4.2. Alapbizonylatok könyvelése

4.2.1. Papír pénztárbizonylat könyvelése

A papíron készített pénztárbizonylatot a következő lépésekkel tudjuk a programba rögzíteni, és más dolgunk nem is lesz, a jelentések maguktól előállnak.

  • Nyissuk meg a Pénzügy - Bizonylatok és könyvelésük - Papír pénztárbizonylatok könyvelése menüponttal a papír pénztárbizonylatokat tartalmazó ablakot. Minden további műveletet innen fogunk indítani.

    Az ablak a már rögzített bizonylatokat mutatja. Természetesen először üres lesz.

    A fenti ábrán a pénztári nyitó összeg bizonylata látható. Erről később még szót ejtünk. Nézzük most, hogy lehet egy bizonylatot rögzíteni.

  • Új bizonylat rögzítése

    Ahogy az Ariadnéban szokásos, itt is az Új adat gombbal (a gombsorban a zöld kereszt) kell indítani az adatbevitelt. Az adatbevitel külön ablakban fog történni, ugyancsak összhangban az általános kezelési móddal.

    Az adatbeviteli ablak felső részében az ún. bizonylat fej adatait kell megadni. Az alsó részben a bizonylat tételeit. ( Egy bizonylatnak több tétele lehet.)

    Nézzük sorban a mezőket:

    • Bizonylatszám: bizonylat száma, amit a nyomda nyomtatott rá. A piros szín jelzi, hogy kötelező kitölteni.

    • Forgalom típusa: ez a mező mondja meg, hogy bevétel vagy kiadás történt. A jobb oldalán található gombra kattintva megjelennek a lehetséges értékek.

      A listából válassza ki a megfelelőt és kattintson az alsó Ok gombra. Az alábbi ábrán a bevételt választjuk:

      Fontos: ha kitöltöttük a Forgalom típusa mezőt, akkor azt nem lehet megváltoztatni!

    • Kelt: a bizonylat keltét kell itt megadni. A program az aktuális dátummal kitölti (jutalom a naprakész könyvelést vezetőknek), de át lehet írni. A dátum formátuma fontos, a minta szerint kell pontot tenni a hónap két oldalára.

    • Befizette/felvette: befizetés esetén a befizető, kifizetés esetén a pénzt felvevő egyháztag vagy más partner.

      Tipp

      A pénzügyi részben nem csak az egyháztagok jelennek meg, hanem minden partner. Partner mindenki akinek neve és címe lehet. Ide tartoznak a cégek, más egyházközségek vagy az egyházmegye.

      Itt is hasonlóan kell eljárni, mint a Forgalom típusa mezőnél: a mező jobb oldalán található gombra kattintva megjelennek a partnerek. A könnyebb azonosítás céljából a név mellett a születési dátum és a cím is megjelenik.

      Kezdetben ez a lista meglehetősen kevés adatot fog tartalmazni. Ahogy halad az egyháztagok adatainak felvétele úgy fog bővülni.

      Lehetőség van a listát itt is bővíteni anélkül, hogy a bizonylat rögzítését megszakítanánk. Ha tehát nem találjuk a pénztárbizonylaton szereplő partnert, akkor a lista tetején található Új adat gombra kattintsunk (ahogy más esetekben, itt is a zöld kereszt az ikonja):

      A megjelenő ablakban értelemszerűen ki kell választani, hogy a partnerek milyen részcsoportjába tartozik aki/ami a bizonylaton szerepel. A választás és az Ok gomb megnyomása után az adott fajta adatbeviteli ablak jelenik meg.

      Itt töltse ki a szükséges adatokat és az adatbevitel végén fogadja el az Ok (zöld pipa) gombbal. Az újonnan felvett partner megjelenik a listában.

      Ezután kiválasztva a partnert a listából az alsó Ok gombot kell megnyomni. Az ábrán Gipsz Jakabot választottuk ki:

      Nézzük meg, hogy is állunk ezután:

      A bizonylat fej készen van, jön(nek) a tétel(ek). Ehhez kattintson az alsó táblázat Bizonylati összeg mezőjére (jelenleg még üres), ahogy a fenti ábra mutatja. Az egyes mezők:

    • Bizonylati összeg: a be- vagy kifizetett összeg. Mindkét esetben pozitív számot kell beírni. Csak számokat tartalmazhat mindenféle díszítés nélkül. A végén nyomja meg az Enter billentyűt.

      Figyelje meg, hogy a tétel Bizonylati összegének kitöltése után a bizonylat fejben is megjelenik a tételek összege.

    • Egyházi költségvetés jogcím: ez a könyvelési kódot jelenti. Az értéket listából kell kiválasztani. Az értékkészlet listát többféleképpen lehet megjeleníteni.

      Kattintson kettőt a jogcím mezőbe az egérrel vagy nyomja le az Enter billentyűt. Ennek hatására megjelenik a mező jobb oldalán az értékkészlet gomb:

      Rákattintva feljön a könyvelési kódok listája. Figyelje meg, hogy csak a fejben megadott forgalom típusnak megfelelők jelennek meg.

      Kiválasztva a megfelelő jogcímet, az alsó Ok gombra kell kattintani. Ennek hatására bekerül a kiválasztott könyvelési kód a bizonylat tételbe, az ábra szerint:

    Ezzel gyakorlatilag kész is vagyunk. Lehetne még cifrázni egy-két dolgot, de elsőre elég lesz ennyi. Kattintsunk az ábra szerint a bal felső sarokban található Ok gombra (amit zöld pipa ikon jelez, csakúgy mint minden ariadnés adatbeviteli ablakban).

  • Az elkészült bizonylat bekerül a bizonylatok listájába, ahonnan az adatbevitelt indítottuk:

A fentieket kell még néhányszor végrehajtani, és készen is vagyunk a pénztárral. Ha a bankszámlakivonatokat is rögzítettük (ami nagyon hasonló a fentiekhez) nem lesz más dolgunk mint a jelentések megtekintése és nyomtatása.

4.2.2. Bankszámlakivonat könyvelése

A bankszámlakivonatok könyvelése is a bizonylat adatainak rögzítéséből és a könyvelési kódok megadásából áll. Nagyon hasonlít a papír pénztárbizonylatnál megismert metódusra. Itt csak a különbségeket fogjuk részletesen tárgyalni.

A bankszámlakivonatok kezelését a Pénzügy - Bizonylatok és könyvelésük - Bankszámlakivonatok menüponttal megnyíló ablakkal lehet végezni. Itt is láthatók az aktuális évre már rögzített bizonylatok.

Új bizonylat rögzítését a szokásos Új adat () gombra kattintva indíthatja. A következőhöz hasonló ablak fog megjelenni:

4.2.2.1. A bankszámlakivonat adatai
A bizonylat fej
Kelt

a bizonylat kiállításának kelte. A tételeknél ettől eltérő dátum is szerepelhet ha több nap mozgásait tartalmazza.

Bizonylatszám

a bankszámlakivonat száma. A program az adatbevitel végén ellenőrzi, hogy szerepel-e már ilyen számú bizonylat, és nem engedi kétszer azonos számmal rögzíteni.

Számlaszám és bank

A program tetszőleges számú bankszámlát tud kezelni. Ebben a mezőben kell megadni, hogy melyik bankszámlaszám bizonylatáról van szó. A bankszámlák közül a jobb oldali gombra kattintva lehet választani. Ebből a listából el lehet indítani új bankszámlaszám felvételét is amikor az első bizonylatát rögzítjük.

Tipp

A bankszámlaszámoknak meg lehet adni nevet is, ami könnyebben azonosíthatóvá teszi őket, szemben a 16 vagy 24 jegyű számokkal. Pl. folyószámla vagy lekötött számla. Ez esetben az adatbevitelnél a gombra kattintás helyett el lehet kezdeni a név elejének gépelését, és a program ki fogja választani a megfelelőt.

Előző bankkivonat

nem kötelező kitölteni. Segéd információ, amelyik segít megállapítani, hogy nem maradt-e ki bankszámlakivonat. Ha kiválasztja az előző kivonatot, akkor annak záró egyenlegével kitölti az éppen felvétel alatt lévő bizonylat nyitó összegét.

Ellenőrző adatok

a következő adatokat ki tudná számítani a program az előző kivonat és a tételek alapján. A bizonylat ellenőrzése céljából azonban ezeket is meg kell adni.

Tételszám

itt kell megadni, hogy hány tétel szerepel a bankszámlakivonaton

Nyitó egyenleg

az adott bankszámlakivonat nyitó egyenlege

Befizetés/jóváírás összesen

a bankszámla kivonaton szereplő összes jóváírás

Kifizetés/terhelés összesen

a bankszámla kivonaton szereplő összes terhelés

Figyelem

Ezt az összeget negatív előjellel kell megadni. Tehát, ha a terhelési tételek összege mindösszesen 500,-, akkor -500 -at kell begépelni.

A tételeknél már pozitív számként kell a terhelések összegét is megadni.

Záró egyenleg

az adott bankszámlakivonat záró egyenlege

A bizonylat tételei

A bankszámla kivonat tétele hasonló a pénztárbizonylatok tételeihez. Két további mezőt kell megadni: a tétel keltét és a forgalom típusát (terhelés vagy kifizetés) mivel ezek tételről tételre eltérőek lehetnek:

Tipp

A bankszámlakivonatok általában több tételesek. Ha új sort szeretne nyitni, akkor a rubrika kitöltése után nyomja meg az Enter billentyűt, hogy a teljes rubrika legyen kijelölve.

Ezután a billentyűzeten a kurzort lefelé mozgató nyíl gombot megnyomva új sort kezd a program. Az alábbi ábra mutatja, hogy a billentyűzeten hol találja:

Az eredmény a következő lesz:

A Kelt mezőt automatikusan ki is tölti a program a bizonylat fej szerinti értékre.

4.2.2.2. Az adatbevitel befejezése

Ha helyesek az adatok, akkor az adatbevitelt a szokásos Ok (zöld pipa) gombbal lehet befejezni:

A már rögzített bankszámlakivonatot ellenőrizni lehet: a bizonylat fejében megadott értékeket összehasonlítja a tételekből kiszámítható értékekkel. Az eredményt a státusz oszlopban jeleníti meg.

Az ellenőrzést a Bankszámlakivonat ellenőrzés gombra kattintva végezheti el:

Az ellenőrzött összefüggések:

  • a fejben megadott tételszám = a tételek számával

  • a fej záró összege = a fej nyitó összege + összes jóváírás + összes terhelés (amely negatív számként van megadva)

  • a tételek jóváírásainak összege = a fejben megadott összes jóváírással

  • a tételek terheléseinek összege = a fejben megadott összes terhelés mínusz egyszeresével