VI. fejezet – Iroda

Tartalom

VI.1. Iratok, iktatás
VI.1.1. Irat ablak
VI.1.2. Műveletek
VI.1.2.1. Új irat
VI.1.2.2. Adatok módosítása
VI.1.2.3. Új követő irat
VI.1.2.4. Nyomtatás
VI.2. Kiküldetési rendelvény
VI.2.1. Új kiküldetési rendelvény
VI.2.2. Kiküldetési rendelvény módosítás
VI.2.3. Kiküldetési rendelvény nyomtatás

VI.1. Iratok, iktatás

VI.1.1. Irat ablak
VI.1.2. Műveletek
VI.1.2.1. Új irat
VI.1.2.2. Adatok módosítása
VI.1.2.3. Új követő irat
VI.1.2.4. Nyomtatás

VI.1.1. Irat ablak

Az Iktatást az Iroda - Iratok, iktatás menüben találjuk.

Az adatterületen jelenik meg az előzőleg rögzített iratok adataival feltöltött táblázat. Ha az adatokat részleteiben szeretné látni, akkor a név melletti kis háromszögre kell kattintani, ezzel lehet megjeleníteni, ill. eltüntetni a részleteket.

VI.1.2. Műveletek

VI.1.2.1. Új irat
VI.1.2.2. Adatok módosítása
VI.1.2.3. Új követő irat
VI.1.2.4. Nyomtatás

VI.1.2.1. Új irat

Új irat felvétele a kis plusz jelre történő kattintással történik. Ekkor megjelenik az adatbeviteli ablak, amely hat nagyobb részre tagolódik.

Leírás

Ebben a részben megadjuk az Irat tárgyát, Megjegyzést (ha van), Irat irányát (bejövő, kimenő, belső irat).

Iktatás

Ebben a részben az irat Keltét, Iktatás keltét, Feladót, Címzettet adjuk meg. A feladót és a címzettet kiválaszthatjuk a listából, ha már létezik, vagy felvehetjük újként.

Adatok

Ebben a részben a Küldő iktatószáma, Irat tartalma, Irat státusza, Projekt, Kapcsolódó esemény, Ügyintéző, Határidő mezőket tölthetjük ki. Az Irat státusza lehet például: elfogadva, elküldött, megválaszolva, stb. Az Irat tartalma, Projekt mezők kitöltésénél lehet választani a meglévő adatokból, vagy újat vehetünk föl. A Kapcsolódó esemény mezőnél a lelkipásztori napló és anyakönyvek eseményeiből választhatunk. Ezzel megkönnyíthetjük egy-egy esemény lekérdezését. Például, ha a lelkipásztori naplóba beírtuk a nyári tábort, akkor itt hozzákapcsolhatjuk pl.: a jelentkezési lapokat, orvosi igazolásokat, ebéd megrendelést. Ügyintézőt a munkatársak közül választhatunk, akiknek a partner csoportjában megadtuk a „munkatárs" értéket.

Egyéb

Az elhelyezésének helyét adhatjuk meg az Irat elhelyezve mezőben.

Előzmény

Ha már volt a most iktatandó iratnak előzménye, akkor itt kiválaszthatjuk ezt az Előzmény irat mezőben. Ekkor az iratunk az előzmény irat iktatószámának alszámát kapja. Például ha volt egy szerződésünk a 0005/2016 számon, és most ennek a szerződésnek a módosítását szeretnénk iktatni, akkor válasszuk ki az előző 00005/2016 számú szerződést. Ekkor az új szerződés módosításunknak a program a 00005-0002/2016 iktatószámot fogja adni.

Fileok

Ebben a részben csatolhatunk fileokat az iratunkhoz. Például a szerződést, árajánlatot, jelentkezési lapokat, stb. csatolhatunk, amit később letölthetünk, megnézhetjük tartalmát.

VI.1.2.2. Adatok módosítása

A javítandó iratnál az Adatok módosítása parancsra kell kattintani, amire előjön az irat adatait tartalmazó ablak. Itt lehet módosítani, kitölteni a szükséges mezőket.

VI.1.2.3. Új követő irat

Ha már egy létező irathoz szeretnénk alszámmal kapcsolni egy újat, akkor, álljunk az eredeti irat sorára és kattintsunk az Új követő irat parancsra.

A felugró ablakban a program automatikusan kitölti az előzmény iratot és az eredeti irat következő alszámát adja az új iratnak. Például, ha szerződésünknek újabb módosítását iktatjuk, akkor a 00005-0003/2016 iktatószámot kapja.

VI.1.2.4. Nyomtatás

Lista nyomtatás

Teljes lista nyomtatásakor a fejlécen lévő nyomtatóikonra kell kattintani.

A lista az iktatásokat tartalmazza. Lehet szűrni a listát a keresési feltételek megadásával. Kinyomtathatjuk, vagy exportálhatjuk táblázatkezelőbe.

Előző     Következő
V.6.2. Műveletek  Tartalom  VI.2. Kiküldetési rendelvény