Könyvelési alapok

Ebben a fejezetben átnézzük a könyvelési munka alap eseteit.

A könyvelés menete röviden összefoglalható: a pénzmozgások bizonylatainak adatait , ami a bankszámla kivonatot és pénztári bevételi és kiadási bizonylatokat jelenti, vigyük be a programba és adjuk meg közben a könyvelési kódokat. A szokásos jelentések, pénztákönyv, zárszámadás, főkönyvi kivonat ezután külön munka nélkül előállnak. Ezen kívül szükség lehet néhány beállításra menet közben.

Tehát:

Ebben a fejezetben is az indulás megkönnyítése a fő cél, ezért nem térünk ki minden részletre. Egy olyan forgatókönyv alapján haladunk, amelyik a leggyakoribb műveleteket tartalmazza, és amely alapján könnyen fel lehet fedezni az egyéb lehetőségeket. Mindenestre a könyvelés teljes leírását megtalálja a Pénzügy, könyvelés fejezetben.

Pénzügyi alapbeállítások

Könyvelési kódok és kölstégvetés beállítása a Pénzügy - Beállítások - Egyházi költségvetési jogcímek karbantartása menüpont alatt lehetséges.

Alapbizonylatok könyvelése

Papír pénztárbizonylat könyvelése

A papíron készített pénztárbizonylatot a következő lépésekkel tudjuk a programba rögzíteni, és más dolgunk nem is lesz, a jelentések maguktól előállnak.

  • Nyissuk meg a Pénzügy - Bizonylatok - Papír pénztárbizonylatok könyvelése menüponttal a papír pénztárbizonylatokat tartalmazó ablakot. Minden további műveletet innen fogunk indítani.

    Az ablak a már rögzített bizonylatokat mutatja. Természetesen először üres lesz.

    A fenti ábrán a pénztári nyitó összeg bizonylata látható. Erről később még szót ejtünk. Nézzük most, hogy lehet egy bizonylatot rögzíteni.

  • Új bizonylat rögzítése

    Ahogy az Ariadnében szokásos, itt is az Új adat gombbal (a gombsorban a zöld kereszt) kell indítani az adatbevtielt. Az adatbevitel külön ablakban fog történni, ugyancsak összhangban az általános kezelési móddal.

    Az adatbeviteli ablak felső részében az ún. bizonylat fej adatait kell megadni. Az alsó részben a bizonylat tételeit. ( Egy bizonylatnak több tétele lehet.)

    Nézzük sorban a mezőket:

    • Bizonylatszám: bizonylat száma, amit a nyomda nyomtatott rá. A prios szín jelzi, hogy kötelező kitölteni.

    • Forgalom típusa: ez a mező mondja meg, hogy bevétel vagy kiadás történt. A jobb oldalán található gombra kattintva megjelennek a lehetséges értékek.

      A listából válassza ki a megfelelőt és kattintson az alsó Ok gombra. Az alábbi ábrán a bevételt választjuk:

      Fontos: ha kitöltöttük a Forgalom típusa mezőt, akkor azt nem lehet megváltoztatni!

    • Kelt: a bizonylat keltét kell itt megadni. A program az akutális dátummal kitölti (jutalom a naprakész könyvelést vezetőknek), de át lehet írni. A dátum formátuma fontos, a minta szerint kell pontot tenni a hónap két oldalára.

    • Tranzakció végrehajtója: befizetés esetén a befizető, kifizetés esetén a pénzt felvevő egyházközségi tag vagy más partner.

      Tipp

      A pénzügyi részben nem csak az egyházközségi tagok jelennek meg, hanem minden partner. Partner mindenki akinek neve és címe lehet. Ide tartoznak a cégek, más plébániák vagy az egyházmeggye.

      Itt is hasonlóan kell eljárni, mint a Forgalom típusa mezőnél: a mező jobb oldalán található gombra kattintva megjelennek a partnerek. A könnyebb azonosítás céljából a név mellett a születési dátum és a cím is megjelenik.

      Kezdetben ez a lista meglehetősen kevés adatot fog tartalmazni. Ahogy halad az egyházközségi tagok adatainak felvétele úgy fog bővülni.

      Lehetőség van a listát itt is bővíteni, anélkül, hogy a bizonylat rögzítését megszakítanánk. Ha tehát nem találjuk a pénztárbizonylaton szereplő partnert, akkor a lista tetején található Új adat gombra kattintsunk (ahogy más esetekben, itt is a zöld kereszt az ikonja):

      A megjelenő ablakban értelemszerűen ki kell választani, hogy a partnerek milyen részcsoportjába tartozik aki/ami a bizonylaton szerepel. A választás és az Ok gomb megnyomása után az adott fajta adatbeviteli ablak jelenik meg.

      Itt töltse ki a szükséges adatokat és az adatbevitel végén fogadja el az Ok (zöld pipa) gombbal. Az újonnan felvett partner megjelenik a listában.

      Ezután kiválasztva a partnert a listából az alsó Ok gombot kell megnyomni. Az ábrán Gipsz Jakabot választottuk ki:

      Nézzük meg, hogy is állunk ezután:

      A bizonylat fej készen van, jön(nek) a tétel(ek). Ehhez kattintson az alsó táblázat Bizonylati összeg mezőjére (jelenleg még üres), ahogy a fenti ábra mutatja. Az egyes mezők:

    • Bizonylati összeg: a be- vagy kifizetett összeg. Mindkét esetben pozitív számot kell beírni. Csak számokat tartalmazhat mindenféle díszítés nélkül. A végén nyomja meg az Enter billentyűt.

      Figyelje meg, hogy a tétel Bizonylati összegének kitöltése után a bizonylat fejben is megjelenik a tételek összege.

    • Egyházi költségvetés jogcím: ez a könyvelési kódot jelenti. Az értéket listából kell kiválasztani. Az értékkészlet listát többféleképpen lehet megjeleníteni.

      Kattintson kettőt a jogcím mezőbe az egérrel vagy nyomja le az Enter billentyűt. Ennek hatására megjelenik a mező jobb oldalán az értékkészlet gomb:

      Rákattintva feljön a könyvelési kódok listája. Figyelje meg, hogy csak a fejben megadott forgalom típusnak megfelelők jelennek meg.

      Kiválasztva a megfelelő jogcímet, az alsó Ok gombra kell kattintani. Ennek hatására bekerül a kiválasztott könyvelési kód a bizonylat tételbe, az ábra szerint:

    Ezzel gyakorlatilag kész is vagyunk. Lehetne még cifrázni egy-két dolgot, de elsőre elég lesz ennyi. Kattintsunk a fenti ábra szerint a bal felső sarokban található Ok gombra (amit zöld pipa ikon jelez, csakúgy mint minden ariadnés adatbeviteli ablakban).

  • Az elkészül bizonylat bekerül a bizonylatok listájába, ahonnan az adatbevitelt indítottuk:

A fentieket kell még néhányszor végrehajtani, és készen is vagyunk a pénztárral. Ha a bankszámlakivonatokat is rögzítettük (ami nagyon hasonló a fentiekhez) nem lesz más dolgunk mint a jelentések megtekintése és nyomtatása.

Bankszámlakivonat könyvelése

Előző  Fel  Következő
Hívek nyilvántartása egyszerűen  Tartalom  3. fejezet - Egyházközségi tagok nyilvántartása