4.1. Beállítások

A beállításhoz tartozó funkciók a Pénzügy – Kettős könyvelés – Beállítások vagy a Pénzügy – Beállítások menüpont alatt érhetők el.

4.1.1. Számlatükör

A számlatükörrel kapcsolatos műveleteket a Pénzügy - Kettős könyvelés - Beállítások - kettős könyvelés menüpont alatti ablakban lehet elérni.

A számlatükör a program használata közben folyamatosan bővíthető. Természetesen a számlaszámnak a könyveléskor léteznie kell.

Az ablak felépítése a következő ábrán látható:

Minden évnek saját számlatükre van. A főkönyvi számlaszámok az összesítés szerinti hierarchiában vannak rendezve.

A felső sorokban a műveletek indító gombjai találhatók, a bal oldalon a számlatükör hierarchikus formába rendezve míg a jobb oldalon a kiválasztott számla adatai jelennek meg.

Az ablakban végezhető műveletek:

Művelet Indítása

Új főkönyvi számlaszám felvétele

Ctrl+Insert billentyű kombinációval vagy az Új adat () gombra kattintva. Részletek: Főkönyvi számlaszám felvétele és módosítása
Számlaszámok áttekintése A kívánt számlára kattintva A számla előtti szürke + jelre kattintva megjelennek az alárendelt számlák. A jelre kattintva pedig becsukódnak.
Főkönyvi számlaszám módosítása Alt+Enter billentyű kombinációval vagy a Módosítás () gombra kattintva. Részletek: Főkönyvi számlaszám felvétele és módosítása
Könyvelhetőség állítása A kívánt számlára kattintva jobb egérrel, a megjelenő gyorsmenüből kiválasztani. Részletek: Könyvelhetőség állítása
Részszámla felvétele A kívánt számlára kattintva jobb egérrel, a megjelenő gyorsmenüből kiválasztani.
Számlatükör másolása Az előző év fő számlájára kattintva jobb egérrel, a megjelenő gyorsmenüből kiválasztani.

4.1.1.1. Főkönyvi számlaszám felvétele és módosítása

Új számlaszám felvétele a Ctrl+Insert billentyű kombinációval vagy az Új adat () gombra kattintva indítható.

Már létező számla módosításához ki kell választani a számlát majd az Alt+Enter billentyű kombinációval vagy a Módosítás () gombra kattintva lehet megjeleníteni a módosító ablakot:

A kitöltendő adatok:

Mező Magyarázat
Könyvelési év a számlára csak az itt megadott költségvetési évben kelt bizonylatokat lehet könyvelni. Kötelező kitölteni.
Összesítő számla az a főkönyvi számla, amely alá tartozik a hierarchiában az aktuális számla. Mindig csak azonos költségvetési évből lehet választani.
Számlaszám a főkönyvi számla teljes száma. Kötelező kitölteni
Megnevezés a számla neve
Főkönyvi számlaszám funkciója itt lehet az automatikus kontírozás számára megjelölni bizonyos számlákat. A lehetséges értékek: - szállító számla, vevő számla- tárgyévi előzetesen felszámított ÁFA, tárgyévi fizetendő ÁFA- tisztázatlan pénzmozgás. A megfelelő számlaszámoknál, értelemszerűen kell beválasztani. Minden érték csak egy számlához lehet megadni egy éven belül.
Könyvelni lehet rá igen: a számlára lehet könyvelni és nem lehet alábontva alszámlákra nem: nem lehet a számlára könyvelni, alá lehet bontva Új adat felvételekor be lehet állítani. A későbbiekben csak külön művelettel változtatható meg. Lásd: Könyvelhetőség állítása
könyvelési jogcím A számlához rendelt könyvelési jogcím. Itt nem módosítható. A jogcím - számlaszám összerendelés leírása a xxx fejezetben található.
Megjegyzés a megjegyzésbe a számla használatával kapcsolatos utasítást, emlékeztetőt vagy tetszőleges egyéb információt lehet beírni.

Az adatbevitelt be lehet fejezni:

  • adat mentéssel a Ctrl+S billentyű kombinációval vagy az Ok () gombra kattintva illetve

  • a változtatások elvetésével az Esc billentyűvel vagy az Elvet () gombra kattintva

Az adatbevitel végén a program ellenőrzi, hogy:

  • az összesítő számla beválasztása után nem változtatták meg a költségvetési évet. A számlának és az összesítő számlájának azonos költségvetési évhez kell tartozniuk.

  • nincs ilyen számlaszám még az adott évben

Ha valamelyik szabálynak nem felel meg a rögzítendő adat, akkor figyelmeztetést küld és visszatér az adatbeviteli ablakhoz.

4.1.1.2. Könyvelhetőség állítása

Egy főkönyvi számlaszám felvétele után a könyvelhetőség nem változtatható a fentiekben leírtak szerint. Erre külön művelet szolgál.

A művelet végrehajtásához válassza ki a módosítandó számlaszámot, rákattintással. Ezután a gombsorból a műveletek () gombot megnyomva, a megjelenő listából választhatja a következők valamelyikét:

  • abban az esetben, ha nem lehet a számlára könyvelni és még nincs al-számlája a Lehet rá könyvelni műveletet. Ha már van al-számlája, akkor a könyvelhetőséget nem lehet megváltoztatni.

  • ha lehet rá könyvelni és nem történt még rá könyvelés, akkor a Nem lehet rá könyvelni műveletet. Ha már könyveltek a számlára, akkor a könyvelhetőséget nem lehet megváltoztatni.

4.1.1.3. Számlatükör másolása

Új év kezdetén létre kell hozni az adott év számlatükrét. Ezt megtehetjük úgy is, hogy egyesével vesszük fel a számlaszámokat, azonban ez sokáig tartana. Ha nagyjából megfelel az előző év már létező számlatükre, akkor azt lemásolhatjuk. A másolatban ha a szükséges, akkor a módosításokat egyesével elvégezhetjük. A számlatükör másolás lépései:

  1. A Pénzügy – Kettős könyvelés – Beállítások – Számlatükör karbantartás menüpont alatt megnyíló ablakban válasszuk ki az előző év számlatükrének legfelső számláját.

  2. A gombsorból a műveletek () gombot megnyomva, a megjelenő listából válassza ki a Számlatükör másolása új költségvetési évhez parancsot.

  3. A megjelenő ablakban válasszuk ki az új évet. Ha még nem létezik, akkor azt itt fel is vehetjük a szokásos módon (lásd értékkészlet bővítés futtában)

  4. Az Ok gomb megnyomása után a program létrehozza az új számlatükröt, amelyet az ablak frissítésével ( gomb) tudunk megjeleníteni.

4.1.2. Házipénztár és bank beállítások

A pénzmozgások automatikus kettős könyveléséhez be kell állítani minden házipénztárra és bankszámlaszámra, hogy az ott történt pénzmozgások pénzeszközök lába melyik számlaszám legyen (pl.: 3811).

A beállítás elvégezhető a Pénzügy – Beállítások – Bank és házipénztár menüpont alatt, a Bankszámlaszámok és a Házipénztárak ablakban.

Ki kell választani a megfelelő bankszámlaszámot vagy házipénztárt és a Műveletek () gombra kattintva a Szerkesztés paranccsal megjelenő ablakban ki kell tölteni a Főkönyvi számlaszámot és a Főkönyvi naplót.

Tipp

több év esetén a korábbi évek megfelelő számlaszámai is itt találhatók. Ezeket, ha már nem akarunk az adott évre könyvelni, törölni is lehet.

4.1.3. Egyházi jogcímek és számlatükör összerendelése

A beállításhoz tartozó funkciók a Pénzügy – Beállítások - Egyházi költségvetési jogcímek menüpont alatt érhetők el.

4.1.4. Számla könyvelés beállítások

Az automatikus számla könyveléshez be kell állítana a számlatükörben a vevő, szállító és áfák könyvelésére használt főkönyvi számlaszámokat.