vetni. A nyomtatásra a böngészők nyomtatási szolgáltatását használja a rendszer.

A nyomtatványt szebbé teszi, ha állít egy kicsit az oldal méretezésén vagy tájolásán, illetve ha elrejteti a láb- és fejlécben megjelenő rendszer információkat, amelyeket a böngészők az alap beállítás szerint kiraknak.

A böngészők működése fő vonalakban azonos, de van némi eltérés, ezért a nyomtatással kapcsolatos tudnivalókat böngésző típusonként ismertetjük.

II.7.2. A nyomtatás böngészőfüggő beállításai

II.7.2.1. Nyomtatás Mozilla Firefox böngészőből
II.7.2.2. Nyomtatás Google Chrome böngészőből
II.7.2.3. Nyomtatás Microsoft Edge böngészőből
II.7.2.4. Microsoft Internet Explorer 11 böngészőből

II.7.1. Nyomtatás pdf dokumentumba

A jelentést nem csak a nyomtatóra lehet nyomtatni, hanem PDF formátumú fájlba is. Ha a jelentést szeretnénk munkatársainknak, e-mailben elküldeni, akkor érdemes a PDF formátumot választani.

Ha nincs PDF nyomtatónk, akkor keressünk az interneten egy ingyenes programot a "PDF nyomtató" kifejezést megadva. A megjelenő programok közül töltsük le az egyiket és telepítsük. Telepítés után meg fog jelenni a nyomtatók között.

II.7.2. A nyomtatás böngészőfüggő beállításai

II.7.2.1. Nyomtatás Mozilla Firefox böngészőből
II.7.2.2. Nyomtatás Google Chrome böngészőből
II.7.2.3. Nyomtatás Microsoft Edge böngészőből
II.7.2.4. Microsoft Internet Explorer 11 böngészőből

A különböző böngészőkből különböző módon lehet nyomtani, ezekre adunk néhány példát:

II.7.2.1. Nyomtatás Mozilla Firefox böngészőből

Az elkészült jelentést kinyomtathatjuk, ha a böngésző jobb felső sarkában, a bezáró X alatt található ún. hamburger ikonra kattintunk. Az ikon elhelyezkedését mutatja a következő ábra:

Ekkor megnyílik a menü, amiben keressük meg a Nyomtatás parancsot:

A nyomtató ikonra kattintással megjelenik a jelentés nyomtatási képe. Ezen még állíthatunk (méret, tájolás, élőfej, élőláb, nyomtató választás, stb.) az ablak felső sorában lévő beállításokkal:

Itt választhatjuk ki melyik nyomtatóra vagy PDF-be szeretnénk nyomtatni a Nyomtatás ikon megnyomásával.

Nyomtatásnál a böngésző ráírja a jelentés tetejére, illetve aljára a jelentés nevét, az URL-t (internet címet), ahol található, oldalszámot, nyomtatás dátumát, stb.

Ezt átállíthatjuk, hogy ne írja ki, a következő módon:

Nyissuk meg az Oldalbeállítás menüt. Az oldalbeállításon belül kattintsunk a „Margó, élőfej és élőláb" fülre. Ekkor ez az ablak jelenik meg:

Ha nem akarjuk, hogy a jelentésre kinyomtassa a nevét, URL-t, oldalszámot, dátumot, stb., akkor az „Élőfej és élőláb" részen kattintsunk a Címre, itt a lenyíló listából válasszuk az üres megnevezést. Az URL-nél, oldalnál, dátumnál ugyanígy állítsuk át üresre a mezőket:

Nyomjuk meg az OK gombot, ezzel mentjük a beállítást. Ezután a jelentésre nem nyomtat fölülre és alulra (élőfej, élőláb) semmit.:

II.7.2.2. Nyomtatás Google Chrome böngészőből

Az elkészült jelentést kinyomtathatjuk, ha a böngésző jobb felső sarkában lévő ikonra kattintunk. Az ikon elhelyezkedését mutatja a következő ábra:

Ekkor megnyílik a menü, amiben keressük meg a nyomtatás parancsot:

A nyomtatásra kattintással megjelenik a jelentés nyomtatási képe. Ezen még állíthatunk (méret, tájolás, élőfej, élőláb, nyomtató választás, stb.) az ablak bal oldalán lévő beállításokkal:

Itt választhatjuk ki melyik nyomtatóra vagy PDF-be szeretnénk nyomtatni a Módosítás parancs megnyomásával.

Nyomtatásnál a böngésző ráírja a jelentés tetejére illetve aljára a jelentés nevét, az URL-t, ahol található, oldalszámot, nyomtatás dátumát, stb.

Ezt átállíthatjuk, hogy ne írja ki, a következő módon. Keressük meg a „Fejlécek és láblécek" beállítását:

Ha nem látjuk ezt a beállítást, akkor kattintsunk a „további beállítások"-ra:

Ekkor megjelenik minden beállítás.

Vegyük ki a pipát a fejlécek és lábléceknél:

Ezután a jelentésre nem nyomtat fölülre és alulra (élőfej, élőláb) semmit.:

II.7.2.3. Nyomtatás Microsoft Edge böngészőből

Az elkészült jelentést kinyomtathatjuk, ha a böngésző jobb felső sarkában lévő ikonra kattintunk. Az ikon elhelyezkedését mutatja a következő ábra:

Ekkor megnyílik a menü, amiben keressük meg a nyomtatás parancsot:

Itt választhatjuk ki melyik nyomtatóra vagy PDF-be szeretnénk nyomtatni a Nyomtató kiválasztásával:

Nyomtatásnál a böngésző ráírja a jelentés tetejére illetve aljára a jelentés nevét, az URL-t, ahol található, oldalszámot, nyomtatás dátumát, stb.

Ezt átállíthatjuk, hogy ne írja ki, a következő módon. Keressük meg a „Fejlécek és láblécek" beállítását, állítsuk át „Kikapcsolva" módra:

Ezután a jelentésre nem nyomtat fölülre és alulra (élőfej, élőláb) semmit.:

II.7.2.4. Microsoft Internet Explorer 11 böngészőből

Az elkészült jelentést kinyomtathatjuk, ha a böngésző jobb felső sarkában lévő ikonra kattintunk. Az ikon elhelyezkedését mutatja a következő ábra:

Ekkor megnyílik a menü, amiben keressük meg a nyomtatás parancsot, azon belül pedig a „nyomtatási képre" kattintsunk:

A nyomtatási képre kattintással megjelenik a jelentés nyomtatási képe. Ezen még állíthatunk (méret, tájolás, élőfej, élőláb, nyomtató választás, stb.) az ablak tetején lévő beállításokkal:

Itt választhatjuk ki melyik nyomtatóra vagy PDF-be szeretnénk nyomtatni a nyomtató ikonra kattintással:

Nyomtatásnál a böngésző ráírja a jelentés tetejére, illetve aljára a jelentés nevét, az URL-t, ahol található, oldalszámot, nyomtatás dátumát, stb.

Ezt átállíthatjuk, hogy ne írja ki, a következő módon:

Kattintsunk az oldalbeállítás ikonra:

Ekkor megjelenik az oldalbeállítás menü. Itt a „Fejlécek és láblécek" résznél állítsunk mindent „üres"-re:

Ezután a jelentésre nem nyomtat fölülre és alulra (élőfej, élőláb) semmit.:

III. fejezet – Könyvelés

Az egyházközség gazdálkodásának pontos könyvelése nagyon fontos és egyúttal a legtöbb problémát jelentő része az adminisztrációnak. Az Ariadne rendszer erre hatékony és rugalmas megoldást nyújt. Gyorsan rögzíthetők a gazdasági események és egy gombnyomásra előállnak a szükséges jelentések. Számos további szolgáltatással is rendelkezik, amelyek megkönnyítik a munkát és a könyvelési adatok felhasználását más célokra is. A könyvelést különleges (céges) könyvelői szakismeretek nélkül is helyesen el lehet végezni. Néhány ilyen szolgáltatás:

közvetlenül lehet pénztárbizonylatot készíteni a géppel. Vegyesen lehet használni a géppel és kézzel kiállított bizonylatokat, ha szükséges.
gyors, egyszerű adatbeviteli felület. A tipikus könyvelési esetek rögzítését gyorsító eszközei vannak.
könnyen javíthatók a könyvelési hibák
tetszőleges időszakra vagy egyéb ad-hoc szempontok szerint lehet jelentéseket készíteni

A könyvelés az első használatbavételkor gyakorlatilag azonnal megkezdhető, a III.4. szakasz - Pénztárkönyvi könyvelés fejezetben leírtak szerint.

A programban egy házipénztár és egy bankszámlaszám van beállítva. A helyes pénzforgalmi jelentésekhez nincs más beállításra szükségünk mint a nyitó összegek beállítására. A zárószámadáshoz még szükségünk lesz a költségvetés beírására.

A következő években más beállításra is szükségünk lehet, amelyeket részletesen ismertetünk a III.3. szakasz - Könyvelési beállítások fejezetben.

A pénztárkönyvi könyvelés folyamatát az alábbi ábra mutatja. Jól követhető, hogy az egyes jelentések elkészítésének milyen adatbeviteli műveletek az előfeltételei, mely műveletek végezhetők párhuzamosan (azaz nem előfeltételei egymásnak), illetve, hogy a jelentések kinyomtatása után vissza lehet térni az adatbevitelhez.

Tartalom

III.1. Könyvelés elindítása lépésről lépésre

III.2. Új év indítás lépései

III.3. Könyvelési beállítások

III.3.1. Könyvelési évek

III.3.1.1. Új év indítás
III.3.1.2. Nyitó összegek generálása az előző évi könyvelés alapján
III.3.1.3. Könyvelési év váltás, nyitott év
III.3.1.4. Könyvelési év törlése

III.3.2. Bank és pénztári nyitók, előző évi maradvány

III.3.3. Könyvelési jogcímek és költségvetés

III.3.4. Bankszámlaszámok

III.3.4.1. Bankszámla letiltás

III.3.5. Házipénztár

III.4. Pénztárkönyvi könyvelés

III.4.1. A könyvelés, új pénzmozgás

III.4.2. Adatbevitel gyorsítása

III.4.3. Műveletek a könyvelt adatokkal

III.4.3.1. Módosítás
III.4.3.2. Törlés
III.4.3.3. Bizonylat lezárás
III.4.3.4. Kontírozás
III.4.3.5. Sztornó
III.4.3.6. Kötegelt újranyomtatás
III.4.3.7. Tárgyi eszköz létrehozás

III.4.4. Pénztárkönyvi könyvelés ellenőrzése

III.4.4.1. Mit ellenőrizzünk?
III.4.4.2. Pénztár egyenleg ellenőrzés

III.5. Bankszámlakivonatok

III.5.1. Könyvelés a pénztárkönyvben
III.5.2. Bankszámlakivonat import
III.5.3. Bankszámlakivonat ellenőrzés

III.6. Jelentések a pénztárkönyvből

III.6.1. Jelentések általános tudnivalók
III.6.2. Pénztárkönyv
III.6.3. Pénzkészlet jelentés
III.6.4. Naplófőkönyv (főkönyvi kivonat, pénztárkönyv jogcímek szerint)
III.6.5. Pénzmozgás táblázat
III.6.6. Zárószámadás nyomtatás
III.6.7. Egyszeres beszámoló, mérleg és eredménylevezetés
III.6.8. Következő napi összes bevételi/kiadási bizonylat lezárás és nyomtatás
III.6.9. PRÓBA Következő napi összes bevételi/kiadási bizonylat nyomtatás

III.7. Pénztárbizonylat készítés

III.7.1. Adatbevitel

III.7.2. Bizonylat nyomtatás

III.7.2.1. Egyedi bizonylat nyomtatás
III.7.2.2. Kötegelt pénztárbizonylat nyomtatás egy házipénztár esetén
III.7.2.3. Kötegelt pénztárbizonylat nyomtatás több házipénztár esetén
III.7.2.4. Kötegelt újranyomtatás
III.7.2.5. Próba nyomtatás

III.7.3. Bizonylat javítás

III.7.3.1. Módosítás
III.7.3.2. Törlés
III.7.3.3. Kontírozás
III.7.3.4. Sztornózás

III.8. Sztornózás

III.9. Jelentések

III.9.1. Negyedéves egyházmegyei jelentés

III.9.1.1. A jelentés összeállítása
III.9.1.2. A jelentés megtekintése
III.9.1.3. Egyéb műveletek a negyedéves jelentéssel
III.9.1.4. A jelentés továbbítása az egyházmegye felé

III.9.2. Zárószámadás nyomtatás

III.9.2.1. Sorok összecsukása
III.9.2.2. Előző évi maradvány

III.9.3. Egyszerűsített beszámoló

III.9.3.1. A beszámoló elkészítésének folyamata
III.9.3.2. Előző évi beszámoló adatok megadása
III.9.3.3. A beszámoló nyomtatása
III.9.3.4. A beszámoló ellenőrzése
III.9.3.5. Hogy állítja össze a program a beszámolót?

III.10. Könyvelés ellenőrzése, hiba keresés, javítás

III.10.1. Pénzkészlet ellenőrzés

III.10.1.1. Pénztár ellenőrzése
III.10.1.2. Bank ellenőrzése

III.10.2. Pénzkészlet jelentés és a zárszámadás összevetése

III.10.3. Zárszámadáson belüli hibák

III.10.2.2.1. Átmenő tételek egyenlege nem nulla
III.10.2.2.2. Van jogcím nélkül rögzített bizonylat
III.10.2.2.3. Zárszámadásban negatív összeg
III.10.2.2.4. Előző évi maradvány

III.11. Könyvelési minták

III.11.1. Egyházfenntartói járulék könyvelése
III.11.2. Villanyszámla könyvelése

III.1. Könyvelés elindítása lépésről lépésre

Bármilyen könyvelési tevékenységhez meg kell nyitni az adott könyvelési évet. Ezt a menüben a Beállítások – Könyvelési beállítások alatt a Könyvelési évek menüponttal tehetjük meg. Amikor megkapja a programot akkor az aktuális évet már elindítottuk Önnek, ezért ezt átugorhatja.

Ezután már elkezdheti a könyvelést.

A helyes jelentésekhez, illetve a zárszámadás elkészítéséhez – amelynek része a költségvetés is– még további lépésekre van szükség.

Minden évben meg kell adni a nyitó pénzösszegeket (más néven előző évi maradvány) a programban. Ezt az első évben nekünk kell megtennünk, a menüben a Beállítások – Könyvelési beállítások alatt a Bank és pénztári nyitók segítségével. A nyitó összegek megadása nem előfeltétele a könyvelés megkezdésének, bármikor később is megtehetjük. Természetesen a pénzügyi jelentések csak helyes nyitó esetén lesznek helyesek.

Főleg új könyvelési év nyitásakor (de lehet év közben is) megváltoztathatjuk a könyvelési jogcímeket, újakat vehetünk fel, illetve módosíthatjuk a régieket. Ehhez a menüben a Beállítások – Könyvelési beállítások alatt a Könyvelési jogcímek és költségvetés menüpontra kell kattintanunk. Ugyanitt írhatjuk be a költségvetést is. A költségvetés nem előfeltétele a könyvelés megkezdésének, bármikor később is megtehetjük.

Beállíthatjuk, hogy melyek azok a bankszámlaszámok, amelyeken forgalmat bonyolítunk. Újakat vehetünk fel és a nem használtakat letilthatjuk. Ez a lehetőség a menüben a Beállítások – Könyvelési beállításokon belül a Bankszámlaszámok menüpont alatt van.

Magát a könyvelést a Pénztárkönyv menüpont alatt végezzük. Itt tudjuk kinyomtatni a szükséges jelentéseket is.

III.2. Új év indítás lépései

Mivel évet évente csak egyszer kell indítani a szükséges lépések könnyen feledésbe merülhetnek. Segítségképpen felsoroljuk itt a teendőket és a részletes leírásokra mutató hivatkozásokat.

Mindenekelőtt az új évet kell létrehoznia. Ezután már könyvelhet is. A banki és pénztári nyitók szükségesek ahhoz, hogy helyesek legyenek a pénzügyi jelentések, illetve mivel ezek összege az előző évi maradvány, ezért a költségvetés összállításának is előfeltételei.

Új év létrehozás: III.3.1.1. szakasz - Új év indítás
Bank és pénztári nyitó beállítás: III.3.2. szakasz - Bank és pénztári nyitók, előző évi maradvány
Költségvetés készítés: Megjegyzés

A könyvelés megkezdéséhez nem szükséges a költségvetés beírása.

III.3.3. szakasz - Könyvelési jogcímek és költségvetés

III.3. Könyvelési beállítások

A könyvelési beállítások alatt találja azokat a funkciókat, amiket évente egyszer, tipikusan az év elején, vagy csak ritkán kell használnia. A menüben a Beállítások – Könyvelési beállítások menüponttal érheti el.

III.3.1. Könyvelési évek

III.3.1.1. Új év indítás
III.3.1.2. Nyitó összegek generálása az előző évi könyvelés alapján
III.3.1.3. Könyvelési év váltás, nyitott év
III.3.1.4. Könyvelési év törlése

III.3.2. Bank és pénztári nyitók, előző évi maradvány

III.3.3. Könyvelési jogcímek és költségvetés

III.3.4. Bankszámlaszámok

III.3.4.1. Bankszámla letiltás

III.3.5. Házipénztár

III.3.1. Könyvelési évek

A könyvelési évek ablakban

új évet indíthat,
átmásoltathatja az előző évi könyvelés záró egyenlegét a nyitott évi nyitó összegekbe
megtekintheti és módosíthatja banki és pénztári nyitó összegeket,
beállíthatja, hogy melyik évben szeretne dolgozni, illetve
törölheti a fölösleges évet, ha még nem könyvelt rá.

Hol találja?

A könyvelési éveket kezelő ablakot a menüben a Beállítások – Könyvelési beállítások, vagy a Könyvelés – Beállítások menüpontokon haladva megjelenő Könyvelési beállítások ablakban tudja elérni. Itt válassza ki a Könyvelési évek pontot.

III.3.1.1. Új év indítás
III.3.1.2. Nyitó összegek generálása az előző évi könyvelés alapján
III.3.1.3. Könyvelési év váltás, nyitott év
III.3.1.4. Könyvelési év törlése

III.3.1.1. Új év indítás

Egy év könyvelésének megkezdése előtt létre kell hozni az évet. A rendszer használatba vételekor a program már tartalmazza az aktuális évet, de további években ezt Önnek kell megcsinálnia. Az év létrehozása egyúttal átmásolja a könyveléshez szükséges jogcímeket és egyéb könyvelési beállításokat (pl. a főkönyvi számlákat ha kettős könyvelést használ).

Művelet indítása

A fejlécben lévő Új könyvelési év indítása gombra kattintsunk:

A program felkínálja a következő évet. Ezt ha szükséges, módosíthatjuk. A Generálás gombra kattintva a program elkezdi az új évet létrehozni. Ez pár másodpercig tart. A művelet befejezését üzenet jelzi. Ezután a jelre kattintva frissítsük az oldalt, ahol már látható az új költségvetési év is.

Az év indítása után az újonnan létrehozott év lesz nyitva a könyvelésre. Ha más évre szeretne könyvelni, akkor váltson a kívánt évre (a III.3.1.3. szakasz - Könyvelési év váltás, nyitott év fejezetben leírtak szerint).

Tipp

A fent leírt módon korábbi évet is létrehozhatunk, ha visszamenőlegesen szeretnénk könyvelni.

III.3.1.2. Nyitó összegek generálása az előző évi könyvelés alapján

Ez a művelet megkönnyíti a banki és házipénztári nyitó összegek felvételét. Az előző évi könyvelés szerinti záró egyenlegeket – házipénztár(ak)nak és a bankszámlakivonatoknak – felveszi mint nyitó összegeket.

Figyelem

Ezeket a nyitó összegeket csak a pénzforgalmi jelentések veszik figyelembe, a főkönyviek nem!

Művelet indítása

A könyvelési évek ablakban tudja a műveletet végrehajtani. A megnyitni kívánt év Adatsor eszköztár gombjai (a sor bal szélén) közül válassza ki az Nyitó tételek számítása az előző évből parancsot:

A művelet először törli a már felvett nyitó tételeket, ezért megerősítést kér, mielőtt végrehajtódna.

Szükség esetén lehet módosítani a kiszámolt összegeket, vagy ha javítottak az előző év könyvelésében, akkor újra végre lehet hajtani a műveletet.

III.3.1.3. Könyvelési év váltás, nyitott év

A program könyvelő, pénzügyi, számlázó moduljai egyszerre csak egy évre, az ún. nyitott évre engednek adatot felvenni vagy módosítani. A könyvelési év váltás funkció lehetővé teszi, hogy a rendszerben már létező évek közül beállítsuk melyik legyen nyitva.

A nyitott év hathat könyveléseken kívüli olyan modulokra is ahol időrendben történik az adatrögzítés és általában egy év adatait kezeljük egyszerre, mint pl. az iktatásban. Az ilyen, egyszerre egy év adatait megjelenítő modulokban a nyitott év szerinti adatok jelennek meg. Ettől a keresési feltételek átállításával eltérhetünk, és általában az adatbevitel sincs korlátozva.

Művelet indítása

A könyvelési évek ablakban tudja a műveletet végrehajtani. A megnyitni kívánt év Adatsor eszköztár gombjai (a sor bal szélén) közül válassza ki az Év megnyitása könyvelésre parancsot.

Az alábbi példán a 2015. évet fogjuk megnyitni:

A művelet „lezárja” az éppen nyitott évet és megnyitja a kiválasztottat (a példánkban 2015-öt). A műveletet értelemszerűen az éppen nyitott évre nem tudjuk végrehajtani.

Az év váltás nem jelenti az adatok végleges lezárását. A vasútállomás váltójához hasonlítható: bármikor át tudjuk állítani arra az évre, amelyikben dolgozni szeretnénk.

III.3.1.4. Könyvelési év törlése

Előfordulhat, hogy tévedésből indítottunk el egy évet. Ha még nem rögzítettünk adatot az évre (könyvelés, nyitó) akkor törölhetjük.

Művelet indítása

A könyvelési évek ablakban az év sorában lévő művelet gomb listájában találja meg az indító parancsot, ahogy az alábbi ábra mutatja:

Figyelem

Csak a nyitott évet lehet törölni és csak abban az esetben, ha nem könyveltek még az adott évre!

III.3.2. Bank és pénztári nyitók, előző évi maradvány

Itt tudja rögzíteni évente a nyitó összegeket. Megtekintheti és módosíthatja is őket. Az éves pénzforgalmi (a főkönyviek nem!) jelentések az itt megadott összegeket jelenítik meg nyitóként, illetve előző évi maradványként.

Művelet indítása

A Beállítások - Könyvelési beállítások ablakon belül található Bank és pénztári nyitók menüpontra kattintson.

Meg kell adni, hogy melyik könyvelési évet kezdjük a nyitó összeggel, az összeget, és hogy az összeg mire vonatkozik: bankszámla (lehet több is) vagy házipénztár. Ezek alapján egy évhez több nyitó összeg is tartozhat.

A nyitó összegekre szükség lesz a jelentések (pénztárkönyv, zárszámadás) készítésénél.

Lehetőség van a programmal létrehozni a nyitó tételeket az előző évi könyvelés alapján. Részletek: III.3.1.2. szakasz - Nyitó összegek generálása az előző évi könyvelés alapján

III.3.3. Könyvelési jogcímek és költségvetés

Könyvelési jogcímekkel kapcsolatos tennivalók:

Költségvetés beállítása

tervezett összeg és kötelezettséggel terhelt maradvány
Új jogcím létrehozása
Jogcím nevének módosítása
Jogcím további tulajdonságainak megváltoztatása, mint pl. címke, besorolása a jogcímrendben, beszámoló sora, számviteli politika jogcímekre vonatkozó részeinek megadása
költségvetés nyomtatás
számviteli politika mellékletének nyomtatása

Megjegyzés

A prorgramban előfordulat még a könyvelési kód kifejezés is. Azt a jogcím szinonímájának tekintse.

A könyvelési jogcímek kezelőfelületét a Beállítások – Könyvelési beállítások – Könyvelési jogcímek és költségvetés menüponttal érheti el.

A táblázatban a könyvelésre nyitott év könyvelési jogcímei jelennek meg. Ha másik évre szeretne váltani, akkor ennek módjáról a III.3.1.3. szakasz - Könyvelési év váltás, nyitott év fejezetben tájékozódhat.

Új könyvelési jogcím megadásánál be kell írni a kód nevét, számát, az összesítő jogcímet, illetve hogy lehet-e rá könyvelni.

A költségvetés előkészítéséhez nyújt segítséget, ha a tervezett összeget is beírjuk.

III.3.3.1. Ha nem jó sorrendben állnak a jogcímek...

A jogcímek sorrendje a szótári sorrendet követi, nem veszi figyelembe az arab számok helyi értékét. Tehát pl. a III.1... után a III.10... fog állni és nem a III.2.... A negyedik betűig mindhárom azonos és az ötödik betű, ami 1, az első két esetben előbb van az „abc” szerint mint a 2.

Ilyen esetben, amikor az arab számok közt van egy és többjegyű is, az egyjegyűek elé szóközt kell tenni (a kétjegyűek elé nem!) és akkor így fognak állni:

III. 1

III. 2

...

III.10

III.3.4. Bankszámlaszámok

A banki forgalom könyvelésekor kötelezően meg kell adni, hogy melyik bankszámlán történt a mozgás. A kiválasztható bankszámlákat a Bankszámlaszámok funkció segítségével tudja beállítani. Célszerű a bankszámlákat „beszédes” névvel ellátni. Pl.: Folyószámla, Pályázat, stb. Ez elég a könyveléshez.

Ha szeretnénk használni a banszkámlakivonat importálás funkciót, akkor 16 vagy 24 jegyű pontos bankszámlaszámot is meg kell adni. Egyébként ez opcionális, viszont sok bankszámla esetén segíti a számlák azonosítását.

Ha már könyveltünk egy bankszámlára, akkor azt nem lehet kitörlöni, akármilyen régen történt is. A törlés helyett le tudjuk tiltani. A letiltás segítségével elrejthetjük a bankszámlát az adatbeviteli felületről, csökkentve ezzel a hibalehetőségeket.

III.3.4.1. Bankszámla letiltás

Művelet indítás

A Beállítások menüben a Könyvelési beállítások, Bankszámlaszámok menüponttal tudja megjeleníteni a bankszámlákat kezelő ablakot. Ahol az általános ariadne kezelési metódussal tud új bankszámlákat felvenni, módosítani az adatokat.

III.3.4.1. Bankszámla letiltás

Művelet indítás

A Beállítások menüben a Könyvelési beállítások, Bankszámlaszámok menüponttal tudja megjeleníteni a bankszámlákat kezelő ablakot. Ahol a sor menüben a kérdéses bankszámlát kell módosítania.

Az Adat státusz mezőben pipálja ki a letiltásokat:

III.3.5. Házipénztár

A készpénzforgalom könyvelésekor kötelezően meg kell adni, hogy melyik pénztárban történt a mozgás. A kiválasztható pénztárakat a Házipénztár funkció segítségével tudja beállítani. Célszerű a pénztárakat „beszédes” névvel ellátni.

Ha már könyveltünk egy pénztárra, akkor azt nem lehet kitörlöni, akármilyen régen történt is. A törlés helyett le tudjuk tiltani. A letiltás segítségével elrejthetjük a pénztárt az adatbeviteli felületről, csökkentve ezzel a hibalehetőségeket.

A pénztáraknál megadhatjuk, hogy melyik pénztáros kezelheti. Ez szükséges a pénztáros funkció használatához.

Művelet indítás

A Beállítások menüben a Könyvelési beállítások, Házipénztár menüponttal tudja megjeleníteni a pénztárakat kezelő ablakot. Ahol az általános ariadne kezelési metódussal tud új házipénztárt felvenni, módosítani az adatokat.

III.4. Pénztárkönyvi könyvelés

Az egyházközség pénzmozgásai rögzíthetők, a házipénztári vagy banki be, ill. kifizetések alapján. A könyvelések tartalmazzák a bizonylatszámot, jogcímeket és a befizető adatait. A könyvelt adatokból egy gombnyomással készíthetünk jelentéseket, illetve gépi bizonylatot.

III.4.1. A könyvelés, új pénzmozgás

III.4.2. Adatbevitel gyorsítása

III.4.3. Műveletek a könyvelt adatokkal

III.4.3.1. Módosítás
III.4.3.2. Törlés
III.4.3.3. Bizonylat lezárás
III.4.3.4. Kontírozás
III.4.3.5. Sztornó
III.4.3.6. Kötegelt újranyomtatás
III.4.3.7. Tárgyi eszköz létrehozás

III.4.4. Pénztárkönyvi könyvelés ellenőrzése

III.4.4.1. Mit ellenőrizzünk?
III.4.4.2. Pénztár egyenleg ellenőrzés

A pénzmozgás táblázata jelenik meg az adatterületen.

III.4.1. A könyvelés, új pénzmozgás

A művelet indítása

Új pénzmozgás felvétele a kis plusz jelre történő kattintással történik. Ekkor megjelenik az adatbeviteli képernyő, amely négy nagyobb részre tagolódik.

Adatok

Befizette/felvette

A befizető/felvevő neve, címe, egyházközségi státusza, csoport

A befizető nevét a már meglévő névsorból be lehet választani vagy az új nevet be lehet gépelni.

Ha a begépelt név még nem létezik a listában, akkor a bizonylat mentésével bekerül a névsorba.

A cím beírásánál, ha olyan települést vagy utcát adtunk meg, ami még nem szerepel az adatbázisban, akkor azt is rögzíti a könyvelés mentésével együtt.

Ha új befizetőt/felvevőt adunk meg, akkor lehet jelölni, hogy egyházközségi tag-e.

Megjegyzés

Az itt újonnan felvett név automatikusan bekerül a partnerek (vagy ha egyházközségi tag, akkor az egyháztagok közé)

Melyik pénztárban vagy bankszámlaszámon történt a pénzmozgás

Házipénztár vagy folyószámla

Megjegyzés

A bankszámlák és pénztárak letilthatók a könyvelési beállítás részben. A letiltott bankszámlák nem jelennek meg a listában.

Bizonylat azonosítás

Befizetést vagy kifizetést, bizonylatszámot és a dátum mezőket tartalmazza.

Forgalom típusa

Jelölje be, hogy befizetést vagy kifizetést könyvel. Kötelező kitölteni.

Figyelem

Könyvelési jogcímet csak akkor tud beválasztani, ha ezt a mezőt már kitöltötte.

Pénzügyi bizonylat száma

A pénzügyi bizonylat száma mezőbe a kézzel megírt (és elvileg a kezünkben tartott) pénztárbizonylat számát, illetve bank könyvelésekor a bankszámlakivonat számát kell írni.

Tipp

Ha a könyvelés mellett a pénztárbizonylatot a programmal szeretné elkészíttetni, akkor hagyja üresen. Erről a Pénztárbizonylat készítés fejezetben olvashat részletesen.

Figyelem

A pénzmozgáshoz a pénztárbizonylat vagy bankszámlakivonaton kívül más, ún. alap bizonylat is kapcsolódhat. Ilyenek pl. az átvételi elismervény, a számla vagy a postai csekk. Ennek számát ne ide írjuk, hanem a Könyvelési rész Alap bizonylat száma rovatba.

Ha a bizonylatok könyvelése sorrendben történik (amitől el is térhet, ha úgy hozza a helyzet), akkor a pénzügyi bizonylat száma alatt található 0 és +1 gombbal lehet gyorsítani az adatrögzítést. Ezek a legutóbbi vagy az azt követő bizonylatszámmal töltik ki a mezőt. A bizonylatszámokat bankszámlánként és a pénztárbizonylat esetén irányonként külön veszi figyelembe a rendszer.

A dátum megadása

A dátum megadásánál a Naptár vagy a Jeles napok funkciót lehet segítségül hívni.

Dátumot visszamenőlegesen is meg lehet adni.

Könyvelés

Összeg

Kötelező kitölteni. Ha az összeget is megadtuk, akkor a bizonylat könyvelését már tároltathatjuk a programmal. Azaz megjelenik a hatás a pénzkészlet jelentésben és a pénztárkönyvben.

Jogcím, könyvelési kód

A jogcím mező értéke határozza meg, hogy az összeg a zárszámadás melyik sorába fog kerülni.

Tipp

Ha jogcímet bármelyik részét (tehát nem csak az elejét) elkezdi gépelni, akkor a begépelt szöveg szerint szűkített listát kínál fel a program.

Nem kötelező kitölteni, utólag is lehet pótolni.

Közlemény

A Közlemény rovatban további olyan információt adhatunk meg, ami nem derül ki más mező értékéből (pl. a jogcímet kár megismételni). A pénztárkönyvben (és bizonylat készítés esetén a bizonylaton is) megjelenik, amire nem történt semmilyen utalás a Pénzmozgás könyvelése ablakban. A Közlemények rovat „megjegyzi” a beírt szövegeket, hogy a gyakran előforduló elnevezéseket ne kelljen újra begépelni.

Alap bizonylat

Az Alapbizonylat típusa és az Alapbizonylat száma rovatokba olyan külső bizonylat adatai kerülhetnek, melyek a pénzmozgáshoz kapcsolódnak a bankszámla kivonaton és a pénztárbizonylaton kívül. Az alábbi példa egy számla esetét mutatja:

A művelet befejezése

Az adatbevitelt a szokásos módok valamelyikével (pl. a Mentés gombra kattintva) lehet befejezni (részleteket itt talál: II.3.1. szakasz - Adatbevitel lezárása).

III.4.2. Adatbevitel gyorsítása

A beírás gyorsítása

Az adatbevitel gyorsítására szolgáló billentyűk a következők:

Az Enter billentyű lenyomásával a következő adatmezőre ugrik a kurzor. A SHIFT+Enter kombináció hatására a visszafele, vagyis az előző adatmezőre ugrik.

A TAB gomb segítségével szintén előrefelé haladhatunk az adatmezőkön, de ennek a gombnak a segítségével az adatmezőkön túl, az adatbevitelt lezáró gombokra (Mentés, Mégsem stb.)) is eljutunk.

III.4.3. Műveletek a könyvelt adatokkal

Az adatbevitelt követően további műveleteket végezhetünk. Az egy könyvelési tételre vonatkozó műveleteket az adat sorának bal szélén található gombcsoporttal, míg a több adatot érintő műveleteket a táblázat fejlécének bal szélén található gombcsoporttal lehet indítani.

III.4.3.1. Módosítás
III.4.3.2. Törlés
III.4.3.3. Bizonylat lezárás
III.4.3.4. Kontírozás
III.4.3.5. Sztornó
III.4.3.6. Kötegelt újranyomtatás
III.4.3.7. Tárgyi eszköz létrehozás

A műveleteket a bizonylat sorának bal szélén található gombcsoporttal lehet indítani. A gombcsoport a fő művelet gombjából és a jobb oldalán a további műveletek gombból:

A várhatóan leggyakrabban használt műveletet a fő művelet gombra (ez általában nyomtatóikon vagy ceruza) kattintva tudja indítani. További műveletek gomb fölé húzva az egeret vagy rákattintva megjelennek azok a műveletek, amelyek az adott tétellel végezhetők. Ilyen műveletek lehetnek például:

vagy:

A lehetséges műveletek köre függ a tétel adataitól (pl. banki vagy pénztár) és a státuszától (nyomtatásra vár, nyomtatott).

III.4.3.1. Módosítás

Az adatablakban az adatok sorában megjelenő Adatok módosítása jelzi, hogy lehet-e módosítani a tételt. Ha nem jelenik meg ez a lehetőség, akkor a bizonylat már le van zárva. Ilyenkor csak sztornózással javíthatjuk a bizonylatot.

III.4.3.2. Törlés

Ha a bizonylat még nincs lezárva, akkor ki lehet törölni a Törlés paranccsal.

III.4.3.3. Bizonylat lezárás

Egy bizonylat a rögzítése után azonnal megjelenik a listákban, akkor is, ha nincs lezárva. A bizonylat a lezárás után nem módosítható, csak sztornózni lehet, ha kiderül, hogy valami nem jó. Akkor zárjunk le egy tételt, ha biztosak vagyunk benne hogy helyes a tétel. Az éves jelentésekhez nem szükséges lezárni.

Figyelem

Ha az ellenőrzések során valamelyik jelentésben hibát találunk, akkor biztos, hogy nem az az oka, hogy valamelyik tétel nincs lezárva! A lezárás csak a javítást (módosítást, törlést) teszi lehetetlenné, a jelentéseken nem változtat.

III.4.3.4. Kontírozás

Ha gépi bizonylat készítése során, a nyomtatás előtt nem lett kitöltve a jogcím (a pénztáros enélkül is be tudja venni az összeget), akkor ezt utólag a kontírozás művelettel tehetjük meg. A sor eleji gombcsoport Kontírozás parancsával tudjuk indítani a műveletet.

Megjegyzés

Ha nincs lezárva a bizonylat, akkor a jogcímet az adat módosításával tudjuk pótolni.

III.4.3.5. Sztornó

Gépi házipénztári bizonylatot nyomtatás után már nem lehet módosítani. A sztornó művelet létrehozza az eredeti könyvelés tétel mínusz egyszeresét. Ezzel, ha nem is nyom nélkül, de „hatástalanítani” lehet a rontott bizonylatot. A műveletet Sztornó paranccsal tudjuk indítani. A Kelt mezőben kell megadni a sztornózás időpontját. A sztornózás megőrzi az elrontott bizonylatot is. Nem nyomtalanul javít.

III.4.3.6. Kötegelt újranyomtatás

Egy (vagy több) lapra újra kinyomtatja az adott bizonylat dátumának és forgalom típusának (bevételi vagy kiadási) megfelelő bizonylatokat.

III.4.3.7. Tárgyi eszköz létrehozás

Ha olyan beszerzés kiadását könyveltük, amely a leltárt is érinti, akkor a könyvelési adatokból létrehozhatjuk a leltári bejegyzést. Ez megkönnyíti a leltár naprakészen tartását.

III.4.4. Pénztárkönyvi könyvelés ellenőrzése

Amikor kész vagyunk egy időszak könyvelésével célszerű néhány ellenőrzést elvégezni. Az időszak tetszőleges lehet, akár egy nap, hónap vagy a teljes év. Minél kisebb egységekben ellenőrizzük magunkat, annál könnyebb a hibát megtalálni és kijavítani, illetve az év végi zárás is gyorsabban fog összeállni.

Figyelem

Ha a könyvelés részeként nyomtatjuk a pénztárbizonylatokat, akkor azok nyomtatása előtt győződjünk meg a pénztári könyvelés helyességéről (pl. nem ment mínuszba a pénztár).

III.4.4.1. Mit ellenőrizzünk?
III.4.4.2. Pénztár egyenleg ellenőrzés

III.4.4.1. Mit ellenőrizzünk?

pénztár egyenleg nem megy-e mínuszba
bankszámlakivonattal egyezik-e a könyvelés
minden tételnél ki van-e töltve a könyvelési jogcím
a zárszámadásban a Technikai, átfutó tételek táblázat végén 0 az egyenleg

III.4.4.2. Pénztár egyenleg ellenőrzés

Legegyszerűbb módja kinyomtatni (elég a képernyőre) a pénztárkönyvet, és a pénztár egyenleg oszlopot végignézni. A program újabb verziója már piros színnel jelzi a képernyőn a negatív előjelű egyenlegeket:

Fontos

Mivel a pénztárkönyv pénztár oszlopa minden házipénztárt tartalmaz, ezért ha több pénztárunk is van, akkor az ellenőrzést pénztáranként kell elvégezni.

Ennek módja, hogy a pénztárkönyv jelentés lekérése előtt szűrje le a pénztárkönyv táblázatot a kívánt pénztárra.

III.5. Bankszámlakivonatok

Az Ariadne program előnye, hogy egy helyen, azonos felületen, a Pénztárkönyv menüben lehet rögzíteni a pénztárbizonylatokat és bankbizonylatokat. A bankbizonylatok rögzítésekor ugyanaz az adatbeviteli ablak nyílik meg, mint a pénztárbizonylatoknál és a könyvelés menete megegyzik a III.4. szakasz - Pénztárkönyvi könyvelés leírtakkal.

A bankszámlakivonatoknál további lehetőség, hogy bizonylatonként ellenőrizni lehet az adatrögzítést, valamint importálni lehet az adatokat, amennyiben a számlavezető bankja elektronikusan feldolgozható formában biztosítja a számlatörténetet vagy a bankszámlakivonatot.

III.5.1. Könyvelés a pénztárkönyvben
III.5.2. Bankszámlakivonat import
III.5.3. Bankszámlakivonat ellenőrzés

III.5.1. Könyvelés a pénztárkönyvben

A bankszámlakivonatokat a Könyvelés - Pénztárkönyv menüben könyveljük.

Előfeltételek

Megelőzőleg fel kell venni a bankszámlaszámokat (részletek: III.3.4. szakasz - Bankszámlaszámok).

A művelet végrehajtása

Bankbizonylatok rögzítése a pénztárbizonylatok rögzítésétől csak abban tér el, hogy a Bankszámlák közül választunk egyet és a Pénzügyi bizonylat száma mezőbe a bankszámlakivonat számát írjuk.

Figyelem

Minden tételnél ugyanazt a bankszámlakivonat számot adjuk meg a pénzügyi bizonylat számánál. Ne sorszámozzuk a tételeket a bizonylaton belül, különben nem tudjuk használni a bankszámlakivonat ellenőrzés funkciót.

III.5.2. Bankszámlakivonat import

Előfeltételek

Nyitott év: az az év legyen nyitva, amelyben a bankszámlakivonat készült.
Bankszámla: a bankszámlaszám helyesen legyen beállítva a bankszámla adatai között. A beállítást a III.3.4. szakasz - Bankszámlaszámok fejezetben írtuk le.

Művelet indítás

A Könyvelés menüben a Bankszámla kivonat import menüpontot válassza ki
A Fájl csatolás gombra kattintson a megjelenő párbeszéd ablakban, és
válassza ki letöltött fájlt a számítógépéről.

Ha ez megtörtént, akkor a gomb alatt a Feltöltés sikerült üzenet jelenik meg. Ekkor még nem történt meg a fájl feldolgozása.
A párbeszédablak alján (és tetején is) található Feldolgozás indul gombra kattintva történik fájl adatainak importálása.

A sikerest importálást üzenet jelzi.

Az import működése

III.5.3. Bankszámlakivonat ellenőrzés

III.6. Jelentések a pénztárkönyvből

A program számos jelentést tud készíteni a könyvelt adatokból. A legfontosabbak természetesen a zárszámadáshoz kapcsolódó év végi jelentések. Ezeket és a többi jelentést is az év folyamán bármikor lekérheti.

Fontos

A jelentések lekérése nem változtat semmit a könyvelt adatokon, azokat vagy az évet nem zárja le.

A jelentéseket lekérhetjük időszakra vagy más adatra szűkítetten. Ez lehetőséget ad eseti/időszaki kimutatások készítésére, illetve segíthetnek a könyvelési hibák megtalálásában. A szűréseket a Pénztárkönyv menü Részletes keresési beállítások paneljén állíthatjuk be. Az időszakra szűrés részletes leírása a Dátumra szűrés fejezetben van. A program a szűrésben beállított feltételek alapján készíti a jelentéseket.

III.6.1. Jelentések általános tudnivalók
III.6.2. Pénztárkönyv
III.6.3. Pénzkészlet jelentés
III.6.4. Naplófőkönyv (főkönyvi kivonat, pénztárkönyv jogcímek szerint)
III.6.5. Pénzmozgás táblázat
III.6.6. Zárószámadás nyomtatás
III.6.7. Egyszeres beszámoló, mérleg és eredménylevezetés
III.6.8. Következő napi összes bevételi/kiadási bizonylat lezárás és nyomtatás
III.6.9. PRÓBA Következő napi összes bevételi/kiadási bizonylat nyomtatás

III.6.1. Jelentések általános tudnivalók

A jelentéseket a táblázat fejlécén található gombcsoporttal tudjuk lekérni.

Napi munkák gyors ellenőrzésére (egyezik-e a pénztár/bank) a pénzkészlet jelentést érdemes megnézni. Ha részletesebben, a rögzített tételeket is szeretnénk látni, akkor a pénztárkönyvet nyomtassuk ki. A zárszámadás tételeit részletesen a naplófőkönyvben láthatjuk, ez jogcímenként listázza, összesíti az adatokat. A pénzmozgás táblázat tartalmazza legrészletesebben a bizonylatokat.

III.6.2. Pénztárkönyv

Ez a táblázat gombcsoportjának fő művelete, ezt a listát gyakran használjuk, ezért ezt a jelentést külön kiemeltük. A táblázat fejlécében található nyomtató gombra kattintva indíthatjuk.

Másik módja a jelentés indításának, ha a nyomtató ikon melletti nyílra kattintva a megjelenő listából kiválasztjuk a Pénztárkönyv parancsot.

A program részletes pénztárkönyvet készít amely, tartalmazza a befizető (vagy a felvevő) adatait, a jogcímet, a bizonylatszámot, ill. azt, hogy a pénzmozgás a bankon vagy házipénztáron keresztül történt, és hogy ki- vagy befizetés volt. Az egyes pénzmozgások összegzése a lista alján látható külön–külön a bank és a házipénztár kimenő és bejövő forgalmára, ill. ezek összegzése.

III.6.3. Pénzkészlet jelentés

Pénzkészlet jelentést készít, egy adott időszakra (év, hónap-tól -ig időszak). A jelentés tartalmazza a házipénztár(ak) és a bank(ok) nyitóegyenlegeit, a ki- és bejövő pénzmozgásokat, és a záró egyenlegeket. A nyitó egyenlegben az éves nyitó egyenleg és az adott időszak előtti forgalom egyenlegének összege szerepel.

Tipp

A pénzkészlet jelentés összeállításakor a rendszer nem foglalkozik a kontírozással (könyvelési jogcímek, főkönyvi számlák), így ezzel a jelentéssel célszerű kezdeni a könyvelés ellenőrzését.

III.6.4. Naplófőkönyv (főkönyvi kivonat, pénztárkönyv jogcímek szerint)

Részletes jelentést készít jogcímekre lebontva, amely jogcímenként tartalmazza a partner adatait, a bizonylatszámot, hogy bankon vagy házipénztáron keresztül történt a pénzmozgás, ill. hogy be- vagy kifizetés történt.

Ha nem akarjuk valamelyik jogcímet részletesen látni, kattintsunk a jogcímre és ekkor csak az összesítő sor jelenik meg. Ha újra szeretnénk látni a részleteket, akkor kattintsunk újra a jogcímre.

Ha mindegyik jogcímet összecsukjuk, akkor jogcímenként összegzi, részletek kiírása nélkül a pénzmozgásokat.

III.6.5. Pénzmozgás táblázat

Ez a jelentés tartalmazza a szűrési feltételnek megfelelő tételek adatait táblázatkezelőben könnyen feldolgozható formában.

III.6.6. Zárószámadás nyomtatás

A Zárószámadás műveletre kattintva elkészítjük a zárszámadást, amit ki is nyomtathatunk.

A zárószámadásról a III.9.2. szakasz - Zárószámadás nyomtatás fejezetben talál további tudnivalókat.

III.6.7. Egyszeres beszámoló, mérleg és eredménylevezetés

Az Egyszeres beszámoló, mérleg és eredménylevezetés műveletre kattintva egyszeres mérleget, eredménykimutatást készíthetünk, illetve nyomtathatunk.

A beszámolóról az III.9.3. szakasz - Egyszerűsített beszámoló fejezetben talál további tudnivalókat.

III.6.8. Következő napi összes bevételi/kiadási bizonylat lezárás és nyomtatás

Figyelem

Ez a művelet nem jelentést nyomtat, hanem pénztárbizonylatot készít, tehát adatváltoztatással jár.

Részleteket a Kötegelt pénztárbizonylat nyomtatás fejezetben talál.

III.6.9. PRÓBA Következő napi összes bevételi/kiadási bizonylat nyomtatás

A bizonylatok lezárása nélkül listázhatjuk a tételeket, ezután még lehet módosítani, nem ad bizonylatszámot. Részletes leírás a III.7.2.5. szakasz - Próba nyomtatás fejezetben van.

III.7. Pénztárbizonylat készítés

Az Ariadne rendszer a hagyományos módon kézzel megírt pénztárbizonylatok könyvelése mellett a pénztárbizonylat elkészítésére is alkalmas. Ennek nyilvánvaló előnye, hogy megtakarítjuk a kézi bizonylatírás munkáját és a nyomtatvány költségeket, valamint biztosak lehetünk benne, hogy a bizonylat és a könyvelés egyezni fog.

Megjegyzés

Fontos tudnivaló, hogy a programmal készített bizonylatok és a kézi bizonylatok használata vegyesen is történhet. A programmal bizonylatolás nem jelenti, hogy kizárólag ilyen bizonylatokat használhatunk ezután.

III.7.1. Adatbevitel

III.7.2. Bizonylat nyomtatás

III.7.2.1. Egyedi bizonylat nyomtatás
III.7.2.2. Kötegelt pénztárbizonylat nyomtatás egy házipénztár esetén
III.7.2.3. Kötegelt pénztárbizonylat nyomtatás több házipénztár esetén
III.7.2.4. Kötegelt újranyomtatás
III.7.2.5. Próba nyomtatás

III.7.3. Bizonylat javítás

III.7.3.1. Módosítás
III.7.3.2. Törlés
III.7.3.3. Kontírozás
III.7.3.4. Sztornózás

III.7.1. Adatbevitel

A programmal készített pénztárbizonylat rögzítése ugyanúgy történik, mint a normál pénztári könyvelés, azzal az eltéréssel, hogy a Pénzügy bizonylat száma mezőt hagyjuk üresen. A bizonylatszámot majd a program fogja a nyomtatáskor létrehozni ismétlődés és kihagyás mentesen. Egy mentésre kész bizonylat adatbevitel képe látható az alábbi ábrán:

Az adatbevitel a dátum szerint (Kelt mező) tetszőleges sorrendben történhet, ami hasznos, ha nem rendeztük előre időrendbe az alapbizonylatokat. A pénztárkönyvben már időrendben fognak megjelenni a tételek.

Megjegyzés

A pénztárkönyvben (és egyéb pénzügyi jelentésekben) akkor is megjelennek a bizonylatok, ha még nincsenek kinyomtatva, csak bizonylatszám nélkül.

III.7.2. Bizonylat nyomtatás

A programmal készített bizonylatokat ki lehet nyomtatni egyesével vagy naponta is. A nyomtatás csak időrendben történhet külön a bevételi és külön a kiadási bizonylatokra. Tehát „előre szaladhatunk” az egyik bizonylattípussal, viszont azonos bizonylattípuson belül nem ugorhatunk át időszakot. A bizonylatokat tudjuk egyesével és az azonos napon készülteket kompakt formában egyszerre is nyomtatni. Az egyszerre (kötegelten) nyomtatott bizonylatoknál külön tárgyaljuk ha csak egy házipénztár van, vagy több házipénztárban is könyvelünk.

Figyelem

A kinyomtatott bizonylatot már nem lehet módosítani! Csak a hiányzó könyvelési jogcím pótolható.

III.7.2.1. Egyedi bizonylat nyomtatás
III.7.2.2. Kötegelt pénztárbizonylat nyomtatás egy házipénztár esetén
III.7.2.3. Kötegelt pénztárbizonylat nyomtatás több házipénztár esetén
III.7.2.4. Kötegelt újranyomtatás
III.7.2.5. Próba nyomtatás

III.7.2.1. Egyedi bizonylat nyomtatás

A fenti szabályok figyelembe vételével egy bizonylat nyomtatása a sora elején található nyomtató ikonnal történik:

A nyomtatás végrehajtása előtt megerősítést kér a program. Ekkor még meggondolhatjuk magunkat és leállíthatjuk a nyomtatást.

A nyomtatás kitölti a bizonylatszámot, elkészíti a bizonylatot pdf formában és a böngésző új lapján megjeleníti. Az itt található nyomtató ikonra kattintva lehet ténylegesen papírra juttatni a bizonylatot.

Figyelem

Ebben a fázisban már nem gondolhatjuk meg magunkat, abban az értelemben, hogy a bizonylatot már kinyomtatottnak tekinti a rendszer ha megjelent a pdf állomány, tekintet nélkül arra, hogy még nem küldtük ténylegesen nyomtatóra. Kitöltötte a bizonylatszámát és már nem lehet eredetit nyomtatni.

III.7.2.2. Kötegelt pénztárbizonylat nyomtatás egy házipénztár esetén

Munkát, nyomtatófestéket és papírt takaríthatunk meg, ha nem kell a pénztárbizonylatról a másolatot kiadnunk a partnerünknek. Ugyanis lehetőségünk van egy kattintással és egy lapra nyomtatni az azonos napon készült pénztárbizonylatokat. Ilyen esetek tipikusan a költség számla alapján kiállított kiadási bizonylatok (nem fogjuk a benzinkutashoz visszavinni, hogy írja alá, hiszen adott számlát), illetve az olyan bevételek, ahol a befizető már kapott valamilyen átvételi elismervényt és annak alapján bizonylatolunk és könyvelünk. Több házipénztár esetén a nyomtatásnál jobban kell figyelnünk, mert egyszerre csak egy házipénztár bizonylatait nyomtatja a program. Részletes leírás a Kötegelt pénztárbizonylat nyomtatás több pénztár esetén fejezetben van. A művelet indítása minden esetben ugyanúgy történik.

A művelet indítása

A táblázat fejlécében található listás műveletek ikon további lehetőségeivel történik a Következő napi kiadási/bevételi pénztárbizonylat lezárás és nyomtatás paranccsal az alábbi ábra szerint:

Működése

A program automatikusan megkeresi a kiválasztott pénztárbizonylat típusa (bevételi vagy kiadási) szerinti még nem nyomtatott (nincs még bizonylat száma) pénztárbizonylatok közül a legkorábbiakat (kelt mező szerint). Erre utal a művelet nevében a következő szó. Kitölti a bizonylatszámukat és kinyomtatja egy listás, kompakt formátumban.

Megjegyzés

Egyszerre csak egy napra nyomtat és minden aznapi nem nyomtatott bizonylatot kinyomtatja. Nincs lehetőség válogatni a nyomtatásra kerülő bizonylatok között. Erre utal a művelet nevében a napi szó

A nyomtatás képe az alábbihoz hasonló lesz:

III.7.2.3. Kötegelt pénztárbizonylat nyomtatás több házipénztár esetén

Munkát, nyomtatófestéket és papírt takaríthatunk meg, ha a nem kell a pénztárbizonylatról a másolatot kiadnunk a partnerünknek. Ugyanis lehetőségünk van egy kattintással és egy lapra nyomtatni az azonos napon készült pénztárbizonylatokat. Ilyen esetek tipikusan a költség számla alapján kiállított kiadási bizonylatok (nem fogjuk a benzinkutashoz visszavinni, hogy írja alá, hiszen adott számlát), illetve az olyan bevételek, ahol a befizető már kapott valamilyen átvételi elismervényt és annak alapján bizonylatolunk és könyvelünk. Több házipénztár esetén a nyomtatásnál jobban kell figyelnünk, mert egyszerre csak egy házipénztár bizonylatait nyomtatja a program. A szűrésben választhatjuk ki, hogy melyik házipénztár bizonylatait szeretnénk nyomtatni, ha nem választottunk pénztárat, akkor a legkorábbiakat (kelt mező szerint) nyomtatja ki, függetlenül a házipénztáraktól. A művelet indítása minden esetben ugyanúgy történik.

A művelet indítása

Külön lehet a bevételi és kiadási pénztárbizonylatokat nyomtatni. A két bizonylat típussal egymástól függetlenül lehet haladni. Tehát, pl. a bevételi kinyomtatható egész hónapra, anélkül hogy a kiadásiakból nyomtattunk volna. Több pénztár esetén külön-külön lehet haladni a pénztárakkal is. Tehát pl. az egyik pénztárban még vannak januári ki nem nyomtatott bizonylatok, de a másik pénztárban már februári bizonylatokat szeretnénk nyomtatni.

Működése

Ha több pénztárban könyvelünk, akkor a nyomtatásnál kiválaszthatunk egy bizonyos házipénztárat a szűrésben, és akkor csak ennek a házipénztárnak a bizonylatai közül keresi meg a program a legkorábbi nem nyomtatott (nincs még bizonylat száma) bevételi vagy kiadási bizonylatot (attól függően, hogy bevételi vagy kiadási bizonylatot választottunk a parancsok közül). Ha a szűrésben nem választottunk házipénztárat, akkor a még nem nyomtatott (nincs még bizonylat száma) pénztárbizonylatok közül a legkorábbiakat (kelt mező szerint) nyomtatja. Ebben az esetben, ha a program a legkorábbi dátumra két vagy több különböző házipénztárat is talál, akkor figyelmeztetést küld, hogy le kell szűrni egy házipénztárra.

Az előzőekben leírt módokon megtalált bizonylatoknak kitölti a bizonylatszámukat és kinyomtatja egy listás, kompakt formátumban.

Megjegyzés

Egyszerre csak egy napra és egy házipénztárban nyomtat és minden aznapi nem nyomtatott bizonylatot kinyomtatja. Nincs lehetőség válogatni a nyomtatásra kerülő bizonylatok között. Erre utal a művelet nevében a napi szó

Nézzük egy-egy példával hogyan működik:

Szűrésben kiválasztunk egy bizonyos pénztárat:

Több házipénztár esetén célszerű a szűrésben kiválasztani azt a pénztárat, amivel éppen dolgozunk, így nem zárjuk le véletlenül a másik, még be nem fejezett pénztár bizonylatait. A szűrésben kiválasztott házipénztárnak a bizonylatai közül keresi meg a program a legkorábbi nem nyomtatott bevételi vagy kiadási bizonylatot (attól függően, hogy bevételi vagy kiadási bizonylatot választottunk a parancsok közül).

Például, a legkorábbi ki nem nyomtatott bizonylataink 2016.10. haviak:

Szeretnénk a Házipénztár2-ben rögzített következő napi kiadási bizonylatokat nyomtatni, akkor a szűrésben válasszuk ki a Házipénztár2-t:

Ekkor a 2016.10.02 dátumú (kelt mező) bizonylatokat fogja a program kinyomtatni (attól függetlenül, hogy van korábbi dátumú, 2016.10.01-i Házipénztár1-ben rögzített bizonylatunk is).

Szűrésben nem választunk ki egy bizonyos pénztárat:

A program a még nem nyomtatott pénztárbizonylatok közül a legkorábbiakat keresi meg, függetlenül attól, hogy melyik házipénztárban rögzítettük, de csak egy házipénztár bizonylatait tudja nyomtatni, ezért ha:

A legkorábbi időpontra csak egy házipénztár bizonylatai vannak:

A program kinyomtatja a megtalált legkorábbi, nem nyomtatott bizonylatokat.

Előző példánknál maradva, ha nem választunk a házipénztárak közül, akkor dátum szerint a legkorábbit, azaz 2016.10.01.-i Házipénztár1-ben rögzített 2 db bizonylatunkat fogja a program nyomtatni:

Megjegyzés

A legkorábbi időpontra csak a Házipénztár1-ben rögzítettünk

A nyomtatás képe:

A legkorábbi időpontra több házipénztár bizonylatai vannak:

Ennél a példánknál 2016.10.08-án mindkét pénztárunkban (Házipénztár1 és Házipénztár2) vannak bizonylatok:

Mivel nem választottunk a szűrésben pénztárat, a program figyelmeztetést küld, hogy le kell szűrni egy házipénztárra:

III.7.2.4. Kötegelt újranyomtatás

Egy (vagy több) lapra újra kinyomtatja az adott bizonylat dátumának, forgalom típusának és házipénztárának megfelelő (bevételi/kiadási) bizonylatokat.

III.7.2.5. Próba nyomtatás

Mind az egyedi, mind a kötegelt nyomtatásnál lehetőségünk van próbanyomtatásra, akár többször is. Ennek eredménye néhány kivétellel azonos az igazi nyomtatással:

nem tölti ki a bizonylatszámot
a bizonylat megnevezésébe beleírja a „minta - nem könyvelési bizonylat” szöveget
lehet eredetit nyomtatni ezután és
lehet a bizonylatot módosítani.

A nyomtatás eredménye az alábbi ábrához hasonló lesz:

Egyedi próbanyomtatás indítása

a nyomtatandó tétel sor elején álló művelet ikon további lehetőségei között található:

Kötegelt próbanyomtatás indítása

a táblázat fejlécében található nyomtató ikon további lehetőségeivel történik. A kötegelt próbanyomtatásnál is megkülönböztetjük, hogy csak egy házipénztárunk van, vagy többet kezelünk.

Egy pénztár esetén működését lásd a Kötegelt pénztárbizonylat nyomtatás fejezetben.

Több pénztár esetén a Kötegelt pénztárbizonylat nyomtatás több pénztár esetén fejezetben van leírás.

III.7.3. Bizonylat javítás

A programmal készített, még ki nem nyomtatott bizonylatok minden adatát módosíthatjuk vagy törölhetjük az egész bizonylatot. A kinyomtatott bizonylatnak csak a hiányzó jogcímét pótolhatjuk (kontírozás), ha egyéb adatát kell javítanunk, akkor sztornózni kell.

III.7.3.1. Módosítás
III.7.3.2. Törlés
III.7.3.3. Kontírozás
III.7.3.4. Sztornózás

A javítási lehetőségeket a bizonylat sorában levő kis ikon jelzi, ami lehet nyomtatóikon vagy ceruza. Az ikonra kattintva azok a műveletek jelennek meg, amelyek az adott tétellel végezhetők.

Például:

III.7.3.1. Módosítás

A módosítandó bizonylat sorában állva az Adatok módosítása parancsra kattintva felugrik az ismert adatbeviteli ablak a bizonylat értékeivel kitöltve. Itt bármelyik adatot módosíthatjuk. A Mentés gombra kattintva menthetjük el adatainkat. Módosítás után a jelentéseket újra le kell kérni, automatikusan nem változnak.

III.7.3.2. Törlés

Az adatbevitel alatti, még ki nem nyomtatott bizonylatokat törölhetjük, ezeknek még nincs bizonylatszáma. A törlést a bizonylat sorában állva a Törlés paranccsal végezhetjük.

III.7.3.3. Kontírozás

Ha beíráskor nem lett kitöltve a jogcím, és ezt utólag szeretnénk megtenni, akkor a Kontírozás paranccsal tudjuk megtenni. Ezt nyomtatás/lezárás után is lehet.

III.7.3.4. Sztornózás

A már lezárt, kinyomtatott bizonylatokat csak sztornózással javíthatjuk, kivéve a hiányzó jogcím pótlása, amit kontírozással. A sztornózást egy gombnyomással elvégezhetjük, a sor elején lévő Sztornó parancsra kattintással. A Kelt mezőben kell megadni a sztornózás időpontját. A sztornózás megőrzi az elrontott bizonylatot is. Nem nyomtalanul javít.

III.8. Sztornózás

Abban az esetben, ha bizonylatunkat már nem tudjuk módosítani vagy törölni, akkor sztornózni lehet, a következőképpen:

Új pénzmozgásként vegyünk fel egy új bizonylatot ugyanazokkal az adatokkal, fontos, hogy:

ha a rontott példányon házipénztár volt, akkor az újon is az legyen, ha bank volt akkor itt is bank,

ha befizetés volt akkor itt is befizetés legyen, ha kifizetés volt, akkor kifizetés legyen,

és a jogcím is ugyanaz legyen

pénzösszeg is ugyanaz, csak negatív legyen pl. ha a rontott bizonylaton 4000 Ft szerepel, akkor az új bizonylatunk -4000 Ft-ról szóljon.

természetesen a bizonylatszám is új

A rontott bizonylat és az új bizonylat (új bizonylatszámmal), a mellékleten látszik, hogy csak a pénzösszeg előjelét változtattuk mínuszra.

Megjegyzés

Gépi pénztárbizonylat sztornózását egy gombnyomással elvégezhetjük, ha a sor elején lévő Sztornó parancsra kattintunk. Bővebb leírás a Pénztárbizonylat sztornózása fejezetben.

III.9. Jelentések

III.9.1. Negyedéves egyházmegyei jelentés

III.9.1.1. A jelentés összeállítása
III.9.1.2. A jelentés megtekintése
III.9.1.3. Egyéb műveletek a negyedéves jelentéssel
III.9.1.4. A jelentés továbbítása az egyházmegye felé

III.9.2. Zárószámadás nyomtatás

III.9.2.1. Sorok összecsukása
III.9.2.2. Előző évi maradvány

III.9.3. Egyszerűsített beszámoló

III.9.3.1. A beszámoló elkészítésének folyamata
III.9.3.2. Előző évi beszámoló adatok megadása
III.9.3.3. A beszámoló nyomtatása
III.9.3.4. A beszámoló ellenőrzése
III.9.3.5. Hogy állítja össze a program a beszámolót?

III.9.1. Negyedéves egyházmegyei jelentés

A negyedéves egyházmegyei jelentés a Budapest-Északi Egyházmegye gyakorlatának megfelelően tartalmazza a zárószámadás adott negyedév vége szerinti állapotát, a teher- és vagyontételeket, valamint az ezek alapján kiszámított összesítő táblázatokat.

A jelentés zárószámadás részét a könyvelési adatokból készíti a program, ezért előfeltétel az időszak végéig befejezett pénztár- és bankforgalom könyvelése.

Megjegyzés

A könyveléssel nem kell megállni az időszak végén, nyugodtan lehet folytatni. A program a jelentés összeállításakor csak az időszak végéig terjedő tételeket veszi figyelembe.

A jelentés elkészülte után az gombnyomásra továbbítható az egyházmegye felé, a kanonika vizitációs jelentésnél megismert módon.

III.9.1.1. A jelentés összeállítása
III.9.1.2. A jelentés megtekintése
III.9.1.3. Egyéb műveletek a negyedéves jelentéssel
III.9.1.4. A jelentés továbbítása az egyházmegye felé

III.9.1.1. A jelentés összeállítása

A művelet indítása

A jelentéssel kapcsolatos minden művelet a Negyedéves jelentés menüponton keresztül érhető el. Ezt a Könyvelés és a Jelentések menü alatt is megtalálja:

A megjelenő táblázat mutatja a már elkészített jelentéseket:

A lezárva státusz azt jelenti, hogy a jelentést már elküldtük az egyházmegyének. Nem lehet módosítani.

Az összeállítás alatt státuszban lévő jelentést még tudjuk módosítani vagy törölni.

Mindkét esetben megtekinthetjük és nyomtathatjuk a jelentést.

Új jelentés készítése

Új jelentést a szokásos módon az Új negyedéves jelentés gombbal tud létrehozni. Az üres adatbeviteli ablakot mutatja a következő ábra:

Az adatbeviteli ablakban

ellenőrizze az időszak vége dátumot

a program az előző hónap utolsó napjával tölti ki, de átírhatja. A zárószámadás kiszámításakor eddig a napig veszi a program figyelembe a könyvelést.

töltse ki az előző évi vagyon mezőt

ide az előző évi zárószámadás III. Összehasonlítás részében szereplő Az egyházközség tiszta vagyona értéket írja.

töltse fel a zárószámadást

Figyelem

Ez a lépés kötelező! Enélkül nem lehet menteni a jelentést.

az Adat feltöltés a zárószámadásból gombra kattintva a program kiszámolja a zárószámadást. A január 1. és az időszak vége mezőben megadott dátumok által meghatározott időszakra könyvelt tételeket veszi figyelembe.

töltse ki a Vagyontételek és Teherételek táblázatok adatait

csak oda szükséges írnia, ahol nem 0 az érték. A 0-t nem kell beírni.

mentse a bevitt adatokat

a szokásos módon, az űrlap alján vagy tetején található Mentés gombra kattintva. Ezzel tárolásra kerülnek az adatok és visszatér a jelentések táblázatához, amiben megjelenik az új jelentés is.

III.9.1.2. A jelentés megtekintése

A mentett jelentések adatait meg tudja tekinteni.

A művelet indítása

A jelentéssel kapcsolatos minden művelet a Negyedéves jelentés menüponton keresztül érhető el. Ezt a Könyvelés és a Jelentések menü alatt is megtalálja.

A jelentést megtekintheti, ha a jelentés sorában, az első oszloptól balra található, a részleteket megjelenítő gombra kattint:

Ugyanerre a gombra kattintva tudja eltüntetni a részleteket.

III.9.1.3. Egyéb műveletek a negyedéves jelentéssel

A mentett jelentéseket lehet módosítani, nyomtatni, illetve törölni.

A művelet indítása

A jelentéssel kapcsolatos minden művelet a Negyedéves jelentés menüponton keresztül érhető el. Ezt a Könyvelés és a Jelentések menü alatt is megtalálja.

A továbbiakban következő műveleteket a sor elején található gombcsoporttal tudja indítani:

A jelentés törlése

Az összeállítás alatt lévő jelentést törölheti. A művelet indításához húzza az egeret a sor elején található gombkészlet jobb szélére, ahol megjelenik a törlés gomb.

A jelentés módosítása

Módosíthatja a jelentést amennyiben változás történt a jelentés adataiban, akár a vagyon és tehertételek részben akár a könyvelésben, amely hatással van a zárószámadásra, mindaddig amíg összeállatás alatt státuszban van. A műveletet a sor elején található módosítás gombra kattintva tudja elindítani. Megjelenik az adatbeviteli ablak, ahol átírhatja a vagyon és tehertételek részt. Ha a zárószámadás változott, akkor azt ismét be kell tölteni az Adat feltöltés a zárószámadásból gombra kattintva.

Nyomtatás

A jelentést bármikor kinyomtathatja (elküldés előtt és utána is). A jelentést a sor elején található gombcsoportban található Nyomtatás paranccsal tudja kinyomtatni.

III.9.1.4. A jelentés továbbítása az egyházmegye felé

A jelentést a sor elején található gombcsoportban található Lezárás és küldés paranccsal tudja elküldeni az egyházmegyének.

Ennek hatására a jelentés megjelenik az egyházmegyei Ariadne Negyedéves jelentések listájában és a státusza lezárt lesz. Nem lehet már módosítani és törölni.

III.9.2. Zárószámadás nyomtatás

III.9.2.1. Sorok összecsukása
III.9.2.2. Előző évi maradvány

A művelet indítása

A zárszámadást a pénztárkönyvből lehet kinyomtatni. A pénztárkönyvi jelentések indításrától a III.6.1. szakasz - Jelentések általános tudnivalók fejezetben talál részleteket.

Tipp

A zárószámadás nyomtatás figyelembe veszi a pénztárkönyvben beállított időszakra vonatkozó feltételt, azaz az adott év január 1. és a feltételben beállított időszak vége közötti időszak adatai alapján készül el.

A jelentés a böngésző külön lapján jelenik meg.

III.9.2.1. Sorok összecsukása

A zárszámadás alábontott tételeit elrejthetjük, ha csak az összesen sorokra vagyunk kíváncsiak. A jogcím előtti fehér háromszögre kattintva össze lehet csukni a jogcímet. Ha például a XVII.1 Adományok és segélyek jogcím részjogcímeit nem akarjuk listázni, akkor kattintsunk a háromszögre:

Ezután az alábbiakban módosul a lista képe, csak a XVII.1 Adományok és segélyek jogcím összesen sor lesz:

Ha újra látni szeretnénk a részleteket, akkor kattintsunk a jogcím előtti fekete háromszögre, és újra megjelennek a részjogcímek.

Be lehet csukni a fő jogcímeket is, például, ha csak a XVII. Egyéb kiadások összegét szeretnénk látni, akkor a fehér háromszögre kattintva az alábbi listát kapjuk:

III.9.2.2. Előző évi maradvány

Az előző évi maradványt kétféleképpen jeleníthetjük meg a zárszámadásban:

Az előző évi maradványt a IV.-be összesítse (fekete zárszámadás): ekkor a IV-es jogcímek végére hozzáírja a program a maradványt (nyitó összeg) és hozzáadja a IV-es főösszeghez.

A zárszámadás összehasonlítás részében az adott év saját bevételéhez adja hozzá az előző évi maradványt.
Az előző évi maradványt mutassa külön (kék zárszámadás): ekkor az előző évi maradványt csak a vagyon változás rész nyitó pénzkészletéhez írja. Az összehasonlítás rész saját bevételében az adott év bevétele van, nyitó összeg nélkül.

A kétféle zárszámadás között váltani Az előző évi maradványt mutassa külön / Az előző évi maradványt a IV.-be összesítse gomb megnyomásával lehet.

III.9.3. Egyszerűsített beszámoló

A zárszámadáshoz szükséges szokásos könyvelés egyúttal az egyszerűsített beszámoló legtöbb adatát is előállítja. A beszámoló elkészítéséhez némi további munkára lehet szükség. Ezt és a jelentés nyomtatását mutatja be ez a fejezet.

III.9.3.1. A beszámoló elkészítésének folyamata
III.9.3.2. Előző évi beszámoló adatok megadása
III.9.3.3. A beszámoló nyomtatása
III.9.3.4. A beszámoló ellenőrzése
III.9.3.5. Hogy állítja össze a program a beszámolót?

III.9.3.1. A beszámoló elkészítésének folyamata

Az alábbi ábra mutatja a hogy illeszkedik beszámloló a könyvelési munkamenetbe:

Mindez részletesen:

Figyelem

A beszámoló előfeltétele, hogy a zárószámadás helyes legyen. Amíg a zárószámadás nem egyezik a valódi pénzügyi helyzettel, vagy belső hibát tartalmaz, addig a beszámoló sem lesz jó.

Ha ez az első év, amire beszámolót készít, akkor már készen is van. Csak nyomtatnia kell a beszámolót.

Tipp

Ha szeretne a beszámoló összeállításának szabályain változtatni, akkor a könyvelési jogcímeknél kell megadnia a beszámoló sorokat.
Ha ez nem az első év, amikor beszámolót készít, akkor
- előbb még meg kell adnia az előző évi beszámolóból az eredmény és mérleg adatokat. Ezt a program a 2019. évre vonatkozó beszámólótól kezdve pár kattintással megcsinálja. A részleteket itt találja: III.9.3.2. szakasz - Előző évi beszámoló adatok megadása
- ezután nyomtathatja a beszámolót

III.9.3.2. Előző évi beszámoló adatok megadása

Meg kell adni a beszámoló előző évi adatait, abban az esetben, ha az előző évben már készült beszámoló. Ezt az eredmény és mérleg kiegészítés táblázatokban teheti meg. Mindkettőben gombnyomásra át lehet másoltatni az előző évi adatokat, megtakarítva a gépelést és csökkentve a hibalehetőséget.

Figyelem

Mindig ellenőrizze, hogy a program által átmásolt adatok egyeznek-e a ténylegesen leadott előző évi beszámolóval!

Előfeltételek

Az előző évi beszámoló adatok feltöltésének az előfeltétele, hogy az az év legyen nyitva, amelyről a beszámolót szeretnénk készíteni. Az évnyitásról itt talál részleteket: III.3.1.3. szakasz - Könyvelési év váltás, nyitott év

A művelet indítása

A menürendszerben a Beállítások - Könyvelési beállítások oldalon találja az Eredmény kiegészítés és a Mérleg kiegészítés menüpontokat. Egymás után mindkettőt ki kell választania.

A megjelenő táblázatban megtalálja az eddig felvett beszámoló kiegészítéseket.

Ha már készített kiegészítést a kívánt évre akkor, azt módosítsa (az Ariadne általános kezelési metódusa szerint).
Ha még nem akkor az Új éves beszámoló - .... kiegészítés gombra kell kattintania.

Ehhez hasonló képet fog látni:

Adatok kitöltése

Figyelem

A beszámoló kiegészítésekben minden adatat pontosan kell megadni, tehát nem úgy ahogy a beszámoló mutatja, 1000 forintban kifejezve.

Az előző évi beszámoló megfelelő (eredmény vagy mérleg) adatait az Előző évi beszámoló adatainak bemásolása gombra kattintva tölti ki a program.

Fontos

Ellenőrizze, hogy a betöltött adatok helyesek-e!

III.9.3.3. A beszámoló nyomtatása

Ez már egyszerű. A pénztárkönyv táblázat eszköztárban kell kiválasztani az Egyszerűsített beszámoló parancsot, ahogy az alábbi ábra is mutatja:

A beszámolót a böngésző külön lapján jeleníti meg a program. Innen a szokásos nyomtatási metódusokkal lehet papírra vetni (vagy pdf fáljba menteni).

Nyomtatás előtt ellenőrizze a beszámolót! Ehhez adunk néhány tippet a következő fejezetben.

III.9.3.4. A beszámoló ellenőrzése

A beszámoló nyomtatási képének megjelenítésével a program több ellenőrző eszközt is biztosít.

Számítási részletek megjelenítése

A beszámoló azon sorait ki lehet bontani, ahol a sorban a ⊞ jel látható.

Kibontott állapotban tételesen mutatja a jelentés, hogy pontosan miből állt össze a jelentés adott sora. Az összegek ez esetben forintra pontosan vannak kiírva, nem 1000 forintban kifejezve!

A jelentést ellenőrzéshez vagy belső használatra kibontott állapotban is lehet nyomtatni. Egy példát láthat a következő ábrán:

Figyelmezetetés belső hibákra

A beszámoló tarlamaz figyelmeztetéseket, amelyek a nyomtatott változatban nem jelennek meg, de a képernyőn segítik a jelentés helyességének ellenőrzését:

Előző évi adatok hiánya

Az eredmény és mérleg elején figyelmeztet a jelentés, ha nem talál előző évi adatokat az eredmény vagy mérleg kiegészítés táblázatban. Az első évben ez nem jelent hibát (nincs előző évi beszámoló, így nincs adata sem). A további években viszont pótolni kell.

Tipp

A figyelmeztetés szövegében talál hivatkozást amelyre kattintva a megfelelő adatbeviteli felületre tud ugrani.

Beszámolón belüli hiba

A megfelelő mezőknél jelzi a program

ha a mérleg forrás és eszköz adatok nem egyeznek
ha az eredménylevezétés szerinti eredmény nem egyzik a mérlegben szereplő eredmény értékkel

Egy minta:

III.9.3.5. Hogy állítja össze a program a beszámolót?

A beszámoló legtöbb tárgyévi adatát a zárszámadásból ki tudja számolni a rendszer. Ehhez adódnak hozzá az eredmény és mérleg kiegészítés számai (elsősorban az előző évi oszlopban), majd némi belső számítás következik. Lássuk mindezt pontosan:

az előző év oszlop (a 2019 évről szóló beszámolótól kezdve):
- az eredmény és mérleg kiegészítés táblázatból veszi, amennyiben meg van adva az adott évre. Mindig így kell eljárni, ha nem az első évre készít beszámolót.
- ha nincs adat a mérleg kiegészítésben, akkor a mérleg IV. Pénzeszközök cellába a zárszámadás nyitó pénzkészlete (előző évi maradvány) kerül. A II. Tőkeváltozást automaikusan kiszámolja a program, hogy a forrás és eszköz oldal egyezzen.
  
  Ez a megoldás biztosítja, hogy az első évben is egyből helyes beszámolót kapjon a zárszámadás alapján.
az eredménylevezetés tárgyévi adatait a zárszámadási sorokból összesíti a program, az alábbi elvek szerint
- a bevételeket az e) máshová nem sorolt pénzügyileg rendezett bevétel sorba (a I. Pénzügyileg rendezett bevételek soron belül),
- a kiadásokat a III. Ráfordításként érvényesíthető kiadások sorba.
- az átmenő, technikai vagy átfutó tételek nem kerülnek a beszámolóba. Ezért is fontos, hogy ezek egyenlege a zárszámadásban nulla legyen.
A program a „dobozból kivéve” a fentiek szerint működik.

Amelyik jogcímnél el szeretne ettől térni, akkor valamilyen módon meg kell határozni a jogcímhez az Eredménykimutatás sorát. Ez kétféleképpen történhet:
- vagy a jogcímnél
- vagy az összesítő jogcíménél töltse ki az Eredménykimutatás sorát.
  
  Ha csak az összesítő jogcímnél van kitöltve az Eredménykimutatás sora, akkor az minden gyermek (és további leszármazott) jogcímre érvényes, mindaddig, amíg nincs egy gyermeknél más Eredménykimutatás sor érték megadva. Onnantól az lesz érvényes.
a mérleg tárgyévi adatai

A tárgyévi értékek általálnos számítási módja az előző évi mérleg adat ± az eredménylevezetés bizonyos sorai + a mérleg kiegészítés adott sor tárgyévi értéke.

A mérleg kiegészítés tárgyévi értékeire akkor van szükség, ha a pénzforgalomban nem jelentkező gazdasági eseményeket kell megjeleníteni a mérlegben. Ilyenek tipikusan az év végi adósságok, mint a kifizetetlen számlva, vagy javadalom, illetve tárgyi eszközök értékcsökkenése.

Részletesen:
- A) Befektetett eszközök II. Tárgyi eszközök
  - II. Tárgyi eszközök előző évi értéke - eredménylevezetés V. Ráfordítást jelentő elszámolások tárgyévi értéke + eredménylevezetés VI. Ráfordításként nem érvényesíthető kiadások tárgyévi értéke
- B) Forgóeszközök IV. Pénzeszközök
  - a pénzkészlet jelentés / zárószámadás záró adataiból, kivéve
  - a negatív bankszámla egyenleg, amit a rövidlejáratú tartozás sorba tesz a program
- C) Saját tőke II. Tőkeváltozás = a mérleg előző évi tőkeváltozás + a mérleg előző évi egyszerűsített beszámoló adózott eredménye
- C) Saját tőke III. Egyszerüsített beszámoló adózott eredménye = az eredménylevezetés tárgyévi Egyszerüsített beszámoló adózott eredménye

Emlékeztetőül, ha szükséges, akkor az így kiszámítottot tárgyévi értékeket lehet módosítani az eredmény és mérleg kiegészítésben a tárgyévre megadott sorokkal.

III.10. Könyvelés ellenőrzése, hiba keresés, javítás

A leggondosabb munkavégzés mellett is becsúszhatnak hibák a könyvelésbe. Célszerű ezért rendszeresen, de legalább a zárszámadási időszakban ellenőrizni. Az Ariadne számos eszközzel segíti az ellenőrzést, a hiba helyének megtalálását és a javítását. Az ellenőrzés javasolt mente a következő:

Pénzkészlet ellenőrzés: Ez a legalapvetőbb jelentés. A legkevésbé „érzékeny” a könyvelési hibákra, mivel itt még nem számít, hogy milyen jogcímre történt a könyvelés. Ha megegyezik a valóságos pénztári pénzkészlettel és a záró bankszámlakivonatokkal, akkor már nagy baj nincs.
Zárszámadás és pénzkészlet jelentés egyezik-e?: A rendszer jogcímeket is figyeli a zárszámadás összeállításakor, ezért az eltérhet a pénzkészlettől. A jogcím hiánya vagy az átmenő tételek nem szimmetrikus könyvelése lehet ennek az oka.
Zárszámadáson belüli hibák: Ha eddig eljutottunk, akkor már csak formai hibák lehetnek, illetve a zárszámadási sorok közti téves könyvelés.
Főkönyvi könyvelés ellenőrzése: Ha kettős könyvelésre is használja az Ariadnét, akkor a következő lépés a zárszámadás és a főkönyv egymásnak megfelelő részeinek összehasonlítása.

III.10.1. Pénzkészlet ellenőrzés

III.10.1.1. Pénztár ellenőrzése
III.10.1.2. Bank ellenőrzése

III.10.2. Pénzkészlet jelentés és a zárszámadás összevetése

III.10.3. Zárszámadáson belüli hibák

III.10.2.2.1. Átmenő tételek egyenlege nem nulla
III.10.2.2.2. Van jogcím nélkül rögzített bizonylat
III.10.2.2.3. Zárszámadásban negatív összeg
III.10.2.2.4. Előző évi maradvány

III.10.1. Pénzkészlet ellenőrzés

A könyvelés és a valódi pénzkészletet egyezőségének ellenőrzésére a pénzkészlet jelentés szolgál. A jelentést a pénztárkönyvből lehet indítani (részleteket a III.6.3. szakasz - Pénzkészlet jelentés fejezetben talál).

III.10.1.1. Pénztár ellenőrzése
III.10.1.2. Bank ellenőrzése

III.10.1.1. Pénztár ellenőrzése

Legegyszerűbb esetben elég a záró oszlopot összevetni a pénztárban megszámolt pénzzel.

Tipp

A készpénz számolás dokumentálásához használhatja az Ariadne címletjegyék funkcióját, amit a Könyvelés menüpont alatt talál.

Ha nem egyezik, akkor ellenőrizze, hogy a nyitó összegek helyesek-e.

Ha a nyitó helyes akkor nincs más lehetőség, mint az utolsó ellenőrzés óta könyvelt bizonylatokat tételesen ellenőrizni. Célszerű ezért év közben többször is megejteni az ellenőrzést, így egyszerre kevesebb átnézni való marad.

Ha megtaláltuk a hibát és módosítható a pénztárbizonylat, akkor kijavíthatjuk a hibás összeget vagy ha fölösleges törölhetjük. A részleteket a III.4.3.1. szakasz - Módosítás és a III.4.3.2. szakasz - Törlés fejezetekben talál.

Ha pénztárbizonylatot is a programmal készítettük el és már kinyomtattuk, akkor a stornó funkció segítségével tudja javítani (III.4.3.5. szakasz - Sztornó).

III.10.1.2. Bank ellenőrzése

Legegyszerűbb esetben elég a pénzkészlet jelentés záró oszlopot összevetni az utolsó bankszámlakivonat záró összegével.

Ha nem egyezik, akkor ellenőrizze, hogy a nyitó összegek helyesek-e.

Ha a nyitók helyesek és mégsem egyezik, akkor a hiba helyét behatárolhatjuk időszakonként vagy bankszámlakivonatonként végzett ellenőrzéssel.

Ellenőrzés időszakonként

Az időszakonkénti ellenőrzés elve, hogy az egész év helyett rövidebb időszakokra (pl. fél év, negyed év vagy hónap) kérjük le a jelentést és arra ellenőrizzük, hogy egyezik-e az időszak utolsó bankszámlakivonatának záró összegével. Ha egyezik léphetünk a következő időszakra, ha nem akkor az időszakon belül kell tovább szűkíteni. Ezzel a módszerrel egy éven belül is általában kevesebb mint 10 lépéssel nap pontossággal be lehet határolni az eltérés helyét.

Az ellenőrzés leggyorsabb menete, ha mondjuk év végén nem egyezik a bank, ha megnézi negyedévre, azon belül hónapokra, a hónapon belül hetekre, és a heteken belül napokra:

1. szűkítse a pénztárkönyvben az időszakot az adott év jan.1-jun.30 közötti időszakára

a Dátumra szűrés fejezetben talál részletes leírást a feltétel beállításáról

2. kérje le a pénzkészlet jelentést

2.1 ha egyezik, akkor nézze meg a következő időszakot, azaz a második félévet

ez már nem fog egyezni, és a 2.2 pont szerint léphet tovább

2.2 ha nem egyezik, akkor nézze meg rövidebb időszakra, az első esetben az első negyedévre

2.2.1 ha egyezik, akkor a 2.1 pont szerint folytassa
2.2.2 ha nem egyezik, akkor a 2.2 pont szerint folytassa

A fenti lépéseket ismételve hamarosan már csak egy nap marad, amelyikben a hiba van.

Alternatív megoldásként, kicsit több de egyszerűbb lépéssel haladhat havonta is.

Ellenőrzés bankkivonatonként

Minden bankkivonatot önmagában is le lehet ellenőrizni a pénztárkönyv banki tétel sorainak elején található eszköztár segítségével:

A megjelenő jelentés mutatja a bankszámlakivonat könyvelés szerinti összesítő adatait (nyitó egyenleg, összes jóváírás, összes terhelés, záró egyenleg) valamint a könyvelt tételeket.

III.10.2. Pénzkészlet jelentés és a zárszámadás összevetése

Ha a pénzkészlet jelentés már a valóságot mutatja össze lehet vetni a zárszámadással. A zárszámadás végén található vagyonmérleg táblázat egy az egyben megfelel a pénzkészlet jelentésnek. Itt nem lehet eltérés.

A zárszámadás összehasonlítás táblázatának összevetése a pénzkészlettel mutathat könyvelési hibát. Az összevetés módja függ a zárszámadás „színétől”, azaz az előző évi maradványt a IV. bevételek között (fekete színű zárószámadás), vagy külön, a vagyon változás táblázatban jelenítjük meg (kék színű zárószámadás).