Kézikönyv

Szentgyörgyi, Árpád

Szedicomp Kft.

Üdvözöljük!

A kézikönyv még nem teljes körű és szerkesztés alatt áll jelenleg is.

Javasoljuk a Firefox böngésző használatát! Jobban mutatja az oldalt.

Amennyiben még csak most kezd ismerkedni az Ariadne programmal javasoljuk, hogy a Túlélő készlet fejezettel kezdjen.

Ajánljuk figyelmébe az általános kezelésről szóló kézikönyvet, amely teljes mélységében tárgyalja a program kezelés olyan technikáit, amelyek a program minden moduljában is azonos. Jelen kézikönyvben a hangsúly az egyházközségi adminisztráció ismertetésén van. Az egyes feladatok végrehajtásához szükséges általános ismeretekre is kitérünk, de csak alap szinten.

A kézikönyv két változatban készül az interaktív böngészésre és a nyomtatásra optimalizálva.


Tartalom

I. Aktuálitások
I.1. Az új gazdálkodásról szóló törvény
I.1.1. Hagyományos, egyszeres könyvelés
I.1.2. Kettős könyvelés
I.2. Év vége és kezdete
I.2.1. Hova lett a tavalyi könyvelésem?
I.2.2. Le kell-e zárnom az előző évet új indítása előtt?
I.2.3. Előző évi maradvány, nyitó pénzkészlet felvétele
II. Általános kezelés
III. Túlélő készlet
III.1. Hogy kaphatok segítséget?
III.2. Hogy fogjak neki?
III.2.1. Telepítés
III.3. Hívek nyilvántartása egyszerűen
III.3.1. Új egyháztag felvétele
III.3.2. egyháztagok megkeresése
III.4. Könyvelési alapok
III.4.1. Pénzügyi alapbeállítások
III.4.2. Alapbizonylatok könyvelése
IV. Újdonságok
IV.1. Program frissítés
IV.2. 2010. évi verzió újdonságai
IV.2.1. Egygombos év nyitás
IV.2.2. Családi pénzügyi kimutatás
IV.2.3. Egyszerűsített zárszámadás nyomtatás
IV.2.4. Táblázatos bizonylat könyvelés
IV.2.5. Egyszerűsített választójegyzék összeállítás
IV.2.6. Szűkített egyháztag adatlap nyomtatás
IV.2.7. Partner átalakítása egyháztaggá egy kattintással
IV.2.8. Egyháztag adatok összevonása
IV.2.9. Boríték nyomtatási paraméterek állíthatók
IV.2.10. Családi nyilvántartókönyv új formátum
IV.2.11. Rendszer karbantartás
IV.3. 2009. évi verzió újdonságai
V. Egyházközségi tagok nyilvántartása
V.1. Egyházközségi tagok adatai
V.2. Egyháztagok műveletei
VI. Gyülekezeti élet
VI.1. Választójegyzék
VI.1.1. Választójegyzék ablak
VI.1.2. Választójegyzék létrehozás
VI.1.3. Egyszerűsített választójegyzék összeállítás
VI.1.4. Egyéb műveletek a választójegyzékkel
VII. A 2013. évi gazdálkodásról szóló törvényhez kapcsolódó funkciók
VII.1. Beállítások
VII.1.1. Jogcímek
VII.1.2. Értékpapír, befektetések
VII.2. Könyvelés
VII.2.1. Leltár
VII.2.2. Tartozások
VII.2.3. Befektetés, értékpapír könyvelés
VII.2.4. Mérleg és eredménylevezetés kiegészítés
VII.2.5. Mérleg és eredménylevezetés nyitó
VII.3. Jelentések
VII.3.1. Előfeltételek
VII.3.2. Jelentés elkészítése
VII.3.3. Eredménylevezetés
VII.3.4. Mérleg
VIII. Könyvelés, pénzügy
VIII.1. Egyházi jelentések
VIII.1.1. Zárószámadás
VIII.2. Pénzforgalom könyvelése
VIII.2.1. Bankszámla kivonatok könyvelése
VIII.3. Beállítások
VIII.3.1. Könyvelési év
VIII.3.2. Jogcímrend
VIII.3.3. Házipénztár és bank beállítások
VIII.3.4.
VIII.4. Főkönyvi könyvelés
VIII.4.1. Beállítások
VIII.4.2. Könyvelés
VIII.4.3. Átállás főkönyvi könyvelésre
IX. Partner nyilvántartás
X. Számlázás
X.1. Kimenő számla példányszámának beállítása
XI. Üzemeltetés
XI.1. Program frissítés
XI.1.1. Frissítési előkészületek
XI.1.2. A frissítés
XI.1.3. Utómunka
XII. Program leltár
XII.1. Alap funkciók
XII.1.1. Egyháztag alapnyilvántartás
XII.1.2. Alap könyvelés
XII.1.3. Egyszerű választójegyzék
XII.1.4. Üzemeltetés
XII.1.5. Általános alap kezelési technikák
XII.2. Program változatok
XII.2.1. Egyházközségi egyszeres könyveléssel
XII.2.2. Egyházközségi kettős könyveléssel
XII.2.3. Társegyházközségi
XII.2.4. Egyházmegyei program
XII.2.5. Intézményi program
XII.2.6. Alapítványi program
XII.3. Egyháztag nyilvántartás
XII.3.1. Egyháztagok alap adatainak nyilvántartása
XII.3.2. Egyháztag adatainak nyilvántartása
XII.3.3.
XII.3.4. Fénykép csatolás egyháztaghoz
XII.3.5. Egyháztag adatbeviteli mód meghatározása
XII.3.6. Egyháztagok megjelenítése
XII.3.7. Egyháztag keresése
XII.3.8. Egyháztag nyomtatások, listák
XII.3.9. Többszörösen rögzített egyháztagok összevonása
XII.3.10. E-mail küldés egyháztagnak
XII.3.11. Választójegyzék generálás
XII.3.12. Halálozás rögzítése
XII.3.13. Adatátadás már programok felé
XII.3.14. Közvetlen adatbevitel egyháztaghoz
XII.4. Könyvelés
XII.4.1. Egyszerűsített egyházközségi könyvelés
XII.4.2. Egyszeres könyvelés
XII.4.3. Pénztárbizonylatok kiállítása
XII.4.4. Pénzügyi jelentések
XII.4.5. Költségvetés készítés
XII.4.6. Számlázás
XII.4.7. Kettős könyvelés
XII.4.8. Könyvelési beállítások
XII.5. Iktatókönyv
XII.5.1. Alap iktatókönyvi funkciók
XII.5.2. Iktatókönyvi adatok
XII.5.3. Elektronikus dokumentum (fájl) kezelés
XII.5.4. Irat generálás
XII.5.5. E-mail küldés érintetteknek
XII.5.6. Feladat kiadás irathoz
XII.5.7. Keresés az iktatókönyvben
XII.5.8. Adatok exportálása táblázatkezelő programba
XII.6. Társegyházközségek
XII.6.1. Táregyházközségek adatainak felvétele
XII.6.2. Egyháztag besorolás
XII.6.3. Könyvelés megosztása társegyházközségenként
XII.6.4. Költségvetés és zárszámadás társegyházközségenként
XII.6.5. Leltár társegyházközségenként
XII.7. Anyakönyvek, gyülekezeti alkalmak
XII.7.1. Keresztelések
XII.7.2. Esküvők
XII.7.3. Konfirmáció
XII.7.4. Temetés
XII.7.5. Látogatás
XII.7.6. Istentisztelet
XII.7.7. Egyéb gyülekezeti alkalmak
XII.8. Határidő napló
XII.9. Leltár
XII.9.1. Kölcsönzés
XII.10. Általános névjegyzék és partner kezelés
XII.10.1. Egyházközségi csoportok
XII.10.2. Hittancsoportok
XII.10.3. Egyházközségek
XII.10.4. Lelkipásztorok
XII.10.5. Bankok
XII.10.6. Cégek
XII.11. Választójegyzék
XII.11.1. Választójegyzék összeállítása
XII.11.2. Választójegyzék módosítás
XII.11.3. Választójegyzék nyomtatás
XII.12. Útnyilvántartás
XII.13. Kanonika vizitáció, Adattári jelentés
XII.14. Temető adminisztráció
XII.14.1. Sírhelyek
XII.14.2. Elhunytak
XII.14.3. Sírhely megváltások
XII.14.4. Digitális térkép kezelés
XII.14.5. Temető nyomtatványok
XII.14.6. Temető beállítások
XII.15. Általános funkciók
XII.15.1. Infrastruktúra
XII.15.2. Adat biztonság
XII.15.3. Adat hordozás
XII.15.4. Program frissítés
XII.15.5. Program áttelepítés
XII.16. Folyamatban lévő fejlesztések
XII.16.1. Telefon flotta
XII.16.2. Presbiteri gyűlések jegyzőkönyvei, határozatai
XII.16.3. Hirdetési könyv
XII.16.4. WEB portál
XII.16.5. Bérszámfejtés

I. fejezet - Aktuálitások

A 2014. év kétség kívül legfontosabb változása, hogy idén először kell a zárszámadást a 2013 évben elfogadott új gazdálkodásról szóló törvény szerint elkészíteni.

Az Ariadne program használatával ezt minimális többletmunkával meg tudja oldani.

I.1. Az új gazdálkodásról szóló törvény

A 2013. ÉVI IV. TÖRVÉNY A MAGYARORSZÁGI REFORMÁTUS EGYHÁZ GAZDÁLKODÁSÁRÓL megváltoztatott néhány szabályozást, amelyek az egyházközségek és egyházmegyék adminisztrációját, így természetesen az egyházi adminisztrációs programot is érintik.

Az Ariadne program eddig is fel volt készítve a kettős könyvelésre, amelyet az érintetteknek (egyházmegyék, intézménnyel rendelkező egyházközségek) már a 2014. év elejétől kezdve alkalmazni kell. Így az átállás azonnal megvalósítható egy egyszerű frissítéssel.

Az először a 2014. évi zárszámadásban előírt új jelentések elkészültek és frissítés formájában rendelkezésre állnak.

Az egyszeres könyvvitelt (azaz a 2013-ban és korábban használt könyvelés) leltár része kiegészül a mérleghez szükséges.

I.1.1. Hagyományos, egyszeres könyvelés

Akiknek nem muszáj áttérni a kettős könyvelésre, még egyszerűbb a helyzetük. Az új zárszámadás elkészítéséhez az eddig megszokott könyvelést kell folytatni. A legújabb (2014-es) programfrissítés tartalmazza

  • az új zárszámadáshoz szükséges jelentéseket

  • a leltár és a követelés-kötelezettség nyilvántartás (most is megtalálható a programban) módosítását

    Ezzel egyszerűen rögzíteni tudják a mérleghez a pénzforgalmon kívül szükséges adatokat. Átlag egyházközség esetében ez várhatóan néhányszor tíz tételt jelent (nem a teljes leltárt!).

Az alábbi térképen mutatjuk meg a régi és új funkciókat. Az egyes elemekre kattintva elugorhat a dokumentáció megfelelő részeire.

image/svg+xml 72,42.28 false #FFFFFFFF #000000FF 1| Jogcímrend 'Comic Sans MS'|normal|normal|12px|none #000000FF 0,1 90,25 false #FFFFFFFF #000000FF 1| Eredmény 'Comic Sans MS'|normal|normal|12px|none #000000FF 0,1 117,42.28 false #FFFFFFFF #000000FF 1| Vegyes jelentés Comic Sans MS|normal|normal|12px|none #000000FF 0,0 117,89 false #FFFFFFFF #000000FF 1| Bankszámlakivonat Comic Sans MS|normal|normal|12px|none #000000FF 0,0 117,42.28 false #FFFFFFFF #000000FF 1| Tartozás, követelés Comic Sans MS|normal|normal|12px|none #000000FF 0,0 117,42.28 false #FFFFFFFF #000000FF 1| Pénztárbizonylat Comic Sans MS|normal|normal|12px|none #000000FF 0,0 98.78399999999999,163 4.9392,10.866666666666667 #FFFFFFFF #000000FF 1| 'Comic Sans MS'|normal|normal|12px|none #000000FF 1,1 117,42.28 false #FFFFFFFF #000000FF 1| „Értékes” leltár 'Comic Sans MS'|normal|normal|12px|none #000000FF 0,0 90,25 false #FFFFFFFF #000000FF 1| Pénztárköny 'Comic Sans MS'|normal|normal|12px|none #000000FF 0,1 98.27199999999999,70.128 4.9136,4.6752 #FFFFFFFF #000000FF 1| 'Comic Sans MS'|normal|normal|12px|none #000000FF 1,1 90,25 false #FFFFFFFF #000000FF 1| Mérleg 'Comic Sans MS'|normal|normal|12px|none #000000FF 0,1 96.96,25 false #FFCC00FF #000000FF 1| Beállítások Comic Sans MS|normal|normal|12px|none #000000FF 1,1 Beállítások 98.27199999999999,70.128 4.9136,4.6752 #FFFFFFFF #000000FF 1| 'Comic Sans MS'|normal|normal|12px|none #000000FF 1,1 90,25 false #FFFFFFFF #000000FF 1| Zárószámadás 'Comic Sans MS'|normal|normal|12px|none #000000FF 0,1 Zárószámadás 99.29599999999999,35 4.964799999999999,2.3333333333333335 #FFFFFFFF #000000FF 1| 'Comic Sans MS'|normal|normal|12px|none #000000FF 1,1 91.952,25 false #FFFFFFFF #000000FF 1| Pénzkészlet 'Comic Sans MS'|normal|normal|12px|none #000000FF 0,1 Pénzkészlet 27,-242 30,208 free #000000FF 1|8,4,1,4 250.23999999999995,25 false #FFCC00FF #000000FF 1| Jelentések Comic Sans MS|normal|normal|12px|none #000000FF 1,1 Jelentések Pénztárkönyv Bankszámla Mérleg 98.27199999999999,70.128 4.9136,4.6752 #FFFFFFFF #000000FF 1| 'Comic Sans MS'|normal|normal|12px|none #000000FF 1,1 Eredménykim. „Értékes” leltár 117,42.28 false #FFFFFFFF #000000FF 1| Tartozás, követelés Comic Sans MS|normal|normal|12px|none #000000FF 0,0 Tartozás, követelés 25,-266 28,188 free #000000FF 1|8,4,1,4 Nyitó,vegyes 146.8064,25 false #FFCC00FF #000000FF 1| Adatbevitel, bizonylatok Comic Sans MS|normal|normal|12px|none #000000FF 1,1 Adatbevitel, bizonylatok 2013. évi gazd. tv. újdonságai Pénztárbizonylat Bankszámlakivonat 72,42.28 false #FFFFFFFF #000000FF 1| Jogcímrend 'Comic Sans MS'|normal|normal|12px|none #000000FF 0,1 Jogcímrend Befektetés

A részleteket a A 2013. évi gazdálkodásról szóló törvényhez kapcsolódó funkciók fejezetben találja meg.

I.1.2. Kettős könyvelés

Az Ariadne program a korai verzióitól kezdve tartalmazza a kettős könyvelést mint lehetőséget. Több egyházközség már évek óta ezek szerint könyvel.

Az új gazdálkodásról szóló törvény előírja az egyházmegyék és az intézményt fenntartó egyházközségek (itt vannak egyéb feltételek is) számára, hogy eszerint kell könyvelniük.

Az Ariadne kettős könyvelése a jól megszokott római számos jogcímrendre épül. Egy átlagos egyházközség számára, amely az egyszeres könyvelést az Ariadneval végezte az átállás minimális többlet munkát és képzési igényt jelent:

  • az adatbevitel túlnyomó többségét (~90%) jelentő pénzforgalom könyvelése változatlan felületen történik. Aki ismeri már az Ariadnét azonnal folyatni tudja a könyvelést.

  • az alap számlatükör kialakítását és a jogcímekkel való összerendelését, valamint a szükséges egyéb beállításokat a frissítés során elvégezzük. Ezek egyébként is csak egyszer, az átálláskor szükségesek.

  • főkönyvi és a zárszámadás előírt jelentéseit a program automatikusan előállítja

  • támogatást nyújtunk a kettős könyvelésre átállás során is. Az elmúlt években több egyházközséget segítettünk a váltásban, amivel kellő tapasztalatot sikerült összegyűjtenünk.

I.2. Év vége és kezdete

Ebben a fejezetben az évváltással kapcsolatos tudnivalókat gyűjöttük össze

I.2.1. Hova lett a tavalyi könyvelésem?

Január első napjaiban újra elővéve a könyvelést szembesülünk a ténnyel, hogy eltűntek adataink a pénztárkönyvből és a bizonylatok közül. Eltüntek, de nem vesztek el! Az év váltás miatt nem mutatja azonnal a program, mivel a pénztárkönyv és a bizonylatok ablakok mindig az aktuális év adatait jeleníti meg a megnyitás után.

Megjegyzés

A program a gép órája szerinti dátumot figyeli. Nem számít, hogy melyik év van könyvelésre megnyitva.

Ha látni szeretné a tavalyi adatokat, nem kell mást tennie, mint a táblázat, egyébként üres, sorának Kelt mezőjére kattintani (nem az oszlop fejlécére, hanem alá!), majd elkezdeni beírni az előző év kezdetét-végét. Tehát, pl.: 2013.01.01-2013.12.31, majd az Ok gombra kattintani, az ábrák szerint:

Pénztárkönyv a kelt mezőre kattintás után. Ezután kezdje el gépelni a 2013.... szöveget.

Pénztárkönyv a kelt mezőre beírt feltétel. Eztuán kattinthat az Ok gombra.

Ugyanígy kell eljárni a bizonylatok ablakaiban is.

Figyelem

A múlt évi adatok megjelenítéséhez sohase állítsa vissza a számítógép óráját, hanem a fentiek szerint járjon el.

I.2.2. Le kell-e zárnom az előző évet új indítása előtt?

Röviden: nem.

Hosszabban: az új évet azelőtt is megnyithatjuk, hogy az előző év könyvelését befejeztük volna. Az év nyitásról a: Új év nyitása fejezetben talál részleteket.

A program egyszerre csak egy évben enged könyvelni. Az új év megnyitása után ez az év lesz a nyitott. Ha a korábbi évre szeretnénk könyvelni, akkor azt kell nyitottra állítani. Ennek módja a Könyvelési időszak beállítása fejezetben van leírva.

A könyvelhetőség állításán kívül nincs más év szintű lezárási funkció. A bizonylatokat lehet egyesével lezárni.

I.2.3. Előző évi maradvány, nyitó pénzkészlet felvétele

Az Ariadne program automatikusan hozza az előző évi záró pénzmennyiséget mint a következő év nyitója. Nem szükséges és nem is szabad felvenni sem a pénztárkönyvbe sem a költségvetésbe.

II. fejezet - Általános kezelés

Az általános kezelési kézikönyv teljes mélységében tárgyalja a program kezelés olyan technikáit, amelyek a program minden moduljában azonosak. A kézikönyvhöz ide kattintva juthat el.

Az általános kezelés kézikönyv kitér többek között a következőkre:

III. fejezet - Túlélő készlet

Ebben a fejezetben foglaltuk össze az induláskor előforduló leggyakoribb kérdéseket és a válaszokat, azzal a céllal, hogy az első lépéseket megkönnyítsük.

Az itt tárgyalt témákat nem a teljesség igényével mutatjuk be. A kézikönyv további részeiben még részletesen visszatérünk rájuk. Most az a cél, hogy a legfontosabb programrészek és a program általános kezelésének alapjait megismerjék és elsajátítják. Ez utóbbi más programrészeknél is felhasználható lesz, tekintve, hogy az Ariadne egységes kezelőfelületet biztosít a különböző feladatokhoz.

Ahogy a bevezetőben is tettük, itt is ajánljuk figyelmébe az általános kezelésről szóló kézikönyvet, amely teljes mélységében tárgyalja a program kezelés olyan technikáit, amelyek a program minden moduljában is azonosak.

III.1. Hogy kaphatok segítséget?

Igyekeztünk a program kezelőfelületét egységesre és könnyen érthetőre kialakítani és itt, illetve magában a programban dokumentálni. Előfordulhat azonban olyan eset, amikor valamire nem találja, vagy nem elég gyorsan találja a megoldást.

Ilyenkor bátran vegye igénybe támogató szolgáltatásunkat. Elérhetők vagyunk az alábbi módokon:

E-mailben:

Telefonon: +36 20 944 5311, illetve református egyházi flottás számon: +36 30 417 5486

Skype: ariadnehu

III.2. Hogy fogjak neki?

Több éves tapasztalat alapján az Ariadne programmal való ismerkedést célszerű az egyháztagok kezelésének megtanulásával kezdeni, majd az alap pénzügyi bizonylatok felvételével folytatni és végül a pénzügyi jelentéseket megtekinteni.

Az említett funkciók a legfontosabb, legtöbbet használt részei a programnak, és gyakorlatilag minden általános kezeléstechnikát meg lehet tanulni a segítségükkel. Ezután a program bármelyik másik részét el tudják kezdeni felfedezni.

Természetesen a programot a használathoz telepíteni szükséges. Kezdjük ezzel.

III.2.1. Telepítés

Ez könnyű: járjon el a program letöltési helyét tartalmazó e-mail szerint. Abban ilyesmi szokott állni:

  • töltse le a programot a megadott címről. Általában a levél szövegében a letöltési hely címére kattintva ez el is indul.

  • a letöltött fájlt indítsa el. Ezt legtöbbször az internet böngésző program automatikusan fel is ajánlja. A biztonsági figyelmeztetések fognak megjelenni, ahol engedélyeznie kell a folytatást. Különben nem fog települni a program.

A telepítés létrehoz ikont az asztalon és a Start gomb alatt. Egy példát mutat a következő ábra:

III.3. Hívek nyilvántartása egyszerűen

A program egyik legfontosabb funkciója a hívek, a programbeli nevén egyháztagok, adatainak nyilvántartása, kezelése.

Az egyháztagok az ún. partnerek speciális alcsoportja. A program szóhasználatával élve mindenki partner, akinek neve van. Általában van címe, telefonszáma is, és lehetnek további adatai, mint pl. honlap, bankszámlaszám, születési dátum, stb.

A partnerek a programban különböző helyeken bukkannak fel. Fizethetnek be pénzt, lehetnek levél címzettjei, illetve kaphatnak feladatot, rendelkezhetnek sírhely fölött.

Az egyháztagok a partnerek annyira fontos részcsoportja, hogy a program külön ablakot szentel nekik. A partnerekről általában és a további fontos típusairól (munkatársak, egyházközségek, elhunytak) a Partner nyilvántartás fejezetben szólunk részletesen.

Ebben a fejezetben megismerkedünk

Tipp

Az egyháztagok kezelése során egyúttal meg fogja tanulni a program általános kezelésének alap fogásait. Ezek más modulokban is hasznosak lesznek, mivel az Ariadne egységes kezelői felülettel rendelkezik.

Az egyháztagokkal kapcsolatos műveleteket az Egyháztagok ablakban találja, amelyet a program menüjének Egyháztagok menüpontjával nyithat meg. Az ablak a következő ábrán láthatóhoz hasonló. Első alkalommal még adatok nélkül, de nemsokára azok is lesznek benne.

III.3.1. Új egyháztag felvétele

Új egyháztag (legalábbis a program számára új) felvételét külön paranccsal kell kezdeményezni. Ezt az ablak gombsorában található Új adat (lásd az ábrán) gombra kattintva tehetjük meg.

Ennek hatására megjelenik az egyháztagok adatbeviteli ablak (tehát az adatbevitel nem a kiinduló ablakban történik!):

Amint a képen is látható nagyon sok mindent nyilván lehet tartani a hívekről.

Tipp

Elsőre ne akarjunk minden adatot kitölteni, sőt biztos lesz olyan mező, amit soha nem fog használni. Fontos kezelési elve az Ariadnénak, hogy mindenki maga határozhatja meg a kitöltendő adatok körét. Induláskor inkább kevesebb adatot vegyünk fel, minthogy hamar „elunjuk”.

Itt most csak a legfontosabb alapadatokat nézzük át. Részletes leírást megtalálja az Egyházközségi tagok nyilvántartása fejezetben.

Név

A legfontosabb adat, kötelező is kitölteni. A teljes nevet beírhatjuk a Név-adatbevitelre mezőbe vagy szétdarabolhatjuk a Középső név és Kereszt név mezőbe, ahogy a következő ábrák mutatják.

A két változat között árnyalatnyi különbség van csak. Ha valaha szeretné a névsort táblázatkezelő program számára kiexportálni, akkor a második esetben a keresztnevek külön oszlopban fognak megjelenni. Ez is csak akkor lehet fontos, ha pl. Kedves Jenő! jellegű megszólítással szeretne körlevelet készíteni.

A titulust (dr., ifj., stb.) külön mezőbe kell felvenni. Ez megkönnyíti a névsorba állítást a titulustól függetlenül, illetve több titulust is meg lehet adni.

A mező jobb oldalán található nyomógombra (az egér nyíl mutatja az ábrán) kattintva megjelenik a lehetséges értékek listája. Itt kiválasztva a kívánt értéket és alul az OK gombra kattintva, az bekerül a mezőbe.

A titulus értékeit, egy érték kiválasztását és az Ok gombra készített kurzor nyilat mutatja a következő ábra:

Tipp

A listából történő értékválasztás egyrészt gyorsítja az adatbevitelt: nem kell begépelni egy hosszú értéket. (az ifj., és a dr. nem a legjobb példa erre, de még sok helyen fog találkozni ezzel az adatbeviteli móddal, ahol jól jön majd).

Másrészt, nem fogja alkalomról alkalomra másként írni az adatot, pl. egyszer ifj máskor Ifj., ami a tapasztalatok szerint a szabad szöveges kitöltés esetén óhatatlanul előfordul.

Felmerülhet a kérdés, hogy mit kell tenni, ha nem találjuk a kívánt értéket a listában. Erre az Általános kezelői kézikönyv Listás értékkészletű mezők kezelése fejezetében térünk ki.

Külön tárgyaljuk azt az esetet is, ha valakinek több titulusa is van, pl.: özv. dr. Gipsz Jakab

Cím

Következő fontos adat a cím. A cím részeit külön mezőkben kell megadni.

Az egyes mezők kitöltése után az Enter billentyűvel lehet továbbmenni.

A település és az utca értékeit a titulushoz hasonlóan kötött értékek közül kell kiválasztani. Itt az ilyen típusú mezők egy másfajta kezelését fogjuk megismerni.

  • Irányítószám: szabadon kitölthető. A már említett Enter billentyű lenyomásával lehet továbblépni a település mezőbe.

    Ha az irányítószámhoz tartozó település már szerepel a települések listájában, akkor azzal kitölti a program a település mezőt.

  • Település: ha az irányítószám alapján nem tudta a program kitölteni a település nevét és elkezdjük gépelni, akkor a második betű után a program megpróbálja megtalálni a települések listájában. Amennyiben sikerült, kiegészíti a begépelt szöveget. Ha eltalálta, akkor az Enter billentyű lenyomásával kell elfogadni és továbblépni az utca mezőre.

    Ha nem a kívánt érték jelenik meg, akkor tovább lehet gépelni a nevet. A program újra próbálkozik:

    Ha most már jó, akkor Enter, egyébként folytassa a gépelést. Ha már nem lehet találatra számítani, akkor pirosra vált a begépelt szöveg. Ilyenkor fejezzük be a település nevét:

    Ezután lenyomva az Enter billentyűt, üzengetni kezd a program, hogy nem találja a begépelt értéket (ezt már észrevettük) és mit tegyen:

    Kattintsunk az Igen gombra (a fenti képen már rákészültünk az egér nyilával), aminek hatására a begépelt településnévvel kitöltve megjelenik a települések adatbeviteli ablaka. Itt módunk van az esetleges helyesírási hibákat kijavítani az Adat neve mezőben és kitölteni az irányítószámot.

    Ezután kattintson az ablak bal felső sarkában található Ok gombra (zöld pipás). Ennek hatására két dolog történik:

    • a települések listájába belekerül az adat, a mi példánkban [Budajenő], illetve

    • most már feketén írva bekerül az adat a címbe

    Ezt hosszabb elolvasni (nem beszélve a leírásáról), mint végigcsinálni. A gyakorlatban az első néhány egyháztag felvétele után kialakul a használt települések listája, ami után az irányítószám vagy a településnév első néhány betűjének leütésével már sokkal gyorsabban halad az adatbevitel.

  • Utca: az utca megadása a településhez hasonlóan történik. Gépeléskor kiderül, hogy létezik-e már. Ha igen, elég az Enter billentyűvel elfogadni és továbblép a házszámra. Ha nem, akkor fel kell venni az utcák listájába a kívánt értéket.

    A közterület típusát, tehát, hogy utca, tér, köz, stb., a név után ki kell írni.

  • Hszsz: ide kell írni a házszámot. Lakótelepi címeknél lépcsőház, emelet, ajtószámot is lehet írni . Az értékeket sima gépeléssel lehet megadni és csakúgy mint eddig, az Enter billentyűvel lehet továbblépni.

Egyháztag státusz

A számos kitölthető adat közül jó néhány magától értetődő. Nem nyilvánvaló, ugyanakkor a program működését befolyásoló adat az Egyháztag státusz. Az adatbevitel kezdetén van értéke: aktív et.

Ez azt jelenti a program számára, hogy „ez a tag jelenjen meg az Egyháztagok ablakban”. Ha ez az érték (aktív et.) nem szerepel az egyháztagnál, mert át lett írva, vagy törölve lett, akkor a Partner menü Partnerek ablakában találja meg a keresett személyt.

Tipp

A legegyszerűbb, ha ezt a mezőt első körben nem változtatja meg.

Ha mégis szeretné, akkor a részletekért nézze meg az Egyházközségi tagok nyilvántartása fejezetet.

III.3.2. egyháztagok megkeresése

Ha már van elég egyháztagi adat az adatbázisban, akkor merül fel a kérdés, hogyan tudunk megtalálni valakit. Ez szükséges ahhoz, hogy bármilyen műveletet tudjunk végezni. Műveletnek tekinthető pl. megnézni valaki telefonszámát, vagy borítékot nyomtani.

A legegyszerűbb megoldás, ha a táblázatban az egérrel, vagy a kurzormozgató billentyűkkel addig lépkedünk amíg a kívánt sort el nem érjük. Az alábbi képen bekarikáztuk az ablak azon részeit, ahol az egérrel lehet mozogni:

Szokásos adatmennyiség esetén, ami több száz sort jelent, ez nem hatékony megoldás. Kereséssel szűkíthetjük a listát.

Tipp

Az Ariadnéban minden adat szerint lehet keresni, amelyet az adatbevitel során kitöltöttünk. Ez egyúttal segít eldönteni, hogy a sok lehetőség közül mit adjunk meg az egyháztagi adatlapon:

ami szerint keresni kívánunk a későbbiekben, adjuk meg. Ami szerint nem valószínű és nem is kötelező adata valamelyik nyomtatványnak (mint pl. beosztás), azt nyugodtan üresen hagyhatjuk.

Egyháztag lista szűkítése

Mivel alapvető és sokszor használt funkcióról van szó, ezért a keresés egyszerűen végrehajtható:

  • Meg kell nyitni azt az ablakot, amelyikben az adatok vannak.

  • A keresendő adatot tartalmazó oszlop valamelyik celláját kell kiválasztani, pl. egér kattintással.

  • Elkezdeni gépelni a keresett szó elejét.

Most lássuk részletesen és képekkel. Keressük meg a jó öreg Gipsz Jakabot:

  • Meg kell nyitni a megfelelő ablakot. Ez a hívek esetében a főmenüben az Egyházközség tagjai menüponttal történhet, ha még nincs nyitva. A már korábban megismert kép fogadja:

  • Kattintson valamelyik névre, legyen mondjuk Apostagi Ildikó. Mindegy melyik sort választja. A lényeg, hogy a Név oszlopban legyen és ne az oszlop fejlécét találja el (az másra szolgál).

  • Kezdjük el gépelni a keresett nevet. Ha fél szemünket a képernyőn tartjuk az első betű, azaz a „g” leütésekor (kisbetű-nagybetű nem számít), akkor a következő ablak bukkan fel:

    Mint látjuk, megjelent egy kis ablak, ahova a keresett nevet lehet beírni, kitöltve a már leütött betűvel. Nem is szükséges a teljes nevet megadni.

    Tipp

    A begépelt szöveget a név elejével hasonlítja össze a program! Annyit írjon be, amennyi biztosítja a megfelelően kevés találatot. Minél hosszabban írja a név elejét, annál kevesebb találatot fog kapni.

  • Ha a képen látható állapotban nyomjuk meg az Ok gombot akkora következő listát kapjuk (a minta adatállományból)

    Tipp

    Figyelje meg a bekarikázott részt! Ott mutatja a program, hogy éppen hány sort tartalmaz az ablak.

    A négy sorból már könnyen kiválaszthatjuk a minket érdeklőt.

  • Ha tovább gépelt volna, és „gi” után nyomta meg az Ok gombot, akkor csak Gipsz Jakab jelent volna meg.

III.4. Könyvelési alapok

Ebben a fejezetben átnézzük a könyvelési munka alapeseteit.

A könyvelés menete röviden összefoglalható: a pénzmozgások bizonylatainak adatait, ami a bankszámla kivonatot és pénztári bevételi és kiadási bizonylatokat jelenti, vigyük be a programba és adjuk meg közben a könyvelési kódokat. A szokásos jelentések, pénztárkönyv, zárszámadás, főkönyvi kivonat ezután külön munka nélkül előállnak. Ezen kívül szükség lehet néhány beállításra menet közben.

Tehát:

Ebben a fejezetben is az indulás megkönnyítése a fő cél, ezért nem térünk ki minden részletre. Egy olyan forgatókönyv alapján haladunk, amelyik a leggyakoribb műveleteket tartalmazza, és amely alapján könnyen fel lehet fedezni az egyéb lehetőségeket. Mindenesetre a könyvelés teljes leírását megtalálja a Könyvelés, pénzügy fejezetben.

III.4.1. Pénzügyi alapbeállítások

Könyvelési kódok és költségvetés beállítása a Pénzügy - Beállítások - Egyházi költségvetési jogcímek karbantartása menüpont alatt lehetséges.

III.4.2. Alapbizonylatok könyvelése

Papír pénztárbizonylat könyvelése

A papíron készített pénztárbizonylatot a következő lépésekkel tudjuk a programba rögzíteni, és más dolgunk nem is lesz, a jelentések maguktól előállnak.

  • Nyissuk meg a Pénzügy - Bizonylatok és könyvelésük - Papír pénztárbizonylatok könyvelése menüponttal a papír pénztárbizonylatokat tartalmazó ablakot. Minden további műveletet innen fogunk indítani.

    Az ablak a már rögzített bizonylatokat mutatja. Természetesen először üres lesz.

    A fenti ábrán a pénztári nyitó összeg bizonylata látható. Erről később még szót ejtünk. Nézzük most, hogy lehet egy bizonylatot rögzíteni.

  • Új bizonylat rögzítése

    Ahogy az Ariadnéban szokásos, itt is az Új adat gombbal (a gombsorban a zöld kereszt) kell indítani az adatbevitelt. Az adatbevitel külön ablakban fog történni, ugyancsak összhangban az általános kezelési móddal.

    Az adatbeviteli ablak felső részében az ún. bizonylat fej adatait kell megadni. Az alsó részben a bizonylat tételeit. ( Egy bizonylatnak több tétele lehet.)

    Nézzük sorban a mezőket:

    • Bizonylatszám: bizonylat száma, amit a nyomda nyomtatott rá. A piros szín jelzi, hogy kötelező kitölteni.

    • Forgalom típusa: ez a mező mondja meg, hogy bevétel vagy kiadás történt. A jobb oldalán található gombra kattintva megjelennek a lehetséges értékek.

      A listából válassza ki a megfelelőt és kattintson az alsó Ok gombra. Az alábbi ábrán a bevételt választjuk:

      Fontos: ha kitöltöttük a Forgalom típusa mezőt, akkor azt nem lehet megváltoztatni!

    • Kelt: a bizonylat keltét kell itt megadni. A program az aktuális dátummal kitölti (jutalom a naprakész könyvelést vezetőknek), de át lehet írni. A dátum formátuma fontos, a minta szerint kell pontot tenni a hónap két oldalára.

    • Befizette/felvette: befizetés esetén a befizető, kifizetés esetén a pénzt felvevő egyháztag vagy más partner.

      Tipp

      A pénzügyi részben nem csak az egyháztagok jelennek meg, hanem minden partner. Partner mindenki akinek neve és címe lehet. Ide tartoznak a cégek, más egyházközségek vagy az egyházmegye.

      Itt is hasonlóan kell eljárni, mint a Forgalom típusa mezőnél: a mező jobb oldalán található gombra kattintva megjelennek a partnerek. A könnyebb azonosítás céljából a név mellett a születési dátum és a cím is megjelenik.

      Kezdetben ez a lista meglehetősen kevés adatot fog tartalmazni. Ahogy halad az egyháztagok adatainak felvétele úgy fog bővülni.

      Lehetőség van a listát itt is bővíteni anélkül, hogy a bizonylat rögzítését megszakítanánk. Ha tehát nem találjuk a pénztárbizonylaton szereplő partnert, akkor a lista tetején található Új adat gombra kattintsunk (ahogy más esetekben, itt is a zöld kereszt az ikonja):

      A megjelenő ablakban értelemszerűen ki kell választani, hogy a partnerek milyen részcsoportjába tartozik aki/ami a bizonylaton szerepel. A választás és az Ok gomb megnyomása után az adott fajta adatbeviteli ablak jelenik meg.

      Itt töltse ki a szükséges adatokat és az adatbevitel végén fogadja el az Ok (zöld pipa) gombbal. Az újonnan felvett partner megjelenik a listában.

      Ezután kiválasztva a partnert a listából az alsó Ok gombot kell megnyomni. Az ábrán Gipsz Jakabot választottuk ki:

      Nézzük meg, hogy is állunk ezután:

      A bizonylat fej készen van, jön(nek) a tétel(ek). Ehhez kattintson az alsó táblázat Bizonylati összeg mezőjére (jelenleg még üres), ahogy a fenti ábra mutatja. Az egyes mezők:

    • Bizonylati összeg: a be- vagy kifizetett összeg. Mindkét esetben pozitív számot kell beírni. Csak számokat tartalmazhat mindenféle díszítés nélkül. A végén nyomja meg az Enter billentyűt.

      Figyelje meg, hogy a tétel Bizonylati összegének kitöltése után a bizonylat fejben is megjelenik a tételek összege.

    • Egyházi költségvetés jogcím: ez a könyvelési kódot jelenti. Az értéket listából kell kiválasztani. Az értékkészlet listát többféleképpen lehet megjeleníteni.

      Kattintson kettőt a jogcím mezőbe az egérrel vagy nyomja le az Enter billentyűt. Ennek hatására megjelenik a mező jobb oldalán az értékkészlet gomb:

      Rákattintva feljön a könyvelési kódok listája. Figyelje meg, hogy csak a fejben megadott forgalom típusnak megfelelők jelennek meg.

      Kiválasztva a megfelelő jogcímet, az alsó Ok gombra kell kattintani. Ennek hatására bekerül a kiválasztott könyvelési kód a bizonylat tételbe, az ábra szerint:

    Ezzel gyakorlatilag kész is vagyunk. Lehetne még cifrázni egy-két dolgot, de elsőre elég lesz ennyi. Kattintsunk az ábra szerint a bal felső sarokban található Ok gombra (amit zöld pipa ikon jelez, csakúgy mint minden ariadnés adatbeviteli ablakban).

  • Az elkészült bizonylat bekerül a bizonylatok listájába, ahonnan az adatbevitelt indítottuk:

A fentieket kell még néhányszor végrehajtani, és készen is vagyunk a pénztárral. Ha a bankszámlakivonatokat is rögzítettük (ami nagyon hasonló a fentiekhez) nem lesz más dolgunk mint a jelentések megtekintése és nyomtatása.

Bankszámlakivonat könyvelése

A bankszámlakivonatok könyvelése is a bizonylat adatainak rögzítéséből és a könyvelési kódok megadásából áll. Nagyon hasonlít a papír pénztárbizonylatnál megismert metódusra. Itt csak a különbségeket fogjuk részletesen tárgyalni.

A bankszámlakivonatok kezelését a Pénzügy - Bizonylatok és könyvelésük - Bankszámlakivonatok menüponttal megnyíló ablakkal lehet végezni. Itt is láthatók az aktuális évre már rögzített bizonylatok.

Új bizonylat rögzítését a szokásos Új adat () gombra kattintva indíthatja. A következőhöz hasonló ablak fog megjelenni:

A bankszámlakivonat adatai
A bizonylat fej
Kelt

a bizonylat kiállításának kelte. A tételeknél ettől eltérő dátum is szerepelhet ha több nap mozgásait tartalmazza.

Bizonylatszám

a bankszámlakivonat száma. A program az adatbevitel végén ellenőrzi, hogy szerepel-e már ilyen számú bizonylat, és nem engedi kétszer azonos számmal rögzíteni.

Számlaszám és bank

A program tetszőleges számú bankszámlát tud kezelni. Ebben a mezőben kell megadni, hogy melyik bankszámlaszám bizonylatáról van szó. A bankszámlák közül a jobb oldali gombra kattintva lehet választani. Ebből a listából el lehet indítani új bankszámlaszám felvételét is amikor az első bizonylatát rögzítjük.

Tipp

A bankszámlaszámoknak meg lehet adni nevet is, ami könnyebben azonosíthatóvá teszi őket, szemben a 16 vagy 24 jegyű számokkal. Pl. folyószámla vagy lekötött számla. Ez esetben az adatbevitelnél a gombra kattintás helyett el lehet kezdeni a név elejének gépelését, és a program ki fogja választani a megfelelőt.

Előző bankkivonat

nem kötelező kitölteni. Segéd információ, amelyik segít megállapítani, hogy nem maradt-e ki bankszámlakivonat. Ha kiválasztja az előző kivonatot, akkor annak záró egyenlegével kitölti az éppen felvétel alatt lévő bizonylat nyitó összegét.

Ellenőrző adatok

a következő adatokat ki tudná számítani a program az előző kivonat és a tételek alapján. A bizonylat ellenőrzése céljából azonban ezeket is meg kell adni.

Tételszám

itt kell megadni, hogy hány tétel szerepel a bankszámlakivonaton

Nyitó egyenleg

az adott bankszámlakivonat nyitó egyenlege

Befizetés/jóváírás összesen

a bankszámla kivonaton szereplő összes jóváírás

Kifizetés/terhelés összesen

a bankszámla kivonaton szereplő összes terhelés

Figyelem

Ezt az összeget negatív előjellel kell megadni. Tehát, ha a terhelési tételek összege mindösszesen 500,-, akkor -500 -at kell begépelni.

A tételeknél már pozitív számként kell a terhelések összegét is megadni.

Záró egyenleg

az adott bankszámlakivonat záró egyenlege

A bizonylat tételei

A bankszámla kivonat tétele hasonló a pénztárbizonylatok tételeihez. Két további mezőt kell megadni: a tétel keltét és a forgalom típusát (terhelés vagy kifizetés) mivel ezek tételről tételre eltérőek lehetnek:

Tipp

A bankszámlakivonatok általában több tételesek. Ha új sort szeretne nyitni, akkor a rubrika kitöltése után nyomja meg az Enter billentyűt, hogy a teljes rubrika legyen kijelölve.

Ezután a billentyűzeten a kurzort lefelé mozgató nyíl gombot megnyomva új sort kezd a program. Az alábbi ábra mutatja, hogy a billentyűzeten hol találja:

Az eredmény a következő lesz:

A Kelt mezőt automatikusan ki is tölti a program a bizonylat fej szerinti értékre.

Az adatbevitel befejezése

Ha helyesek az adatok, akkor az adatbevitelt a szokásos Ok (zöld pipa) gombbal lehet befejezni:

A már rögzített bankszámlakivonatot ellenőrizni lehet: a bizonylat fejében megadott értékeket összehasonlítja a tételekből kiszámítható értékekkel. Az eredményt a státusz oszlopban jeleníti meg.

Az ellenőrzést a Bankszámlakivonat ellenőrzés gombra kattintva végezheti el:

Az ellenőrzött összefüggések:

  • a fejben megadott tételszám = a tételek számával

  • a fej záró összege = a fej nyitó összege + összes jóváírás + összes terhelés (amely negatív számként van megadva)

  • a tételek jóváírásainak összege = a fejben megadott összes jóváírással

  • a tételek terheléseinek összege = a fejben megadott összes terhelés mínusz egyszeresével

IV. fejezet - Újdonságok

Az Ariadne program fejlődése nem állt meg a program átadása után. Folytatjuk a fejlesztést, amelynek során figyelembe vettük a felhasználóktól beérkezett, gyakorlati tapasztalaton alapuló igényeket is. A program újabb változata, amely ezeket az újdonságokat is tartalmazza, a frissítéssel kerül az Ön gépére. A fejlesztések a 2007-es verzióig minden felhasználó számára térítésmentesen állnak rendelkezésre.

Tipp

Javasoljuk, hogy legalább erre a 2007. évi verzióra frissítse programját!

A 2008-as és további verzió azok számára elérhető, akik vagy egyházmegyéjük megrendelték támogatási szolgáltatásunkat.

A tennivalókat, a Program frissítés fejezet tartalmazza.

IV.1. Program frissítés

A tennivalókat, a Program frissítés fejezet tartalmazza.

IV.2. 2010. évi verzió újdonságai

Az Ariadne - Egyházközségi adminisztrációs szoftver immár hat éves története során mindig kiemelt figyelmet fordítottunk az egyházközségek helyi sajátosságaira. A gyülekezeti adminisztráció nagy vonalakban egységes, de kisebb-nagyobb mértékben gyakran előfordulnak helyi vagy tájegységi sajátosságok. Ezt olyan körülményként kezeltük a fejlesztés során, amihez a szoftvernek igazodnia kell, úgy hogy közben a másik fontos követelményt az egységes rendszer igényét se adjuk fel. (Talán a templomok építészetének egyszerre létező egységéhez és különbözőségéhez lehet hasonlítani ebből a szempontból.)

A programban az évek alatt összegyűlt sok helyi tapasztalatból és szokásból kirajzolódtak a leggyakoribb használati módok is. A 2010. évi fejlesztések egyik iránya ezen főcsapás minél kényelmesebben járhatóvá tétele volt. Erre a legjobb példa talán, a választójegyzék, a melynek lett két kattintásos változata, ha csak a korábbi években befizető egyháztagok lehetnek a tagjai.

A fejlesztések másik iránya pont a meglévő funkciók kiegészítése volt alternatív használati módokkal, mint mondjuk az egyszerűsített táblázatos bizonylat könyvelés, amely az egytételes bizonylatok könyvelési sebességét növeli meg jelentősen.

A harmadik csoportja a fejlesztéseknek a hatékonyságot javítják, egyszerűsítik a kezelést. Ilyen pl. az év nyitással kapcsolatos feladatok összevonása az új év felvételébe vagy a kettős könyvelést végzőknél a bizonylat rögzítésével egy időben történő főkönyvi könyvelés.

Újabb funkciók is megjelentek, a támogatási szolgáltatásunkat igénybe vevő felhasználók kéréseinek megfelelően. A lelkipásztori munkát hivatott segíteni pl. az összevont családi pénzügyi kimutatás.

Lássuk ezek után részletesebben is mi változott.

IV.2.1. Egygombos év nyitás

Az év nyitás jelentősen leegyszerűsödött a korábbihoz képest. Eddig sem volt bonyolult, de igényelt vagy 10 kattintást, ráadásul különböző ablakokban. Mivel évente csak egyszer kellett végrehajtani, könnyű volt elfelejteni mire újra szükség volt rá.

Most a könyvelési éveknél megjelenik egy Új év nyitása menüpont, ami mindent elvégez:

  • létrehozza a következő évet, kitölti a kezdete-vége mezőket és megnyitja könyvelésre

  • lemásolja a könyvelési jogcímeket

A funkció előnye a kevesebb munkaigény mellett, hogy a kevesebb adatbevitel, kevesebb hibázási lehetőséget is jelent. Ugyanakkor megmaradt minden korábbi lehetőség a jogcímrendszer átalakítására.

IV.2.2. Családi pénzügyi kimutatás

Az Ariadnéban pontosan lehet vezetni a családi kapcsolatokat (u.m. szülő-gyerek, házastárs) és személyre szólóan az egyházfenntartási befizetéseket. Ez az új lista

  • automatikusan összegyűjti a család tagjait, oly módon, hogy

    • egy személy csak egyszer fordul elő a listában, akkor is ha nincs a lista leszűkítve a családfőkre

    • önálló családba sorolja azokat a gyereket, akiknek feleségük és/vagy gyerekük van

  • kiszámolja a családtagok befizetését,

    • évente külön oszlopban jeleníti meg

    • minden családtag befizetését összeadja

  • megjeleníti a család(fő) címét és Excelbe exportálható

Miért jó ez?

  • egyben lehet látni a családtagokat és a család tagjai által teljesített befizetéseket, függetlenül attól, hogy személyekre bontottuk a könyveléskor vagy sem

  • elhunyt hozzátartozó (még életében tett) befizetései is megjelenik a családi összegben. Nem járunk úgy, hogy ha éveken keresztül a férjre könyveltünk, akkor annak halála után az özvegy úgy tűnik, mintha évek óta nem járulna hozzá az egyházközség fenntartásához.

  • nem kell egy gyerek családalapítását külön adminisztrálni. Automatikusan leválik a jelentésben a szülei családjáról. Kevesebb munka és kevesebb hibázási lehetőség

  • a lista felhasználható az egyházfenntartói járulékok begyűjtéséhez:

    • táblázatkezelőbe exportálva, cím szerinti sorrendben nyomtathatók akik nem fizettek

    • gyülekezeti hírlevél/újság címzéséhez felhasználható, a nem fizetőknek eltérő tartalmú csomag, levél állítható össze (pl. csekk is kerül az újság mellé)

IV.2.3. Egyszerűsített zárszámadás nyomtatás

Az Ariadne zárszámadása az év végén leadandó hivatalos forma mellett sokféle lehetőséget biztosít:

  • tetszőleges időszakra lehet lekérni, nem csak a teljes évre

  • társegyházközségek zárszámadása külön és egyben is nyomtatható, illetve ahol tevékenységek szerint is könyvelnek, ott tevékenységre is bontható

  • lehet csak a fő jogcímekre kérni (pl. I., II. , III. .... megjelenik, de az alattuk álló részjogcímek már nem)

  • a jogcímrend tetszőleges részére lehet szűkíteni, pl.: csak a kiadások, vagy ellenkezőleg bővítetten, az átmenő tételekkel együtt nyomtatni.

A sok lehetőséghez némi kezelői ismerettel és kattintásokkal jutunk hozzá.

Az egyszerűsített zárszámadás nyomtatás a leggyakoribb formát (teljes évre, átmenő tételek nélkül a teljes jogcímrendre, részletesen és társegyházközségek egyben) kínálja:

  • egy kattintással indítható

  • a formátumát szépítettük (ami persze szubjektív)

  • lehetőség van a nyitó összeget automatikusan a IV.10. .... jogcímen megjeleníteni az eddigi vagyon változás rész helyett, ami a jelentés végén jelent meg.

A zárszámadás elkészítésének lépései:

  1. Legyen beállítva a programban a Mozilla Firefox böngésző. A részleteket itt találja.

  2. Az Ariadnéban válassza ki a Pénzügy - Jelentések - Éves jelentések menüpontot

  3. Válassza ki a kívánt évet, és a gombsorban kattintson a Zárszámadás ikonra, az ábra szerint

IV.2.4. Táblázatos bizonylat könyvelés

Az táblázatos bizonylat könyvelés a pénzmozgások könyvelésének egy új, könnyített formája, elsősorban kis pénzforgalmú gyülekezetek számára. A kezeléstechnikában ötvözi

  • a táblázatkezelő programok által nyújtott egyszerű adatbevitelt

  • az Ariadne integrált adatbázisából eredő előnyökkel

    • megbízhatósággal

    • az adatok újrafelhasználhatóságával ( pl. választójegyzék automatikus összeállítása a könyvelési adatok alapján)

Ez a könyvelési forma az egytételes bizonylatoknál lényegesen növeli az adatbevitel sebességét. A pénzmozgást egyből a pénztárkönyvbe lehet rögzíteni, a bizonylat fej nélkül.

IV.2.5. Egyszerűsített választójegyzék összeállítás

A választójegyzék összeállítás szabályai, és az Ariadne programban rögzített, ehhez szükséges adatok köre elég nagy szórást mutat a tapasztalatok szerint. (Szoftverfejlesztőként, a valóságos helyzetet kellett figyelembe vennünk, nem csak az elveket.) Ezért a felhasználóra bíztuk, hogy a program eszközeivel maga állítsa össze az adott gyülekezet gyakorlata szerint a választójegyzékbe kerülők listáját.

Ugyancsak gyakorlati tapasztalat, hogy a legtöbb helyen elégséges az előz év(ek)ben megadott jogcíme(ke)n teljesített befizetés a választójegyzékbe kerüléshez. Az egyszerűsített választójegyzék összeállítás pontosan ezt hozza két kattintás közelségbe:

  • a választójegyzék létrehozásakor megadható, hogy mely jogcímeket figyelje a program. Ezek lehetnek több év jogcímei is.

  • ezek alapján a program egy utasítással összeállítja a választójegyzéket

Megjegyzés

Megmaradt a korábbi módosítási lehetőség is! Egyéb feltételekkel is hozzáadhatók személyek a választójegyzékhez, illetve egyesével is lehet módosítani azt.

IV.2.6. Szűkített egyháztag adatlap nyomtatás

Számos gyülekezetben gyakorlat, hogy év elején köszönőlevélben vagy egyéb kiadvány mellékleteként értesítést küldenek az egyháztagoknak az előző évi befizetésekről. A szűkített egyháztag adatlap az egyháztag és családtagjainak adatai mellett csak az előző évi befizetéseit tartalmazza.

IV.2.7. Partner átalakítása egyháztaggá egy kattintással

Az Ariadne pénzügyi részében nem csak az egyháztagok szerepelnek befizetőként vagy mint akiknek kifizettük a pénzt. Számos esetben előfordul, hogy a könyvelés során felvett személynél nem jelölik, hogy egyháztag (nem lehet tudni, vagy elfelejtődik), ezért nem kerül bele a ez egyháztag nyilvántartásban, csak sima partner lesz.

Megjegyzés

Erre a 2009. évi egyik fejlesztés felhívja a figyelmet az új partner felvétele során. Így már csökken az ilyen típusú hibázások esélye.

Amikor egy ilyen partnerről kiderül, hogy az egyháztag nyilvántartásban a helye, akkor az új művelettel egy kattintással és egyéb háttérismeretek nélkül idehelyezhető.

IV.2.8. Egyháztag adatok összevonása

Néha előfordul a legnagyobb gondosság mellett is, hogy valaki kétszer kerül be az egyháztag listába. Ha ezt időben észrevesszük, akkor a fölösleg adat törölhető. A törlést azonban csak addig engedi meg a program, amíg az illető nem szerepel már más adat részeként, pl. befizetőként egy pénztárbizonylaton. Ha a pénztárbizonylat le is van zárva, akkor az illetőt nem lehet a rendszerből törölni.

Ilyenkor jön jól az egyháztag adatok összevonása művelet, amellyel két adatból, amely a valóságban egy személyt takar egyet képez. Az egyiket kitörli, és ennek minden kapcsolódó adatát (családtagok, események, pénzmozgások, stb.) a megmaradóhoz átteszi.

IV.2.9. Boríték nyomtatási paraméterek állíthatók

IV.2.10. Családi nyilvántartókönyv új formátum

IV.2.11. Rendszer karbantartás

IV.3. 2009. évi verzió újdonságai

V. fejezet - Egyházközségi tagok nyilvántartása

Hm. Ez a fejezet még nem készült el. Hamarosan jön. Tartalmazni fogja a

V.1. Egyházközségi tagok adatai

V.2. Egyháztagok műveletei

VI. fejezet - Gyülekezeti élet

VI.1. Választójegyzék

Az Ariadne program az egyházközség választó tagjairól a névjegyzéktől különálló nyilvántartást vezet. Ennek lényege, hogy a névsorból a feltételeknek eleget tevő gyülekezeti tagokat minden évben egy-egy különálló listába másolja a program. A listák összeállítását automatizálni lehet a programmal, illetve egyedileg is lehet módosítani, hozzáadni vagy kivenni személyeket.

VI.1.1. Választójegyzék ablak

A választójegyzék ablakot a program menüjében a Partner menüpont alatti Választójegyzék paranccsal lehet megnyitni.

Műveletek

A választójegyzékek ablakban el lehet végezni a választójegyzékek

VI.1.2. Választójegyzék létrehozás

Mielőtt bármilyen módon (egyedileg vagy automatizáltan) meghatároznánk, hogy kik egy évben a választók, létre kell hozni magát a választójegyzéket. A számítógép előtti világban ennek az felelt meg, amikor az üres papírt befűzték az írógépbe és ráírták a gyülekezet nevét és mondjuk hogy, 2012-es választójegyzék.

A választójegyzék létrehozás az Ariadne általános kezelésmódja szerint történik, a választójegyzék ablakban. (Az adatbevitellel kapcsolatos általános tudnivalókat itt találja: Új adat felvétele).

A választójegyzék adatai

Kezdete - vége

Azt az időszakot jelöli, amelyben a választójegyzék érvényes. Tehát nem azt, amely év vagy évek során történt befizetések figyelembe lettek véve a feltétel megállapításánál. Ha pl. a 2013. évre érvényes választójegyzéket állítjuk össze, akkor a kezdete 2013.01.01, a vége 2013.12.31 legyen.

Ez az adat nem befolyásolja az automatikus generálást csak a választójegyzék azonosításához szükséges.

Kötelező kitölteni.

Választójegyzék státusz

A program minden választójegyzéket megőriz a használat kezdete óta. A státusz értékével lehet megkülönböztetni a korábbi, már érvényteleneket az aktuális évben éppen érvényestől. Az újonnan létrehozott választójegyzéket a program összeállítás alatt állónak jelöli.

Tagok

Ha egy-egy személyt szeretnénk a választójegyzékhez adni, megtehetjük itt is. Erre van azonban kényelmesebb mód is, amiről az összeállításnál lesz szó.

Tipp

Javasoljuk, hogy ne itt adják hozzá a gyülekezeti tagokat a választójegyzékhez.

Jogcím

Az egyszerűsített választójegyzék összeállítás az itt megadott jogcímeket veszi figyelembe a tagok kigyűjtésénél. Több érték is megadható, akár különböző évekből is.

Tipp

Ha egy értéket már kiválasztott, akkor a billentyűzeten az Insert gombbal kérhet újabbat.

VI.1.3. Egyszerűsített választójegyzék összeállítás

Az egyszerűsített választójegyzék összeállítása során a program azokat a személyeket veszi fel automatikusan a választójegyzékbe, akik a megadott jogcímek valamelyikén befizették hozzájárulásukat az egyházközség fenntartásához.

Előfeltételek

Az egyszerűsített választójegyzék összeállítás funkció használatának előfeltétele, hogy

  • az alkalmazandó szabály csak az egyháztagok befizetéseire korlátozódjon,

  • lehetőleg csak néhány év és néhány jogcím számítson és

  • a könyvelésben ezen jogcímekre érkezett befizetések személyre bontva legyen könyvelve.

A művelet végrehajtása

  1. Létre kell hozni a választójegyzéket a Választójegyzék létrehozás fejezetben leírtak szerint

  2. Az egyházi költségvetés jogcím mezőbe válassza ki azt a jogcímet (általában a megelőző évi I. Egyházfenntartói járulék) amelynek fizetése feltétele a választójegyzékbe kerülésnek.

    Tipp

    Megadhat több jogcímet is akár azonos évből, akár korábbi évből. Azok az egyháztagok fognak a választójegyzékbe kerülni, akik a megadott jogcímek valamelyikén fizetettek.

    Egy minta:

    Az adatbevitelt a szokásos módon fejezze be!

  3. Indítsa el a választójegyzék generálást.

    A választójegyzék ablakban válassza ki az összeállítás alatt álló választójegyzéket, és a Műveletek () gombra kattintva válassza ki a Választójegyzék generálás parancsot:

Működés

A generálás elindítása után a program összegyűjti és a választójegyzékbe másolja azokat, akik a választójegyzékben megadott jogcímek valamelyikén befizettek és nem elhunytak. Az eredmény a jobb oldali táblázatban jelenik meg.

Megjegyzés

Az eredmény megjelenítéséhez szükség lehet az ablak frissítésére, amit legegyszerűbben a Keresés () gombra kattintással érhet el. Ezután ismét ki kell választani az összeállítás alatt lévő választójegyzéket.

Az eredmény ilyesmi lesz:

Utómunkálatok, pontosítás

Az előállt választójegyzék helyessége a felhasznált adatok pontosságának függvénye. Hibát okozhat pl. ha nem minden elhunyt esetében jelöltük ezt vagy ha nem jó személyre és jogcímre lettek könyvelve a befizetések. Ha a választójegyzék átnézése során apróbb javítanivalót találunk, akkor lehetőség van egyenként kivenni vagy hozzáadni személyeket Módosítás, tag hozzáadása és törlése fejezetben leírtak szerint.

Ha a kiinduló adatokban történt lényeges változás akkor az egész generálást meg lehet ismételni. Újrafuttatva a generálást a program hozzáadja azokat, aki nem szerepelnek még a választójegyzékben és megfelelnek a feltételeknek.

Megjegyzés

Az újragenerálás csak hozzáadni tud. Nem törli ki azokat akik az adatjavítás folytán már nem felelnek meg a feltételnek. Két lehetőségünk van ilyen esetben a javításra:

  • vagy egyesével kell törölni őket vagy

  • az egész választójegyzék törlése után újra le kell játszani a teljes folyamatot. Újra létrehozni a választójegyzéket és végrehajtani a generálást

VI.1.4. Egyéb műveletek a választójegyzékkel

A választójegyzékkel végezhető műveletek indítása és használata alapvetően megegyezik az Ariadne általános kezelési gyakorlatával. A tagok hozzáadása és módosítása érdemel néhány további szót.

Módosítás, tag hozzáadása és törlése

Egy létező választójegyzék tagjait egyesével is módosíthatjuk. Hozzáadhatunk vagy törölhetünk a taglistáról.

Tag hozzáadása

a taglista fölötti belső gombsorban található Új tag felvétele gombbal történik:

Tag törlése

a taglista fölötti belső gombsorban található Tagság törlése gombbal történik:

Megjegyzés

A törlés során az egyháztag adatai nem törlődnek a nyilvántartásból, csak az aktuális választójegyzékben nem fog többé szerepelni.

Nyomtatás

A választójegyzéket a a Választójegyzék ablakban a fölső gombsor nyomtatás ( ) gombjával nyomtathatjuk ki:

Több féle nyomtatási formátum közül választhat a nyomtatási kép bal felső sarkában:

Törlés

A teljes választójegyzék törlésére akkor lehet szükség, ha egyszerűbb újra kezdeni mint a Módosítás, tag hozzáadása és törlése fejezetben leírtak szerint egyesével módosítani. A törlést a Választójegyzék ablakban a fölső gombsor törlés ( ) gombjával végezhetjük el:

VII. fejezet - A 2013. évi gazdálkodásról szóló törvényhez kapcsolódó funkciók

Ebben a fejezetben áttekintjük 2013. évi gazdálkodási törvény előírásait gyakorlati szempontból: milyen új jelentéseket kell év végén elkészíteni és ehhez mennyiben változott az évközi könyvelés. Előrebocsájthatjuk, hogy a napi könyvelési munka – pénztár, bank – nem változott. Megjelent néhány újabb nyilvántartás, amelyek vezetése éves szinten kb. annyi munkát jelent mint egy-két hétnyi időszak lekönyvelése a korábbi gyakorlat szerint. Hasonlóképpen, az eddig jelentések is megmaradtak és mellettük jelentek meg az újak.

A munkamenet továbbra is a bizonylatok könyvelésével kezdődik és a jelentések lekérésével fejeződik be. Az új jelentésekhez szükséges néhány beállítás, amit azonban csak egyszer, az első évben kell megtennünk.

Az alábbi térképen mutatjuk meg a régi és új funkciókat. Az egyes elemekre kattintva elugorhat a dokumentáció megfelelő részeire.

image/svg+xml 72,42.28 false #FFFFFFFF #000000FF 1| Jogcímrend 'Comic Sans MS'|normal|normal|12px|none #000000FF 0,1 90,25 false #FFFFFFFF #000000FF 1| Eredmény 'Comic Sans MS'|normal|normal|12px|none #000000FF 0,1 117,42.28 false #FFFFFFFF #000000FF 1| Vegyes jelentés Comic Sans MS|normal|normal|12px|none #000000FF 0,0 117,89 false #FFFFFFFF #000000FF 1| Bankszámlakivonat Comic Sans MS|normal|normal|12px|none #000000FF 0,0 117,42.28 false #FFFFFFFF #000000FF 1| Tartozás, követelés Comic Sans MS|normal|normal|12px|none #000000FF 0,0 117,42.28 false #FFFFFFFF #000000FF 1| Pénztárbizonylat Comic Sans MS|normal|normal|12px|none #000000FF 0,0 98.78399999999999,163 4.9392,10.866666666666667 #FFFFFFFF #000000FF 1| 'Comic Sans MS'|normal|normal|12px|none #000000FF 1,1 117,42.28 false #FFFFFFFF #000000FF 1| „Értékes” leltár 'Comic Sans MS'|normal|normal|12px|none #000000FF 0,0 90,25 false #FFFFFFFF #000000FF 1| Pénztárköny 'Comic Sans MS'|normal|normal|12px|none #000000FF 0,1 98.27199999999999,70.128 4.9136,4.6752 #FFFFFFFF #000000FF 1| 'Comic Sans MS'|normal|normal|12px|none #000000FF 1,1 90,25 false #FFFFFFFF #000000FF 1| Mérleg 'Comic Sans MS'|normal|normal|12px|none #000000FF 0,1 96.96,25 false #FFCC00FF #000000FF 1| Beállítások Comic Sans MS|normal|normal|12px|none #000000FF 1,1 Beállítások 98.27199999999999,70.128 4.9136,4.6752 #FFFFFFFF #000000FF 1| 'Comic Sans MS'|normal|normal|12px|none #000000FF 1,1 90,25 false #FFFFFFFF #000000FF 1| Zárószámadás 'Comic Sans MS'|normal|normal|12px|none #000000FF 0,1 Zárószámadás 99.29599999999999,35 4.964799999999999,2.3333333333333335 #FFFFFFFF #000000FF 1| 'Comic Sans MS'|normal|normal|12px|none #000000FF 1,1 91.952,25 false #FFFFFFFF #000000FF 1| Pénzkészlet 'Comic Sans MS'|normal|normal|12px|none #000000FF 0,1 Pénzkészlet 27,-242 30,208 free #000000FF 1|8,4,1,4 250.23999999999995,25 false #FFCC00FF #000000FF 1| Jelentések Comic Sans MS|normal|normal|12px|none #000000FF 1,1 Jelentések Pénztárkönyv Bankszámla Mérleg 98.27199999999999,70.128 4.9136,4.6752 #FFFFFFFF #000000FF 1| 'Comic Sans MS'|normal|normal|12px|none #000000FF 1,1 Eredménykim. „Értékes” leltár 117,42.28 false #FFFFFFFF #000000FF 1| Tartozás, követelés Comic Sans MS|normal|normal|12px|none #000000FF 0,0 Tartozás, követelés 25,-266 28,188 free #000000FF 1|8,4,1,4 Nyitó,vegyes 146.8064,25 false #FFCC00FF #000000FF 1| Adatbevitel, bizonylatok Comic Sans MS|normal|normal|12px|none #000000FF 1,1 Adatbevitel, bizonylatok 2013. évi gazd. tv. újdonságai Pénztárbizonylat Bankszámlakivonat 72,42.28 false #FFFFFFFF #000000FF 1| Jogcímrend 'Comic Sans MS'|normal|normal|12px|none #000000FF 0,1 Jogcímrend Befektetés

VII.1. Beállítások

VII.1.1. Jogcímek

Jogcímek beállítása a 2013. évi gazdálkodási törvényhez

A jogcímeknél meg kell még határozni, hogy az adott jogcímre könyvelt összegek az Eredménykimutatás mely sorában szerepeljenek.

Alap eset: nem csinálunk semmit. Ekkor az összes bevétel Pénzügyileg rendezett bevételnek, az összes kiadás pedig Ráfordításként érvényesíthető kiadásnak fog számítani. Ha ennél szofisztikáltabb eredménykimutatást szeretnénk, akkor pár beállítást el kell még végeznünk.

Szerencsére ezt nem kell minden jogcímre egyesével meghatározni, hanem elég csak azokra a fő jogcímekre, amelyeken belüli aljogcímek már mind ugyanabba a sorba számítanak. Egy példával:

A fenti ábra szerinti beállításban minden, a Saját bevételek jogcím alatti jogcímekre könyvelt tételek az eredménykimutatás Pénzügyileg rendezett bevételek sorában fog szerepelni. Tehát a I., II., III. és IV, kezdetű minden jogcím. Ezekre nem kell egyesével beállítani az eredménykimutatás sorát.

VII.1.2. Értékpapír, befektetések

Értékpapír és befektetés beállítás

A mérlegben a pénzvagyon meg van osztva különböző formák szerint, mint pl. befektetett eszköz és értékpapír. Az Ariadnében az értékpapírok és befektetett eszközök legegyszerűbb nyilvántartása a bankszámlák mintájára történik. Egyszerűen létre kell hozni egy (vagy akár több) bankszámlát a befektetéseknek és az értékpapíroknak. A Mérleg sora mezőben kell jelezni, hogy a mérleg szempontjából minek minősül. Az eredményt mutatja az alábbi ábra:

Figyelem

A „sima” bankszámlaszámoknál nem szabad kitölteni a mérleg sora mezőt!

VII.2. Könyvelés

VII.2.1. Leltár

A mérleg és eredménykimutatás jelentésekben azok a leltári tételek jelennek meg, amelyeknek az adott vagy az előző évben volt nyiltvántartott értéke és az immateriális jószág, ingatlan, tárgyi eszköz, illetve a készlet kategóriába vannak sorolva. Egy példát mutat az alábbi lista:

Az egyházi előírások szerint az egyéb tárgyakat is leltározni kell, de azok az új jelentésekre nem hatnak.

Tárgyi eszközök esetében további újdonság, hogy fényképeket is lehet csatolni. Az alábbi ábrán emellett látható, hogy a nyilvántartásban vezetni kell, ha az értékben változás történt. Az új értéket és az évet kell feltüntetni:

Az adatbeviteli ablakban meg kell adni az adott évben érvényes nyilvántartási értéket:

Értékcsökkenés megadása:

Megjegyzés

Nem az érték megváltozását kell megadni, hanem az új értéket. Tehát, a fenti esetben 2013-ról 2014-re 20 000,- forinttal csökkent az érték, ami így 2014-ben 40 000,-re változott. Ezt az értéket kell a 2014-es sorba írni.

Nyitó leltár felvétele

A két évnél korábban beszerzett tételeknél a kettővel ezelőtti évvel elég felvenni az értéket. Ezzel a tárgyévben és az előző évben nem fog új beszerzésként megjelenni.

Pl. ha a 2014. évre készítjük el először a beszámolót, akkor a minden „régi” tételt 2012 évvel vegyünk fel, ahogy a példa mutatja:

VII.2.2. Tartozások

A tartozásokat a program aszerint csoportosítja, hogy mi tartozunk (kötelezettség), vagy nekünk tartoznak (követelés). A menüben is kölün menüpontokon keresztül érhetőek el:

Másik fontos megkülönböztetés, ami az új jelentések szempontjából fontos, hogy a tartozás létrejötte pénzmozgással keletkezett-e. Két példával hadd szemléltessük:

  • Ha kölcsönt kaptunk, akkor ez követelés (nekünk tartoznak) és volt pénzmozgás.

  • Ha nem fizettünk ki az év végéig egy számlát, akkor még nem volt még pénzmozgás és kötelezettségünk van (mi tartozunk).

A többi adat magától értetődik:

VII.2.3. Befektetés, értékpapír könyvelés

A befektetéseknek és értékpapíroknak egy egyszerüsített értékben történő könyvelését nyújtja a program a bankszámlakivonatokat felhasználva.

A mérleg miatt vagy egyéb okból elkülönítetten nyilvántartandó befektetési és értékpapír típusoknak létre kell hozni egy-egy bankszámlát. A beállítás részleteit a Értékpapír, befektetések fejezetben találja.

A könyvelés menete hasonló normál bankszámla kivonat könyveléséhez:

Ha változás történik a befeketetés vagy értékpapír állományban

fel kell venni egy új „bankszámlakivonatot"

a Bank és számlaszám mezőbe a megfelelő „bankszámlaszámot” kell beválasztani:

A tranzakció részleteit a bizonylat tételeiben kell rögzíteni:

vásárlás esetén

az értékpapír/befektetés számlára jóváírás/bevételként

lejárat, eladás esetén

az értékpapír/befektetés számlára terhelés/kiadásként kell könyvelni

a megfelelő összeget.

VII.2.4. Mérleg és eredménylevezetés kiegészítés

Lehetőség van a Mérleg és eredménylevezetés jelentésekbe közvetlenül beleírni. Akkor lehet ez szükséges, ha valamilyen adathoz nem vagy nem teljes körűen vezettük a megfelő nyilvántartást.

Figyelem

A korrekcióként megadott számot a program hozzáadja ahhoz, amit a háttér nyilvántartásból kiszámolt.

A mérleg és az eredménylevezetés korrekciója külön menüpontokon érthető el:

Az adatokat évente és a jelentés soraiként, forintban (tehát nem ezerre kerekítve) kell megadni:

A megjegyzés mezőbe magyarázatot is el lehet helyezni.

VII.2.5. Mérleg és eredménylevezetés nyitó

A mérleg és eredménylevezetés jelentéseknek része az előző évre vonatkozó adatok. A második és további évek után ezt a program automatikusan kiszámítja. Az első évben, amikor a jelentéseket készítjük ezt csak részben (ha volt korábbi könyvelésünk) vagy egyáltalán nem (ha könyvelést is az adott évben kezdtük) tudja kiszámítani.

Az első év előző év oszlopának hiányzó adatait a Mérleg és eredménylevezetés kiegészítés fejezetben leírt módon közvetlenül felvehetjük.

VII.3. Jelentések

A két új jelentés a Mérleg és az Eredménylevezetés. Ezek számviteli jelentésére és jelentőségére itt nem térünk ki, csak a minél könnyebb és tartalmilag lehető leghelyesebb előállításukhoz szükséges programkezelési tudnivalókat vesszük sorra.

VII.3.1. Előfeltételek

A jelentések helyes elkészítésének a következők az előfeltételei:

Végezzük el az eddigi gyakorlat szerint a könyvelést

Ezt minden évben eddig is megcsináltuk, ugyanúgy kell ezután is. A könyvelési munka nagyját ez jelenti.

Ha szükséges állítsuk be a jogcímeket

Ezt csak egyszer kell végrehajtani, jövőre és azután nem kell többet. 2-4 jogcímet érint várhatóan. A beállítás módját a Jogcímek fejezetben találja.

Ha nem állítunk be semmit akkor is kijönnek a jelentések, amelyek a legegyszerűbb esetekben akár még helyesek is lehetnek. A program a jelentés végére figyelmeztetést ír, ha hiányzik valamilyen beállítás.

A leltár azon részét rögzítsük a programba, amelynek számít az értéke

Tehát nem a teljes leltárt kell felvennünk a 200 db ötven éves székekkel együtt, hanem csak azt, aminek az értéke meg kell jelenjen a mérlegben. A feltüntetendő vagyon pontos körének meghatározásához tudomásunk szerint a törvényhez kapcsolódó magyarázatok, tájékoztatók, képzések, egyházmegyei irányelvek, stb. adnak fogódzkodót.

A gyakorlatban ez néhányszor tíz tételt jelent az átlag egyházközségek esetében az első évben. A továbbaikban elég csak karbantartani, ami lényegesen kisebb munka: csak az új beszrzés, értékváltozás vagy selejtezés rögzítését jelenti.

Rögzítsük az év végén még fennálló tartozásokat

akár mi tartozunk valakinek (kölcsön, ki nem fizetett számla, el nem utalt járulék, javadalom), akár nekünk tartoznak (előleg).

Ez sem nagy tételszám, átlagban tíz alatt van.

Vegyük fel az új jelentések nyitó értékekeit

Mindkét jelentés tartalmaz előző év oszlopot. Az itt megjelenő számokat a program automatikusan fogja számolni a második évtől kezdve.

Két lehetőségünk van

  • beállítjuk és lekönyveljük a fentiek szerint a megelőző évet is, vagy

  • kiszámítjuk és közvetlenül beírjuk, mint nyitót.

VII.3.2. Jelentés elkészítése

Ha megvagyunk az előfeltételek fejezetben leírt előkészületekkel, akkor a jelentés előállítása már nagyon könnyű:

  1. Nyissuk meg az Éves jelentések ablakot

    a menüben a Pénzügy - Jelentések - Éves jelentések menüponttal:

  2. Kattintsunk a kívánt évre

    A fenti ábrán 2014-re kattintottunk.

  3. A műveletek menüből válasszuk a Mérleg / eredménylevezetés parancsot

    Tipp

    A Műveletek menü megjeleníthető

    • az ablak gombsorának jobb szélén álló Műveletek () gombbal vagy

    • a táblázaton belül bárhol az egér jobb gombjával történő kattintással.

  4. A jelentés a böngészőben fog megjelenni.

    A böngészőben megjelenő jelentésekről

VII.3.3. Eredménylevezetés

VII.3.4. Mérleg

VIII. fejezet - Könyvelés, pénzügy

VIII.1. Egyházi jelentések

VIII.1.1. Zárószámadás

Az egyházközségi gyakorlatban többféle zárszámadási forma van használatban. Az Ariadne igyekszik az összes változatot biztosítani.

Így lehetőség van negyedévre lekérni és a teljesítést időarányosan nézni, vagy az előző évi maradvány megjelenhet a római számok között és a zárszámadás végén is. További fontos változat, hogy a vagyont nem változtató technikai pénzmozgások (pl. kp. felvétel) látszódjanak-e vagy ne a zárszámadás bevételi és kiadási oldalán. Le lehet kérni a zárszámadásnak csak egy részét (pl. bérkek vagy pályázati jogcímek) az évközi ellenőrzésekhez.

A továbbiakban is ki szeretnénk elégíteni a gyakorlatban előforduló igényeket. Kérjük ezért, hogy jelezze, ha az Önök egyházközsége más formátumú vagy tartalmú zárszámadást szeretne használni.

Év végi zárszámadás

Az év végi zárszámadást néhány kattintással el lehet készíteni. Az egész évi könyvelés alapján az összes „hivatalos” jogcímre készül, az „Átmenő tételek” nem kerülnek bele.

Előkészületek

A zárszámadás elkészítése előtt a néhány dolgot le kell ellenőrizni, és ha nincs helyesn beállítva, akkor meg kell tennünk.

Böngésző beállítás

A zárszámadás elkészítéséhez és nyomtatásához a Firefox böngészőt használja az Ariadne. Ennek beállítása a korábbi frissítések során megtörtént. Ha mégsem, akkor itt találja leírva a teendőket.

A művelet indítása

a menüből Pénzügy - Jelentések - Éves jelentések menüpontot válassza ki.

Az év végi zárszámadás tartalmazza a

Évközi és „munka” zárószámadás nyomtatása

A művelet indítása

a menüből a Pénzügy - Jelentések - Költségvetés-zárószámadás menüpontot válassza ki

válassza ki az ablak bal oldalán a kívánt év alatti Költségvetési jogcímek nevű jogcímet, ahogy az alábbi ábra mutatja 2013 esetében.

Kattintson a gombsorban található piros Z betűs gombra vagy az egér jobb oldali gombjával kattintva felugró művelet listából válassza ki a Zárószámadás nyomtatás (hivatalos) parancsot az alábbi ábra szerint:

Zárószámadás exportálása

A zárószámadást ki lehet másolni (exportálni) külső fájlba, olyan formátumba (csv), amelyet az irodai programcsomagok táblázatkezelője közvetlenül fel tud dolgozni.

Figyelem

Az exportálás mindig az aktuális adattartalmat másolja ki. Ezért a művelet megkezdése előtt azt kell megjeleníteni a képernyőn, amit szeretnénk a külső fájlban kapni.

Az exportálás lépései a következők:

  • Jelenítse meg a zárószámadást, amit exportálni szeretne

  • A táblázaton belül kattintson jobb egérrel valahova

  • A megjelenő gyorsmenüből válassza ki az Export parancsot

  • Ezután megjelenik a létrehozandó fájl nevét és helyét meghatározó ablak. Itt válassza ki hogy hová kerüljön a fájl és adjon meg egy informatív nevet, majd kattintson a Mentés gombra.

    Tipp

    Célszerű a dokumentumok közé menteni a fájlt, mert ott könnyen meg tudja találni a későbbiekben.

  • A mentett fájlt megnyithatja az Ariadnétól függetlenül a gépére telepített táblázatkezelő programmal, ha megkeresi a windows fájl böngészőjében és kettőt kattint rá.

VIII.2. Pénzforgalom könyvelése

VIII.2.1. Bankszámla kivonatok könyvelése

VIII.3. Beállítások

VIII.3.1. Könyvelési év

A program több év könyvelését tudja egyszerre kezelni. A különböző évekhez tartozó adatok elkülönítéséhez használja a könyvelési éveket. A könyvelési évekkel kapcsolatos műveletek:

új év nyitása

a program létrehozza az új könyvelési évet és minden egyéb, a könyveléshez szükséges alapadatot (naplófőkönyvi oszlopok, jogcímek, stb...)

könyvelési időszak beállítása

a programban be kell állítani, hogy melyik évben folyik a könyvelés és be lehet állítani, hogy az adott év meddig van már kész

A könyvelési évek kezelésének indítása a Pénzügy - Beállítások - Évek menüponttal történik. Az alábbihoz hasonló ablak fog megnyílni:

Új év nyitása

Mielőtt egy új év könyvelését elkezdjük létre kell hozni a programban a könyveléshez szükséges alapadatokat, az évet magát, jogcímeket, oszlopokat.

A művelet indítása

a menüből a Pénzügy - Beállítások - Évek menüpontot válassza ki

A művelet végrehajtása

kattintson a Műveletek gombra () és válassza ki az Új év nyitása menüpontot:

A megerősítő kérdés ablakban kattintson az Ok gombra. Az Elvet (Cancel) gombra kattintva megszakítja a műveletet.

A művelet lefolyását információs ablak mutatja:

  • létrejön a következő év

  • az utolsó évhez tartozó könyvelési alapadatok lemásolódnak az új évhez:

    • főkönyvi számlaszámok, amennyiben a főkönyvi könyvelés is használatban van

    • könyvelési jogcímek

    Ezeknek az adatoknak minden tulajdonsága (pl.: megnevezés, kódszám stb.) azonos lesz a kiinduló év azonos adatával, csak a könyvelési év mezőbe kerül az újonnan létrehozott év.

Könyvelési időszak beállítása

A programban több év adatait is lehet kezelni, azonban mindig csak egy év van nyitva az adatbevitel számára. Azaz bármelyik időszakra végezhetünk lekérdezéseket vagy készíthetünk jelentéseket, de csak egy, a nyitott évben keltezett adatokat lehet módosítani, illetve csak erre az évre lehet új bizonylatokat rögzíteni.

Ha egy másik évre szeretne könyvelni, mint amelyik éppen nyitva van, akkor a kívánt évet meg kell nyitni. Ez magával vonja a korábban nyitott év lezárását is.

Az éppen nyitott évet a felhasználó maga állíthatja be, a következő módon:

A művelet indítása

a menüből a Pénzügy - Beállítások - Évek menüpontot válassza ki

A művelet végrehajtása

válassza ki azt az évet, amelyikre könyvelni szeretne, az év sorába kattintással

majd kattintson az Év megnyitása könyvelésre () gombra

az Év státusza oszlopban a nyitott érték a kiválasztott évre kerül át

VIII.3.2. Jogcímrend

A program a telepítés után tartalmaz egy alap jogcímrendet, amellyel a könyvelés azonnal elkezdhető. A jogcímrend szükség esetén szabadon módosítható. Át lehet nevezni meglévő jogcímeket, újakat lehet létrehozni, vagy törölhetők a fölöslegesek.

A jogcímek hierarchiába vannak rendezve a zárószámadásban történő összegzés szerint, amint az ábra mutatja.

Minden évnek saját jogcímrendje van, amelyik az év nyitás során jön létre az utolsó évi másolataként.

A jogcím hiararchia első szintje az évet jelöli. A második szinten ketté válik:

Átmenő tételek

A technikai pénzmozgások könyvelésére használható jogcímek. Ezek a pénzmozgások nem „igazi” bevételek vagy kiadások és nem változtatják meg a gazdálkodás eredményét. Ilyen pl. a készpénz befizetés a bankba, amely során nem változik az egyházközség vagyona, csak átkerült az egyik zsebből a másikba. Az átmenő tételek, nem részei a hivatalos zárszámadásnak.

Költségvetési jogcímek

A „hivatalos” jogcímek, amelyek a zárszámadásban szerepelnek.

Könyvelhetőség és alábonthatóság beállítása

A jogcím szerepét, azaz, hogy könyvelni lehet rá, vagy összesítő jogcímként al- vagy részjogcímeket tartalmaz, be lehet állítani a jogcím létrehozásakor, ahogy az Új részjogcím létrehozása fejezetben leírtuk.

Ha később szeretnénk megváltoztatni, ezt bizonyos feltételek teljesülése esetén megteheti:

  • Ha egy könyvelésre használható jogcímre még nem könyvelt, akkor átállíthatja, hogy alá lehessen bontani.

  • Ha egy összesítő szerepű jogcím még nincs alábontva (nincsenek részjogcímei) akkor beállíthatja, hogy könyvelni lehessen rá.

A művelet indítása

a menüből a Pénzügy - Beállítások - Könyvelési jogcímek menüpontot válassza ki

A művelet végrehajtása

Válassza ki azt a jogcímet, amelyik alá szeretné az új jogcímet létrehozni

A Műveletek menüből válassza ki a a Nem lehet rá könyvelni parancsot, illetve a Lehet rá könyvelni parancsot, ha könyvelni szeretne a jogcímre (és nincs még alábontva).

Tipp

A Műveletek menü megjeleníthető

  • az ablak gombsorának jobb szélén álló Műveletek () gombbal vagy

  • a táblázaton belül bárhol az egér jobb gombjával történő kattintással.

Új részjogcím létrehozása

A jogcímrendbe bármikor fel lehet venni új jogcímeket. Ennek legegyszerűbb módja, ha abból a jogcímből indulunk ki, amely alá szeretnénk tenni a jogcímhierarchiában.

A művelet indítása

a menüből a Pénzügy - Beállítások - Könyvelési jogcímek menüpontot válassza ki

A művelet végrehajtása

Válassza ki azt a jogcímet, amelyik alá szeretné az új jogcímet létrehozni

Tipp

A jogcím hierarchia alsóbb szintjeit, a jogcím előtti négyzetben található + jelre kattintva nyithatja ki:

A ??? fejezetben találhat részleteket.

majd kattintson a jobb egér gombbal a jogcímre, és válassza ki a felbukkanó gyorsmenüből az Új részjogcím parancsot:

Megjelenik az alábbi adatbeviteli ablak, amelyben majdnem minden mező ki van már töltve a kiinduló jogcímből vett adatokkal:

Töltse ki a szükséges mezőket:

  • Adat neve: írja be az új jogcím nevét. Itt a kiinduló jogcím neve szerepel először. Ezt kiegészítheti (pl.: Xy bevételek) vagy teljesen átírhatja

  • Könyvelni lehet rá: állítsa igen értékre, ha erre az új jogcímre könyvelni szeretne és nem kívánja tovább alábontani. Ha nem érték van itt, akkor a jogcímnek lehetnek al-jogcímei, viszont nem lehet rá közvetlenül könyvelni.

    Figyelem

    Ezt a mezőt utólag külön művelettel lehet csak módosítani

  • Megjegyzés: itt elhelyezhet olyan információt, ami segít a könyvelés során eldönteni, hogy ez a jogcím mikor használható. Ez az információ tetszőleges hosszú lehet és a a könyvelés során, a jogcím kiválasztásakor megtekinthető. Opcionális.

Az adatbevitelt a felső gombsor Ok () gombjára kattintva lehet az adatok rögzítésével befejezni.

VIII.3.3. Házipénztár és bank beállítások

A program tetszőleges számú bankszámla és házipénztár könyvelésére alkalmas. Telepítés után egy bankszámla és egy házipénztár van. Ezekkel a program azonnal használható.

Néhány beállításra lehet csak szükségünk:

  • mindkét esetben könnyen azonosítható nevet adhatunk neki,

  • bank esetében meg lehet adni a számlaszámot, számlavezető bankot, illetve

  • létrehozhatunk további pénztárakat és bankszámlaszámokat.

    Tipp

    A folyó- és lekötött számlát a programban célszerű külön bankszámlaként felvenni, még akkor is ha a bank egyben kezeli.

    A műveletek egyszerű adat módosítással hajthatóak végre a Pénzügy - Beállítások - Bank és házipénztár - Bankszámlaszámok illetve - Házipénztárak menüpont alatt megjelenő ablakokban.

    (Az adat módosításról részleteket az általános kezelési kézikönyvben találhat.)

    A bankszámlaszám adatai

    Adat neve

    A bankszámlaszám megjelenő neve. A többi adatból a program állítja össze. A Megnevezéssel kezdi, majd a Számlaszám és a Bank következik. Nem lehet közvetlenül írni.

    Megnevezés

    A bankszámla általunk választott neve. Célszerű informatív nevet adni ami megkönnyíti az adatbevitel során és a jelentésekben a bankszámla azonosítását. Ez esetben nem kell a sokjegyű bankszámlaszámra hagyatkoznunk, amit könnyebb összekeverni.

    Tipp

    Gyorsítja a gépeléses adatbevitelt a bankszámlakivonatok könyvelésénél, ha a Megnevezés első néhány betűje különbözik. Pl.: Folyószámla és Lekötött betét

    Bankszámlaszám

    A bankszámla számlaszáma. Nem kötelező kitölteni. Az adatbevitel során a program ellenőrzi, hogy megfelel-e a magyar előírásoknak. Hiba esetén figyelmeztet, de engedi rögzíteni az adatot.

    Számlavezető bank

    Az a bank amelyiknél bankszámlánkat vezetjük számlaszáma. Nem kötelező kitölteni. Az adatbevitel során a program ellenőrzi, hogy megfelel-e a magyar előírásoknak. Hiba esetén figyelmeztet.

    A házipénztár adatai

    Adat neve

    A pénztár megjelenő neve. Célszerű informatív nevet adni ami megkönnyíti az adatbevitel során és a jelentésekben a pénztár azonosítását, amennyiben több pénztárunk van, persze.

    Pénztáros

    A Pénztáros mezőben lehet megadni, hogy az adott pénztárat melyik kezelő kezeli. Csak akkor van jelentősége, ha több önállóan dolgozó pénztáros használja a programot a pénztárbizonylat kiállítására.

    Bizonylat kód

    A programmal a könyvelés mellett ki lehet állítani a pénztárbizonylatot. Ez esetben a bizonylat számot az itt megadott betűvel kezdi a program. Több pénztár működtetése esetén van jelentősége.

VIII.3.4.

VIII.4. Főkönyvi könyvelés

VIII.4.1. Beállítások

A beállításhoz tartozó funkciók a Pénzügy – Kettős könyvelés – Beállítások vagy a Pénzügy – Beállítások menüpont alatt érhetők el.

Számlatükör

A számlatükörrel kapcsolatos műveleteket a Pénzügy - Kettős könyvelés - Beállítások - kettős könyvelés menüpont alatti ablakban lehet elérni.

A számlatükör a program használata közben folyamatosan bővíthető. Természetesen a számlaszámnak a könyveléskor léteznie kell.

Az ablak felépítése a következő ábrán látható:

Minden évnek saját számlatükre van. A főkönyvi számlaszámok az összesítés szerinti hierarchiában vannak rendezve.

A felső sorokban a műveletek indító gombjai találhatók, a bal oldalon a számlatükör hierarchikus formába rendezve míg a jobb oldalon a kiválasztott számla adatai jelennek meg.

Az ablakban végezhető műveletek:

Művelet Indítása

Új főkönyvi számlaszám felvétele

Ctrl+Insert billentyű kombinációval vagy az Új adat () gombra kattintva. Részletek: Főkönyvi számlaszám felvétele és módosítása
Számlaszámok áttekintése A kívánt számlára kattintva A számla előtti szürke + jelre kattintva megjelennek az alárendelt számlák. A jelre kattintva pedig becsukódnak.
Főkönyvi számlaszám módosítása Alt+Enter billentyű kombinációval vagy a Módosítás () gombra kattintva. Részletek: Főkönyvi számlaszám felvétele és módosítása
Könyvelhetőség állítása A kívánt számlára kattintva jobb egérrel, a megjelenő gyorsmenüből kiválasztani. Részletek: Könyvelhetőség állítása
Részszámla felvétele A kívánt számlára kattintva jobb egérrel, a megjelenő gyorsmenüből kiválasztani.
Számlatükör másolása Az előző év fő számlájára kattintva jobb egérrel, a megjelenő gyorsmenüből kiválasztani.

Főkönyvi számlaszám felvétele és módosítása

Új számlaszám felvétele a Ctrl+Insert billentyű kombinációval vagy az Új adat () gombra kattintva indítható.

Már létező számla módosításához ki kell választani a számlát majd az Alt+Enter billentyű kombinációval vagy a Módosítás () gombra kattintva lehet megjeleníteni a módosító ablakot:

A kitöltendő adatok:

Mező Magyarázat
Könyvelési év a számlára csak az itt megadott költségvetési évben kelt bizonylatokat lehet könyvelni. Kötelező kitölteni.
Összesítő számla az a főkönyvi számla, amely alá tartozik a hierarchiában az aktuális számla. Mindig csak azonos költségvetési évből lehet választani.
Számlaszám a főkönyvi számla teljes száma. Kötelező kitölteni
Megnevezés a számla neve
Főkönyvi számlaszám funkciója itt lehet az automatikus kontírozás számára megjelölni bizonyos számlákat. A lehetséges értékek: - szállító számla, vevő számla- tárgyévi előzetesen felszámított ÁFA, tárgyévi fizetendő ÁFA- tisztázatlan pénzmozgás. A megfelelő számlaszámoknál, értelemszerűen kell beválasztani. Minden érték csak egy számlához lehet megadni egy éven belül.
Könyvelni lehet rá igen: a számlára lehet könyvelni és nem lehet alábontva alszámlákra nem: nem lehet a számlára könyvelni, alá lehet bontva Új adat felvételekor be lehet állítani. A későbbiekben csak külön művelettel változtatható meg. Lásd: Könyvelhetőség állítása
könyvelési jogcím A számlához rendelt könyvelési jogcím. Itt nem módosítható. A jogcím - számlaszám összerendelés leírása a xxx fejezetben található.
Megjegyzés a megjegyzésbe a számla használatával kapcsolatos utasítást, emlékeztetőt vagy tetszőleges egyéb információt lehet beírni.

Az adatbevitelt be lehet fejezni:

  • adat mentéssel a Ctrl+S billentyű kombinációval vagy az Ok () gombra kattintva illetve

  • a változtatások elvetésével az Esc billentyűvel vagy az Elvet () gombra kattintva

Az adatbevitel végén a program ellenőrzi, hogy:

  • az összesítő számla beválasztása után nem változtatták meg a költségvetési évet. A számlának és az összesítő számlájának azonos költségvetési évhez kell tartozniuk.

  • nincs ilyen számlaszám még az adott évben

Ha valamelyik szabálynak nem felel meg a rögzítendő adat, akkor figyelmeztetést küld és visszatér az adatbeviteli ablakhoz.

Könyvelhetőség állítása

Egy főkönyvi számlaszám felvétele után a könyvelhetőség nem változtatható a fentiekben leírtak szerint. Erre külön művelet szolgál.

A művelet végrehajtásához válassza ki a módosítandó számlaszámot, rákattintással. Ezután a gombsorból a műveletek () gombot megnyomva, a megjelenő listából választhatja a következők valamelyikét:

  • abban az esetben, ha nem lehet a számlára könyvelni és még nincs al-számlája a Lehet rá könyvelni műveletet. Ha már van al-számlája, akkor a könyvelhetőséget nem lehet megváltoztatni.

  • ha lehet rá könyvelni és nem történt még rá könyvelés, akkor a Nem lehet rá könyvelni műveletet. Ha már könyveltek a számlára, akkor a könyvelhetőséget nem lehet megváltoztatni.

Számlatükör másolása

Új év kezdetén létre kell hozni az adott év számlatükrét. Ezt megtehetjük úgy is, hogy egyesével vesszük fel a számlaszámokat, azonban ez sokáig tartana. Ha nagyjából megfelel az előző év már létező számlatükre, akkor azt lemásolhatjuk. A másolatban ha a szükséges, akkor a módosításokat egyesével elvégezhetjük. A számlatükör másolás lépései:

  1. A Pénzügy – Kettős könyvelés – Beállítások – Számlatükör karbantartás menüpont alatt megnyíló ablakban válasszuk ki az előző év számlatükrének legfelső számláját.

  2. A gombsorból a műveletek () gombot megnyomva, a megjelenő listából válassza ki a Számlatükör másolása új költségvetési évhez parancsot.

  3. A megjelenő ablakban válasszuk ki az új évet. Ha még nem létezik, akkor azt itt fel is vehetjük a szokásos módon (lásd értékkészlet bővítés futtában)

  4. Az Ok gomb megnyomása után a program létrehozza az új számlatükröt, amelyet az ablak frissítésével ( gomb) tudunk megjeleníteni.

Házipénztár és bank beállítások

A pénzmozgások automatikus kettős könyveléséhez be kell állítani minden házipénztárra és bankszámlaszámra, hogy az ott történt pénzmozgások pénzeszközök lába melyik számlaszám legyen (pl.: 3811).

A beállítás elvégezhető a Pénzügy – Beállítások – Bank és házipénztár menüpont alatt, a Bankszámlaszámok és a Házipénztárak ablakban.

Ki kell választani a megfelelő bankszámlaszámot vagy házipénztárt és a Műveletek () gombra kattintva a Szerkesztés paranccsal megjelenő ablakban ki kell tölteni a Főkönyvi számlaszámot és a Főkönyvi naplót.

Tipp

több év esetén a korábbi évek megfelelő számlaszámai is itt találhatók. Ezeket, ha már nem akarunk az adott évre könyvelni, törölni is lehet.

Egyházi jogcímek és számlatükör összerendelése

A beállításhoz tartozó funkciók a Pénzügy – Beállítások - Egyházi költségvetési jogcímek menüpont alatt érhetők el.

Számla könyvelés beállítások

Az automatikus számla könyveléshez be kell állítana a számlatükörben a vevő, szállító és áfák könyvelésére használt főkönyvi számlaszámokat.

VIII.4.2. Könyvelés

Pénzügyi bizonylatok könyvelése

Számla könyvelés

VIII.4.3. Átállás főkönyvi könyvelésre

Az átálláshoz kérje segítségünket!

Az átállás lépései:

  1. Készítsünk mentést az aktuális állapotról

  2. Frissítsük a programot a legfrisebb verzióra

  3. Előkészítés

    Ebben a fázisban nem lehet még könyvelni, de be lehet már állítani a számlatükröt

    1. Átállási üzemmódra frissítés

      A frissítő fájlt innen tudja letölteni (majd)

    2. Számlatükör létrehozás

    3. Egyházi jogcímekhez főkönyvi számlaszámok hozzárendelése

  4. Átállás

    1. Adatbázis mentés

    2. Főkönyvi könyvelésre üzemmódra frissítés

      A frissítő fájlt innen tudja letölteni (majd)

    3. Év nyitás

      Itt talál részleteket az évnyitársól.

    4. Főkönyvi számálák hozzárendelése bankszámlákhoz és házipénztárakhoz

  5. Indító mentés készítés

  6. Mehet!

IX. fejezet - Partner nyilvántartás

Általános címtár

A partnerek a program terminológiájában a névvel bíró természetes vagy jogi személyeket, illetve tetszőleges csoportokat jelentik.

Partnerekre legfontosabb példa a hívek, de partnernek tekinti a program a más plébániákat, magát a programot használó plébániát, annak filiáit, a gázműveket, a bankot, ahol a számlát vezetjük, a képviselő-testületet, vagy a rózsafüzér kört.

Hamarosan folytatjuk!

X. fejezet - Számlázás

X.1. Kimenő számla példányszámának beállítása

A kimenő számlákat 2 példányban nyomtatja a program, ez az alapbeállítás. Ha ettől eltérő példányszámot szeretne nyomtatni, akkor ezt kétféleképpen lehet csinálni.

  1. Ha csak az adott számla példányszámát szeretné módosítani, akkor a kimenő számla nyomtatásakor a nyomtatási kép bal felső sarkában levő számot lehet átírni.

  2. Ha azt szeretné, hogy a számlák állandóan más példányszámban, (pl. 3, 4, stb.) nyomtatódjanak, akkor ezt a következőképpen teheti:

    • nyissa meg a Rendszer - Nyomtatási paraméterek menüjét

    • kattintson a jobb egér gombbal a "kimenő számla paraméterei" sorban valamelyik mezőre

    • válassza ki a felugró gyorsmenüből a Szerkesztés parancsot

    • írja át a példányszámot az Önnek megfelelő számra

    • zöld pipa gombbal véglegesítheti a szerkesztést

    A program ezután az itt beállított példányszámú kimenő számlát fogja nyomtatni.

XI. fejezet - Üzemeltetés

XI.1. Program frissítés

A verzió frissítés némi előkészületből, a frissítés végrehajtásából és egy kis utómunkából áll.

Tipp

Ha bárhol elakadna, vagy egyszerűen csak nincs kedve ilyen kompúteres dolgokkal bíbelődni, bátran hívjon, és segítünk vagy akár megcsináljuk Ön helyett a teljes frissítést. Tel.: +36 30 4175486 (egyházi flottás)

XI.1.1. Frissítési előkészületek

A teendői a következők:

  1. Biztonsági mentés

    A frissítés menetét sokszor teszteltük és maga a frissítés is végez biztonsági mentést. Azért, hogy teljesen nyugodt legyen mindenki, javasoljuk, hogy az egész folyamatot kezdje egy gyors adatmentéssel.

    Csak emlékeztetőül, röviden: indítsa el az Ariadnét, és a Rendszer menüpont alatti Adatbázis mentés parancsot válassza ki.

    Ezután lépjen ki a programból.

    Figyelem

    Ha több egyházközséget is adminisztrál, akkor mindegyikben végre kell ezt hajtani!

  2. A frissítő program letöltése

    A frissítést egy külön program fogja végezni. Ezt ide kattitnva tudja letölteni az internetről.

    A frissítő program neve a AriadneUpgradeInstall_ref20140929_... karakterekkel kezdődik. (A folytatás nem fontos, az időről időre változhat.)

    Ha az Ariadne nem azon a gépen fut, ahol az internetet eléri, akkor a fájlt mentse pen drive-ra vagy cd-re, amellyel át tudja vinni az ariadnés gépre. A letöltés után, még a következő lépés előtt ezt tegye is meg.

    Az internetböngészőktől és azok beállításaitól függően több lehetősége is lehet:

    • ha a böngésző megkérdezi, hogy hova mentse a fájlt, akkor - ha nincs a gépen más rend kialakítva - célszerű könnyen elérhető helyre, a számítógép asztalára, vagy a dokumentumok közé menteni a programot.

    • ha a böngésző felajánlja a futtatást (az Internet Explorer hajlamos erre) és az Ariadne is azon a gépen van, ahol az internetet eléri, akkor választhatja ezt az opciót

    • ha nem találja a letöltött programot, akkor segíthet az internet böngészőben a ctrl+j billentyűkombináció, amelyik megmutatja a letöltött fájlok listáját. Megnyithatja azt a mappát, ahová a program letöltődött, ha a jobb egér gombbal rákattintva a frissítő program nevére.

      Az alábbi ábra mutatja a letöltött Ariadne frissítő programot a Mozilla Firefox böngésző letöltési listájában:

XI.1.2. A frissítés

A frissítő program birtokában végre kell hajtani a frissítést:

  1. Lépjen ki az Ariadne programból illetve minden egyéb programból, ami nélkülözhető. A frissítés folyamata alatt, ha egy mód van rá ne dolgozzon (játékról nem is beszélve) a gépen.

  2. Indítsa el a frissítő programot. A frissítő program neve a AriadneUpgradeInstall_ref20140929_... karakterekkel kezdődik.

    • keresse meg a letöltés helyét a Windows saját gép ablakában és kettőt kattintson a fájl nevére

    • ha nem találja a letöltött programot, akkor segíthet az internet böngészőben a ctrl+j billentyűkombináció, amelyik megmutatja a letöltött fájlok listáját. Kettőt kattintva a fájl nevére, elindul a telepítés

    • ha nem az internetes gépen fut az Ariadne, akkor azon az adathordozón keresse, amelyiken áthozta (pen drive, cd)

    A program az induláskor megerősítést kér, erre válaszoljon igennel.

  3. Egy kis csomagolás után, a következő ablak jelenik meg, és a program elkezdi keresni a gépre telepített programokat:

    Ha eddig nem tette volna, akkor lépjen ki az Ariadnéból, és kattintson az OK gombra.

  4. A program elkezdi keresni a telepített Ariadne programokat. A keresés eredménye valami hasonló lesz:

    Kattintson a felső táblázat sorára, az ábra szerint, és kattintson a bal alul található Kiválasztott frissítés végrehajtása gombra.

    Ennek hatására a program elindítja az Ariadnét, menti a kiinduló állapotot és elkezdi darálni a frissítő állományokat.

    Figyelem

    A frissítés folyamata alatt, ha egy mód van rá, ne dolgozzon a gépen.

  5. A frissítés végét két dolog jelzi:

    • a frissítő állományok mappájából majdnem minden eltűnik, ahogy az ábrán látszik:

      Ezt az ablakot bezárhatja.

    • megjelenik a frissítés kész üzenet:

      Kattintson az OK gombra

  6. Ha a 4. lépés az üzenetében szerepelt, hogy ellenőrizze újra, akkor ezután kattintson ismét a Verzió ellenőrzés újra gombra, amivel újraindul a folyamat. A következő ábrán láthatja, hol keresse az említett információkat:

  7. A 4-6. lépést lehet, hogy többször is meg kell ismételni, attól függően, hogy milyen programverzióról kezdte meg a frissítést. A legfrissebb verzió elérését jelzi, ha a Ez a legfrissebb verzió ... kezdetű üzenet jelenik meg az újraellenőrzés után.

  8. Ezután kiléphet a verzió ellenőrző programból és használhatja az Ariadnét.

XI.1.3. Utómunka

Az Ariadne legújabb változatában olyan új jelentések vannak, amelyeket internetes böngésző segítségével jelenít meg a program.

Megjegyzés

Ezekhez a funkciókhoz nem szükséges internet kapcsolat, illetve az Ariadne program semmilyen módon nem kapcsolódik az internethez, nem kér le és nem küld adatokat.

Többféle internet böngésző létezik, amelyek működésében árnyalatnyi különbségek vannak. Az ariadne jelentések a Mozilla Firefox-ra lettek optimalizálva. Célszerű ezért ezt a böngészőt telepíteni a gépére, ha korábban ez még nem történt meg.

Szólni kell ezután az Ariadnénak, hogy hol találja a Firefoxot és a jelentések papírra nyomtatásához a böngészőt be kell állítani, hogy a "szolgálati" közleményei ne jelenjenek meg.

  1. A Mozilla Firefox böngésző telepítése

    Ha még nincs a gépén a Mozilla Firefox, akkor keressen rá az interneten a "mozilla firefox letöltés" kifejezésre, és a találatok elején lesz a hivatalos firefox letöltő oldal. Egy cím, ahol most éppen ez elérhető: http://www.mozilla-europe.org/hu/firefox/

  2. Az Ariadne beállítása

    Be kell állítani az Ariadnéban a böngészőt. Ez a számítógép egyéb beállításait nem érinti, csak az Ariadnénak mondja meg, hogy milyen eszközt használjon.

    A beállítást az Ariadne Rendszer - Program beállítások menüpont alatt megjelenő ablakában történik. A Böngésző mezőben válassza ki a jobb oldali gomb segítségével a Firefox-ot. Valami hasonlót fog kapni:

  3. Firefox szolgálati közlemények eltüntetése

    • Indítsa el a Mozilla Firefox programot és a File - Oldalbeállítás menüpontot válassza ki

    • a megnyíló ablakban állítsa be a következőket:

    Formátum és beállítások fülön

    Tájolás:

    álló

    Méret:

    100%

    Margó, élőfej és élőláb fülön

    Margók, mind a négy:

    12,7

    Élőfej és élőláb:

    minden legyen üres

XII. fejezet - Program leltár

Az Ariadne program célja szerint felöleli a teljes egyházközségi adminisztrációt. Az egyszerű névjegyzéktől kezdve a könyvelésen át egészen a temető nyilvántartásig.

Számos funkcióját többféleképpen is megvalósítottuk az évek során, igazodva az eltérő felhasználói szokásokhoz.

Csak egy példa: ahol még kézzel írják a bevételi pénztárbizonylatot ott csak rögzíteni kell a papíron található adatokat a könyvelés részére. Ha azonban a hivatali időben megfelelő körülmények (működő számítógép és értő felhasználó) állnak rendelkezésre, akkor a számítógéppel is el lehet készíteni és nyomtatni. Egyúttal a bizonylat könyvelése is megtörténik.

A program szolgáltatás listája (még nem számoltuk össze pontosan) több százra tehető, ezért megpróbáltuk csoportosítani. Fő szempont a funkciók használati gyakorisága, fontossága és összetettsége. A gyakoribb, fontosabb és egyszerűbb funkciókat vagy funkció változatokat az Alap funkciók fejezetbe tettük.

Tartalom

XII.1. Alap funkciók
XII.1.1. Egyháztag alapnyilvántartás
XII.1.2. Alap könyvelés
XII.1.3. Egyszerű választójegyzék
XII.1.4. Üzemeltetés
XII.1.5. Általános alap kezelési technikák
XII.2. Program változatok
XII.2.1. Egyházközségi egyszeres könyveléssel
XII.2.2. Egyházközségi kettős könyveléssel
XII.2.3. Társegyházközségi
XII.2.4. Egyházmegyei program
XII.2.5. Intézményi program
XII.2.6. Alapítványi program
XII.3. Egyháztag nyilvántartás
XII.3.1. Egyháztagok alap adatainak nyilvántartása
XII.3.2. Egyháztag adatainak nyilvántartása
XII.3.3.
XII.3.4. Fénykép csatolás egyháztaghoz
XII.3.5. Egyháztag adatbeviteli mód meghatározása
XII.3.6. Egyháztagok megjelenítése
XII.3.7. Egyháztag keresése
XII.3.8. Egyháztag nyomtatások, listák
XII.3.9. Többszörösen rögzített egyháztagok összevonása
XII.3.10. E-mail küldés egyháztagnak
XII.3.11. Választójegyzék generálás
XII.3.12. Halálozás rögzítése
XII.3.13. Adatátadás már programok felé
XII.3.14. Közvetlen adatbevitel egyháztaghoz
XII.4. Könyvelés
XII.4.1. Egyszerűsített egyházközségi könyvelés
XII.4.2. Egyszeres könyvelés
XII.4.3. Pénztárbizonylatok kiállítása
XII.4.4. Pénzügyi jelentések
XII.4.5. Költségvetés készítés
XII.4.6. Számlázás
XII.4.7. Kettős könyvelés
XII.4.8. Könyvelési beállítások
XII.5. Iktatókönyv
XII.5.1. Alap iktatókönyvi funkciók
XII.5.2. Iktatókönyvi adatok
XII.5.3. Elektronikus dokumentum (fájl) kezelés
XII.5.4. Irat generálás
XII.5.5. E-mail küldés érintetteknek
XII.5.6. Feladat kiadás irathoz
XII.5.7. Keresés az iktatókönyvben
XII.5.8. Adatok exportálása táblázatkezelő programba
XII.6. Társegyházközségek
XII.6.1. Táregyházközségek adatainak felvétele
XII.6.2. Egyháztag besorolás
XII.6.3. Könyvelés megosztása társegyházközségenként
XII.6.4. Költségvetés és zárszámadás társegyházközségenként
XII.6.5. Leltár társegyházközségenként
XII.7. Anyakönyvek, gyülekezeti alkalmak
XII.7.1. Keresztelések
XII.7.2. Esküvők
XII.7.3. Konfirmáció
XII.7.4. Temetés
XII.7.5. Látogatás
XII.7.6. Istentisztelet
XII.7.7. Egyéb gyülekezeti alkalmak
XII.8. Határidő napló
XII.9. Leltár
XII.9.1. Kölcsönzés
XII.10. Általános névjegyzék és partner kezelés
XII.10.1. Egyházközségi csoportok
XII.10.2. Hittancsoportok
XII.10.3. Egyházközségek
XII.10.4. Lelkipásztorok
XII.10.5. Bankok
XII.10.6. Cégek
XII.11. Választójegyzék
XII.11.1. Választójegyzék összeállítása
XII.11.2. Választójegyzék módosítás
XII.11.3. Választójegyzék nyomtatás
XII.12. Útnyilvántartás
XII.13. Kanonika vizitáció, Adattári jelentés
XII.14. Temető adminisztráció
XII.14.1. Sírhelyek
XII.14.2. Elhunytak
XII.14.3. Sírhely megváltások
XII.14.4. Digitális térkép kezelés
XII.14.5. Temető nyomtatványok
XII.14.6. Temető beállítások
XII.15. Általános funkciók
XII.15.1. Infrastruktúra
XII.15.2. Adat biztonság
XII.15.3. Adat hordozás
XII.15.4. Program frissítés
XII.15.5. Program áttelepítés
XII.16. Folyamatban lévő fejlesztések
XII.16.1. Telefon flotta
XII.16.2. Presbiteri gyűlések jegyzőkönyvei, határozatai
XII.16.3. Hirdetési könyv
XII.16.4. WEB portál
XII.16.5. Bérszámfejtés

XII.1. Alap funkciók

XII.1.1. Egyháztag alapnyilvántartás

Egyháztagok alap adatainak nyilvántartása

Név

Cím

Telefonszám

Státusz

Családtagok

Levelezési lista

E-mail cím

Új egyháztag felvétele

Egyháztag adatainak módosítása

Egyháztag törlése

Egyháztagok keresése az alap adatok szerint

Név szerint

Születési dátum szerint

Státusz szerint

Egyháztag nyomtatások

Kis boríték címzés

Adatlap nyomtatás

XII.1.2. Alap könyvelés

Egyszerűsített (táblázatos) könyvelés

Bank és házipénztár könyvelése egyszerű táblázatos formában közvetlenül a pénztárkönyvbe.

Alap bizonylat könyvelés

Papír pénztárbizonylat könyvelés

Bank könyvelés

Pénztárkönyv nyomtatás

Zárszámadás nyomtatás

XII.1.3. Egyszerű választójegyzék

Választójegyzék automatikus összeállítás

Választójegyzék nyomtatás

XII.1.4. Üzemeltetés

Adatmentés

Program frissítés

XII.1.5. Általános alap kezelési technikák

Adat export táblázatkezelő felé

Szűrés tetszőleges adat szerint

Nyomtatási listák tetszőleges szűrés szerint

Bármely modul bármely listája tetszőleges szűréssel előállítható. Az adatbevitel során megadott bármely adatra és értékre lehet feltételt definiálni.

Tetszőleges időszakra lekérhető listák

XII.2. Program változatok

Itt felsoroljuk az egyházközségi program lényegi változatait és az egyéb - egyházi vagy közeli - szervezetek számára készített változatokat.

XII.2.1. Egyházközségi egyszeres könyveléssel

XII.2.2. Egyházközségi kettős könyveléssel

XII.2.3. Társegyházközségi

XII.2.4. Egyházmegyei program

Névjegyzék

Iktatás

Leltár

Egyházmegyei könyvelés

Egyházközségi jelentések kezelése

Jelentések iktatása

Jelentések összesítése

XII.2.5. Intézményi program

Alapvetően pénzügyi és általános kettős könyvelő program, kiegészítve az intézmény szaktevékenységét kiszolgáló funkciókkal.

XII.2.6. Alapítványi program

XII.3. Egyháztag nyilvántartás

Különlegességek az Ariadne programban az egyháztagokkal kapcsolatban:

  • boríték címzés

  • családi kapcsolatok kezelése

  • évfordulóra keresés

  • teljes körű adatlap, karton, amely minden vonatkozásban megmutatja, amit az egyháztagról tudni lehet

    családtag, személyes adatok, befizetések, események

  • tetszőleges csoportokba sorolhatók. Egy valaki több csoportnak is lehet tagja.

XII.3.1. Egyháztagok alap adatainak nyilvántartása

Név

Cím

Telefonszám

Státusz

Családtagok

Levelezési lista

E-mail cím

XII.3.2. Egyháztag adatainak nyilvántartása

Az alap adatok mellett:

Alap adatok

Az alap funkciókban felsoroltak

Név

Cím

Telefonszám

Státusz

Családtagok

Levelezési lista

E-mail cím

Név alkatrészei

Titulus

dr, ifj, özv, stb.

Keresztnév

Középső név

Névtől eltérő megszólítás a borítékon

Névhez illesztett utótag a borítékon

Második és további címek

cím típus

Második és további telefonszámok

telefonszám típus

Családi kapcsolatok

Házastárs

Szülő

Boríték címzésben feltüntetendő további személyek

Családi állapot

Születési adatok

Születési dátum

Születési hely

Születési (leánykori) név

Anyja neve

Egyházi adatok

Egyházközségben betöltött szerep (státusz)

presbiter, választó, gondnok

Keresztelés

Konfirmálás

Lelkipásztori látogatások

Gyülekezeti közösségi tagság

presbitérium, hittancsoport

Egyházfenntartói járulék gyűjtő

Egyházfenntartó járulék kategória

aktív, tanuló, nyugdíja, munkanélküli

Saját kategóriák is létrehozhatók.

Patrónus

Vallás

Egyéb adatok

Iskolai végzettség

Foglalkozás

Beosztás

Adóazonosító szám

Adóazonosító jel

Bankszámlaszám

Halálozási adatok

Halálozási dátum

Sírhely

Halál oka

Egyháztagok csoportosítása

Levelezési listák

Státusz

presbiter, gondnok, választó, elhunyt, elköltözött,

Egyházközségi csoportok

Járulék kategóriák

Foglalkozás

Saját kategóriák létrehozása

Tetszőleges levelezési listák, státuszok

Minden saját kategória szerint lehet keresni.

Lazán kapcsolódó személyek nyilvántartása

nem református családtagok, gyerekek, máshová költözöttek, stb.

XII.3.3.

XII.3.4. Fénykép csatolás egyháztaghoz

XII.3.5. Egyháztag adatbeviteli mód meghatározása

egyszerűsített vagy minden adatot tartalmazó ablak

adatbeviteli mezők beállítása

eltüntetés - megjelenítés

sorrend

XII.3.6. Egyháztagok megjelenítése

megjelenítés képernyőn

Egyháztagok táblázat

Egyháztagok sorba rendezése

bármelyik adatuk szerint

Név

Cím

Születési dátum

Oszlopok elrejtése, felfedése

Oszlopsorrend beállítása

Egyháztag adatlap

megjelenítés képernyőn

Személyes adatok

Családi kapcsolatok

Események, anyakönyvi adatok

Befizetések

XII.3.7. Egyháztag keresése

Az egyháztag minden adata szerint lehet keresni. Ebben a fejezetben a leggyakrabban használt lehetőségeket soroljuk fel.

Név és része szerint

keresztnév, tetszőleges szövegrészlet szerint, pl. "Zoltán" szerepel a névben

Születési dátum hónapja szerint

pl. márciusban születettek

Születési dátum tól-ig

pl. konfirmáció előkészítőre hívandók

Évfordulóra keresés

születés, halálozás, házasság, konfirmálás

Státusz szerint

Csoport tagság szerint

Befizetés szerint

Befizetés jogcíme, összege és dátuma szerint. Pl.: akik tavaly fizettek egyházfenntartói járulékot.

XII.3.8. Egyháztag nyomtatások, listák

Adatlap nyomtatás

Cím és telefonszám lista

Család lista

Családi befizetési lista

Részletes egyháztag lista

Boríték nyomtatás

Kis boríték

A5 boríték

A4 boríték

Adományos boríték

Bal oldalon szöveg jelenik meg, amely szerkeszthető

Családi boríték

Boríték margó állítás

Ajánlott levél feladóvevény nyomtatás

Listák nyomtatása tetszőleges csoportnak

XII.3.9. Többszörösen rögzített egyháztagok összevonása

XII.3.10. E-mail küldés egyháztagnak

XII.3.11. Választójegyzék generálás

Tetszőleges, összetett feltétel szerint kiválasztott egyháztagok bemásolása a választójegyzékbe.

XII.3.12. Halálozás rögzítése

  • halálozási dátum

  • kikerül az egyháztag az aktív egyháztagok közül és a levelezési listákból

  • temetői modul esetén megadható a sírhelye

XII.3.13. Adatátadás már programok felé

Név és cím másolása vágólapra

Egyháztag adatok exportálása táblázatkezelő programba

XII.3.14. Közvetlen adatbevitel egyháztaghoz

Befizetés rögzítés

Feladat felvétele

Irat iktatás

Esemény rögzítés

Kimenő számla készítés

XII.4. Könyvelés

Az egyházközségi könyvelés fő jellemzője a szigorú számviteli szabályoknak való megfelelés mellett a nagyfokú rugalmasság, amelynek köszönhetően az egyházközségek az egyedi körülményeik szerint tudják a programot kihasználni.

A programot lehet használni "csak" könyvelésre de a pénztárbizonylatokat is ki lehet állítani vele.

A hagyományos egyszeres könyvelésen kívül kettős könyvelést is el lehet végezni. Ráadásul, továbbra is az egyházi jogcímrendet kell használni, és a pénzmozgások a főkönyvbe automatikusan bekerülnek.

A könyvelés zárt. A felhasználó maga szabhatja meg milyen időszakonként végez ellenőrzést és zárást. Az ellenőrzést sokoldalú jelentés készítő rendszer is támogatja.

A táblázatkezelőhöz szokott felhasználók átállását könnyíti meg az Egyszerűsített könyvelés, amely a táblázatkezelőhöz hasonló egyszerű kezelhetőség mellett nyújtja a zárt könyvelés, az egyháztag szintű befizetés nyilvántartást és a gombnyomásra történő választójegyzék generálást.

XII.4.1. Egyszerűsített egyházközségi könyvelés

Pénztár és bank közvetlen könyvelése pénztárkönyvbe

Pénztárkönyv nyomtatás

Egyszerűsített zárószámadás nyomtatás

XII.4.2. Egyszeres könyvelés

Pénztár könyvelés

Több pénztár kezelése

Járulék beszedőkkel elszámolás

Egy bevételi pénztárbizonylaton lehet a nyugta ellenében átvett egyházfenntartói járulékokat, az egyháztagokra könyvelni.

Papíron kiállított bizonylat könyvelése

Pénztárbizonylat adatai
Bizonylat kelte

Házipénztár

Befizető / felvevő

Bizonylat tételei

Összeg

Jogcím

Befizető / felvevő

amennyiben eltér a bizonylat fejében megadottól

Megjegyzés

Könyvelési megjegyzés

az adatbevitel lezárta után is módosítható

Kapcsolódó ügy

Kapcsolódó esemény

Bizonylat rögzítés

Könyvelés módosítás

Könyvelés lezárás

Könyvelés bizonylat kiállítással együtt

Bankszámla kivonat könyvelése

Bizonylat rögzítés

Bankszámlakivonat ellenőrzése

Könyvelés módosítás

Könyvelés lezárás

Belső pénzmozgások könyvelése

Lekötések és feloldások könyvelése

Készpénz felvétel és befizetés könyvelése

XII.4.3. Pénztárbizonylatok kiállítása

Bevételi pénztárbizonylat

Kiadási pénztárbizonylat

Pénztárbizonylat módosítása nyomtatás előtt

Pénztárbizonylat nyomtatás

Pénztárbizonylat próba nyomtatás

Pénztárbizonylat másolat nyomtatás

XII.4.4. Pénzügyi jelentések

Pénztárkönyv

Költségvetés

Zárószámadás

Egyszerűsített zárószámadás

Időszaki zárószámadás

Rész zárószámadás

Társegyházközségi zárószámadás

Pénzkészlet jelentés

Időszaki pénztárjelentés

XII.4.5. Költségvetés készítés

XII.4.6. Számlázás

XII.4.7. Kettős könyvelés

XII.4.8. Könyvelési beállítások

Könyvelési év

Könyvelési jogcímek

Jogcím átnevezése

Jogcím alábontása

Könyvelhetőség változtatása

Házipénztárak

Bankszámlaszámok

XII.5. Iktatókönyv

Különleges funkciók:

  • Fájl csatolási lehetőség és fájl kezelés

  • Iktatószám generálás többféle módon, alszámos iktatás

  • Válasz iktatás generálás

  • E-mail küldés az érintetteknek

  • Tetszőleges iktatási adat szerinti keresés

XII.5.1. Alap iktatókönyvi funkciók

Iktatókönyvi alapadatok

Irat tárgya

Kelt

Irat iránya

Címzett

Feladó

Iktatószám

A program automatikusan generálja

Iktatás

Boríték nyomtatás címzettnek

Keresés az iktatókönyvben

Iktatókönyv nyomtatás

XII.5.2. Iktatókönyvi adatok

Küldő iktatószáma

Bejövő irat esetén

Irat tartalma

Prioritás

Iktatás kelte

Irat készítője

Előzmény irat

Irat tárolási helye

Feladatok

Ügyintéző

Adatott rögzítő felhasználó

Iktatószám automatikus generálás

Alszámos iktatás

Iktatókönyv szerinti iktatószám

Kapcsolódó ügy szerinti iktatószám

Iratok csoportosítása

Iktatókönyv

Irány

Prioritás

Irat állapota

Irány

bejövő, kimenő, belső

Ügyek

Események

XII.5.3. Elektronikus dokumentum (fájl) kezelés

Fájl csatolás

Fájl gyors nézet

Fájl küldése e-mailben a címzettnek

Fájl megnyitása szerkesztésre

Fájlt tartalmazó mappa megnyitása

Fájl csatolás megszüntetése

XII.5.4. Irat generálás

Válasz irat iktatás generálás

Következmény irat generálás

XII.5.5. E-mail küldés érintetteknek

E-mail küldés feladónak

E-mail küldés címzettnek

XII.5.6. Feladat kiadás irathoz

XII.5.7. Keresés az iktatókönyvben

Bármely iktatókönyvi adat szerint lehet keresni.

Időszak szerint

Csoportosító adatok szerint

Feladó, címzett, ügyintéző szerint

Irat állapota, sürgősség szerint

Egyéb adatok szerint

XII.5.8. Adatok exportálása táblázatkezelő programba

XII.6. Társegyházközségek

XII.6.1. Táregyházközségek adatainak felvétele

XII.6.2. Egyháztag besorolás

XII.6.3. Könyvelés megosztása társegyházközségenként

XII.6.4. Költségvetés és zárszámadás társegyházközségenként

XII.6.5. Leltár társegyházközségenként

XII.7. Anyakönyvek, gyülekezeti alkalmak

XII.7.1. Keresztelések

Keresztelések adatai

Keresztelt

Keresztszülők

A keresztelő Istentisztelete

Esemény státusz

Keresztelő helye

Lelkipásztor

Ige

XII.7.2. Esküvők

XII.7.3. Konfirmáció

XII.7.4. Temetés

XII.7.5. Látogatás

XII.7.6. Istentisztelet

Istentiszteleti alkalmak alap adatai

Időpontja

Helye

Lelkipásztor

Létszám

Istentiszteletek egyéb adatai

Prédikáció

Énekek

Lectio

Textus

Hirdetés

Egyéb szolgálat

úrvacsora, kórus

Úrvacsorázók száma

Imádkozó

Lectio olvasó

XII.7.7. Egyéb gyülekezeti alkalmak

Szabadon definiálható esemény típus

tábor

XII.8. Határidő napló

XII.9. Leltár

XII.9.1. Kölcsönzés

XII.10. Általános névjegyzék és partner kezelés

XII.10.1. Egyházközségi csoportok

XII.10.2. Hittancsoportok

XII.10.3. Egyházközségek

XII.10.4. Lelkipásztorok

XII.10.5. Bankok

XII.10.6. Cégek

XII.11. Választójegyzék

XII.11.1. Választójegyzék összeállítása

Választójegyzék egyszerű összeállítása

Választójegyzék összeállítás egyedi szabály szerint

XII.11.2. Választójegyzék módosítás

XII.11.3. Választójegyzék nyomtatás

Választójegyzék nyomtatási forma beállítása

XII.12. Útnyilvántartás

XII.13. Kanonika vizitáció, Adattári jelentés

XII.14. Temető adminisztráció

XII.14.1. Sírhelyek

Sírhelyek adatai

XII.14.2. Elhunytak

XII.14.3. Sírhely megváltások

XII.14.4. Digitális térkép kezelés

Térkép és sírhely adatbázis együttműködése

Térkép elem hozzárendelése sírhely adathoz

Sírhely adat kiválasztása térkép alapján

Sírhely megmutatása a térképen

Sírhely színezése megváltottság szerint

Térkép megjelenítés

Nagyítás, kicsinyítés

Mozgás

Többszörös kijelölés

Megjelenítési állapot mentése

Középpont és nagyítás

Térkép nézet beállítása mentett állapotra

Rétegek megjelenítése-elrejtése

XII.14.5. Temető nyomtatványok

XII.14.6. Temető beállítások

Temetők

Parcellák

Megváltási díjak

Parcellánként, sírhely méretenként

Sírhely színek

XII.15. Általános funkciók

XII.15.1. Infrastruktúra

Egy gépes működés

Több gépes kapcsolat nélküli működés

Váltott adatbevitellel, lekérdezés mindenhol

Hálózatos működés

Internetes felület

XII.15.2. Adat biztonság

Adat mentés

Adat visszaállítás

XII.15.3. Adat hordozás

XII.15.4. Program frissítés

Program verzió frissítés

Ad-hoc frissítés

XII.15.5. Program áttelepítés

XII.16. Folyamatban lévő fejlesztések

XII.16.1. Telefon flotta

XII.16.2. Presbiteri gyűlések jegyzőkönyvei, határozatai

XII.16.3. Hirdetési könyv

XII.16.4. WEB portál

XII.16.5. Bérszámfejtés