II.3. Hívek nyilvántartása egyszerűen

A program egyik legfontosabb funkciója a hívek, a programbeli nevén egyházközségi tagok, adatainak nyilvántartása, kezelése.

Az egyházközségi tagok az ún. partnerek speciális alcsoportja. A program szóhasználatával élve mindenki partner, akinek neve van. Általában van címe, telefonszáma is, és lehetnek további adatai, mint pl. honlap, bankszámlaszám, születési dátum, stb.

A partnerek a programban a különböző helyeken bukkannak fel. Fizethetnek be pénzt, lehetnek levél címzettjei, illetve kaphatnak feladatot, rendelkezhetnek sírhely fölött.

Az egyházközségi tagok a partnerek annyira fontos részcsoportja, hogy a program külön ablakot szentel nekik. A partnerekről általában és a további fontos típusairól (munkatársak, plébániák, elhunytak) a Partner nyilvántartás fejezetben szólunk részletesen.

Ebben a fejezetben megismerkedünk

Tipp

Az egyháztagok kezelése során egyúttal meg fogja tanulni a program általános kezelésének alap fogásait. Ezek más modulokban is hasznosak lesznek, mivel az Ariadne egységes kezelői felülettel rendelkezik.

Az egyházközségi tagokkal kapcsolatos műveleteket az Egyháztagok ablakban találja, amelyet a program menüjének Egyházközség tagjai menüpontjával nyithat meg. Az ablak a következő ábrán láthatóhoz hasonló. Az első alkalommal még adatok nélkül, de nem sokára azok is lesznek benne.

II.3.1. Új egyházközségi tag felvétele

Új egyháztag (legalábbis a program számára új) felvételét külön paranccsal kell kezdeményezni. Ezt az ablak gombsorában található Új adat (lásd az ábrán) gombra kattintva tehetjük meg.

Ennek hatására megjelenik az Egyházközségi tagok adatbeviteli ablak (tehát az adatbevitel nem a kiinduló ablakban történik!):

Amint a képen is látható nagyon sok mindent nyilván lehet tartani a hívekről.

Tipp

Elsőre ne akarjunk minden adatot kitölteni, sőt biztos lesz olyan mező, amit soha nem fog használni. Fontos kezelési elve az Ariadnénak, hogy mindenki maga határozhatja meg a kitöltendő adatok körét. Induláskor inkább kevesebb adatot vegyünk fel, minthogy hamar „elunjuk”.

Itt most csak a legfontosabb alapadatokat nézzük át. Részletes leírást megtalálja az Egyházközségi tagok nyilvántartása fejezetben.

Név

A legfontosabb adat, kötelező is kitölteni. A teljes nevet beírhatjuk a Név-adatbevitelre mezőbe vagy szétdarabolhatjuk a Középső név és Kereszt név mezőbe, ahogy a következő ábrák mutatják.

A két változat között árnyalatnyi különbség van csak. Ha valaha szeretné a névsort táblázatkezelő program számára kiexportálni, akkor a második esetben a keresztnevek külön oszlopban fognak megjelenni. Ez is csak akkor lehet fontos, ha pl. Kedves Jenő! jellegű megszólítással szeretne körlevelet készíteni.

A titulust (dr., ifj., stb.) külön mezőbe kell felvenni. Ez megkönnyíti a névsorba állítást a titulustól függetlenül, illetve több titulust is meg lehet adni.

A mező jobb oldalán található nyomógombra (az egér nyíl mutatja az ábrán) kattintva megjelenik a lehetséges értékek listája. Itt kiválasztva a kívánt értéket és alul az OK gombra kattintva, az bekerül a mezőbe.

A titulus értékeit, egy érték kiválasztását és az Ok gombra készített kurzor nyilat mutatja a következő ábra:

Tipp

A listából történő értékválasztás egyrészt gyorsítja az adatbevitelt: nem kell begépelni egy hosszú értéket. (az ifj., és a dr. nem a legjobb példa erre, de még sok helyen fog találkozni ezzel az adatbeviteli móddal, ahol jól jön majd).

Másrészt, nem fogja alkalomról alkalomra másként írni az adatot, pl. egyszer ifj máskor Ifj., ami a tapasztalatok szerint a szabad szöveges kitöltés esetén óhatatlanul előfordul.

Felmerülhet a kérdés, hogy mit kell tenni, ha nem találjuk a kívánt értéket a listában. Erre az Általános kezelői kézikönyv Listás értékkészletű mezők kezelése fejezetében térünk ki.

Külön tárgyaljuk azt az esetet is, ha valakinek több titulusa is van, pl.: özv. dr. Gipsz Jakab

Cím

Következő fontos adat a cím. A cím részeit külön mezőkben kell megadni.

Az egyes mezők kitöltése után az Enter billentyűvel lehet továbbmenni.

A település és az utca értékeit a titulushoz hasonlóan kötött értékek közül kell kiválasztani. Itt az ilyen típusú mezők egy másfajta kezelését fogjuk megismerni.

  • Irányítószám: szabadon kitölthető. A már említett Enter billentyű lenyomásával lehet továbblépni a település mezőbe.

    Ha az irányítószámhoz tartozó település már szerepel a települések listájában, akkor azzal kitölti a program a település mezőt.

  • Település: ha az irányítószám alapján nem tudta a program kitölteni a település nevét és elkezdjük gépelni, akkor a második betű után a program megpróbálja megtalálni a települések listájában. Amennyiben sikerült, kiegészíti a begépelt szöveget. Ha eltalálta, akkor az Enter billentyű lenyomásával kell elfogadni és továbblépni az utca mezőre.

    Ha nem a kívánt érték jelenik meg, akkor tovább lehet gépelni a nevet. A program újra próbálkozik:

    Ha most már jó, akkor Enter, egyébként folytassa a gépelést. Ha már nem lehet találatra számítani, akkor pirosra vált a begépelt szöveg. Ilyenkor fejezzük be a település nevét:

    Ezután lenyomva az Enter billentyűt, üzengetni kezd a program, hogy nem találja a begépelt értéket (ezt már észrevettük) és mit tegyen:

    Kattintsunk az Igen gombra (a fenti képen már rákészültünk az egér nyilával), aminek hatására a begépelt településnévvel kitöltve megjelenik a települések adatbeviteli ablaka. Itt módunk van az esetleges helyesírási hibákat kijavítani az Adat neve mezőben és kitölteni az irányítószámot.

    Ezután kattintson az ablak bal felső sarkában található Ok gombra (zöld pipás). Ennek hatására két dolog történik:

    • a települések listájába belekerül az adat, a mi példánkban [Budajenő], illetve

    • most már feketén írva bekerül az adat a címbe

    Ezt hosszabb elolvasni (nem beszélve a leírásáról), mint végigcsinálni. A gyakorlatban az első néhány egyházközségi tag felvétele után kialakul a használt települések listája, ami után az irányítószám vagy a településnév első néhány betűjének leütésével már sokkal gyorsabban halad az adatbevitel.

  • Utca: az utca megadása a településhez hasonlóan történik. Gépeléskor kiderül, hogy létezik-e már. Ha igen, elég az Enter billentyűvel elfogadni és továbblép a házszámra. Ha nem, akkor fel kell venni az utcák listájába a kívánt értéket.

    A közterület típusát, tehát, hogy utca, tér, köz, stb., a név után ki kell írni.

  • Házszám: a cím következő adatai a ház-, lépcsőház-, emelet- és ajtószám. Ezek közül nyilvánvalóan csak azokat töltse ki, amelyik az adott címnél érdemi információt ad. Pl. lakótelepi címeknél fontos lehet a lépcsőház, családi házas környezetben hagyja üresen. Az értékeket sima gépeléssel lehet megadni és csakúgy mint eddig, az Enter billentyűvel lehet továbblépni.

Egyházközségi státusz

A számos kitölthető adat közül jó néhány magától értetődő. Nem nyilvánvaló, ugyanakkor a program működését befolyásoló adat az Egyházközségi státusz. Az adatbevitel kezdetén van értéke: egyházközségi tag.

Ez azt jelenti a program számára, hogy „ez a tag jelenjen meg az Egyháztagok ablakban”. Ha nem találja ezt az értéket, akkor is megmaradnak az egyháztag adatai, azonban kicsit többet kell kattintgatni az elérésükhöz.

Tipp

A legegyszerűbb, ha ezt a mezőt első körben nem változtatja meg.

Ha mégis szeretné, akkor a részletekért nézze meg az Egyházközségi tagok nyilvántartása fejezetet.